hero

Erfolgsgeschichte

Gestern aufwändig, heute automatisiert mit Sage 50 Handwerk mO App und Sage 50.

Handwerk und Digitalisierung sind Begriffe, die selten in einem Atemzug genannt werden. Das Bild des Handwerkers ist oft geprägt von Auftragszetteln, die mit dem sprichwörtlichen Handwerkerbleistift ausgefüllt werden und von lange im Voraus zu planenden persönlichen Terminen zur Bestandsaufnahme. Dieses Bild ins Wanken bringt die Koch Wärmetechnik GmbH aus Karben. Das 1978 gegründete Familienunternehmen mit Kernkompetenz in den Bereichen Heizungsmodernisierung und Badinstallation hat die Digitalisierung vorbildlich gemeistert. Das Ergebnis ist eine vollständige Übersicht über alle Prozesse und eine immense Zeit- und Kostenersparnis in allen Geschäftsbereichen. Papierloses Wirtschaften und vollständig vernetzte Unternehmensbereiche von der Lagerverwaltung bis zum Außendienst sind das Rezept, mit dem die Koch Wärmetechnik GmbH den Anforderungen an ein modernes Unternehmen begegnet und Maßstäbe für die Branche setzt.

Thomas Koch, Geschäftsführer der Koch Wärmetechnik GmbH, hat das Unternehmen 1997 von seinem Vater übernommen. 2012 begann er, die Geschäftsprozesse von Grund auf neu zu gestalten, angefangen von der Ausstattung aller Mitarbeiter mit iPads inklusive Sage 50 Handwerk mO App zur mobilen Auftragsbearbeitung bis hin zum digitalisierten Rechnungswesen mit Sage 50. Das reduziert vor allem den unübersichtlichen und fehleranfälligen Papierberg, der früher unternehmensübergreifend vom Personalwesen bis zur Rechnungsstellung Standard war – und beschleunigt die Prozessabläufe enorm. „Wenn wir früher eine Reklamation bearbeiten mussten, betrug der Aufwand ca. zwei Stunden“, sagt Thomas Koch. „Heute liegen wir bei zwei bis fünf Minuten. Früher habe ich jeden Tag bis zu eine Stunde darauf verwendet, Material zu bestellen, heute bekomme ich davon gar nichts mehr mit, weil unsere Lagerwirtschaft nahezu automatisiert bei unseren Lieferanten nachbestellt, sobald eine bestimmte Lagermenge unterschritten wird. Die Möglichkeit, Zeit einzusparen, ist riesig. Und Zeit ist gerade im Handwerk das höchste Gut.“ Diese gesparte Zeit kommt vor allem den Kunden zugute. Und die sind begeistert von den Strukturen, die bei der Koch Wärmetechnik GmbH vorherrschen, die Auftragslage ist sehr gut. Allerdings sind nicht nur die Kunden begeistert: „Wir haben einen neuen Mitarbeiter im Kundendienst eingestellt, der auf Facebook gesehen hat, wie wir arbeiten. Er hat sich explizit aufgrund dieser Arbeitsweise bei uns beworben“, erläutert Thomas Koch.

Alle Prozesse Hand in Hand

Auch bei der Standardisierung von Unternehmensprozessen sind Sage 50 und Sage 50 Handwerk wichtige Tools. Angebotserstellung, Lagerverwaltung, Rechnungswesen und Buchhaltung greifen perfekt ineinander. Über ein integriertes Dokumentenmanagementsystem sind alle relevanten Daten überall vorhanden – auch auf dem Tablet der Monteure beim Kunden vor Ort. So sind diese in der Lage, alle auftragsbezogenen Informationen wie Fotos, benötigte Ersatzteile oder Auftragsbestätigungen des Kunden von unterwegs in das System einzubringen, ganz ohne Papierkrieg, Verzögerungen oder Übertragungsfehler. „Unsere Mitarbeiter waren anfangs skeptisch, was den Einsatz von Sage 50 Handwerk mO App anging,“ sagt Thomas Koch. „Wir orten unsere Mitarbeiter im Außendienst über das iPad per GPS, um exakte Zeiterfassung für die Rechnungsstellung zu gewährleisten und mit unseren Kunden verbindliche Termine zu vereinbaren. Da fühlte sich zu Beginn der eine oder andere etwas beobachtet. Mittlerweile sind jedoch alle Mitarbeiter der Meinung, dass alles, was vor der Digitalisierung war, schlicht und einfach Mist war. Egal welcher Vorgang, alle haben jederzeit vollen Überblick, das macht einfach Spaß. Es ist ein ganz anderes Arbeiten, eine ganz andere Unternehmenskultur. Oft kommen Mitarbeiter zu mir und regen weitere Prozessoptimierungen an. Und wenn unsere Auszubildenden in der Berufsschule ihren Mitschülern unsere Arbeitsweise erklären, können die es meistens gar nicht glauben.“

Digital in allen Bereichen

Wie vielschichtig und vorteilhaft das Thema Digitalisierung ist, erschließt sich auch, wenn man über die innerbetrieblichen Vorgänge hinausschaut. Thomas Koch nutzt beispielsweise die Unternehmenswebsite, um seinen Kunden die Möglichkeit zu geben, rund um die Uhr verbindlich Termine zu vereinbaren. „Speziell ab 17.00 Uhr, also nach dem klassischen Handwerker-Feierabend, sehen wir hier einen signifikanten Anstieg der Terminvereinbarungen, die übrigens direkt in unsere Terminplanung in Sage 50 Handwerk übertragen werden. Das ist für uns ein ganz klarer Wettbewerbsvorteil. Gleichzeitig können unsere Kunden auf unserer Website automatisiert Angebote zur Badplanung einholen oder ihr eigenes Traumbad konfigurieren. Das sind Faktoren, die uns zusätzlich Zeit verschaffen und uns im Tagesgeschäft entlasten. “Außerdem ist das Unternehmen auch auf Social Media-Kanälen aktiv, nicht zuletzt durch die Mitgliedschaft im bundesweiten Verband „bad & heizung“, und holt die Kunden auf diese Weise dort ab, wo sie zu finden sind – oft online. „In unserem Verband pflegen wir einen regen Austausch. Ich bekomme Anfragen von Unternehmen aus dem gesamten Bundesgebiet, die gerne einmal bei uns schauen möchten, wie das mit dem digitalen Wandel funktioniert,“ beschreibt Thomas Koch den herrschenden Trend in der Branche. Die Koch Wärmetechnik GmbH gilt als Paradebeispiel gelungener Digitalisierung im Handwerk – unter anderem dank Sage 50 Handwerk, der integrierten App Sage 50 Handwerk mO und Sage 50.

Produkt

Sage 50 Handwerk und Sage 50

Kunde

Koch Wärmetechnik GmbH

Standort

Karben (Deutschland)

Branche

Sanitär, Heizung, Klima