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Erfolgsgeschichte

Immer am Puls der Zeit

Wie sich die Schuhmann GmbH mit Sage 50 Handwerk den Herausforderungen der Digitalisierung stellt.

Im Jahr 1992 als Einzelunternehmen gegründet, hat sich die Schuhmann GmbH bis heute zu einem Fachbetrieb im Bereich Gas-, Wasser-, Heizungs- sowie Lüftungs- und Klimainstallation entwickelt, der mit seinen 14 Mitarbeitern das klassische Bild des Handwerkers umkrempelt: „Mit Werkzeugkiste und iPad“ – dieses Image trägt das Unternehmen zu seinen Kunden und lebt es auch im Unternehmensalltag.

Image allein reicht nicht aus, um als Handwerksbetrieb am Markt zu bestehen und erfolgreich zu wachsen. Hierzu sind perfekt organisierte Unternehmensprozesse, kurze innerbetriebliche Wege und natürlich handwerkliche Qualität unerlässlich. Diesen Weg beschreitet die Schuhmann GmbH bereits seit 1997 erfolgreich mit So ware von Sage. Vor Kurzem wurde die genutzte Lösung Sage 50 Handwerk um einige Funktionen erweitert. Das Unternehmen profitiert seitdem von mehr Freiraum bei der täglichen Arbeit sowie von einer erheblichen Effzienzsteigerung.

Die Herausforderung

„Auch in unserer Branche ist es wichtig, mit der Digitalisierung Schritt zu halten“, erklärt Hans-Peter Schuhmann, Geschäftsführer der Schuhmann GmbH. „Durchgängige Prozesse, nicht nur innerhalb unseres Unternehmens, sondern bereits vom Vorlieferanten ausgehend, sind heutzutage das A und O und werden auch in Zukunft  nicht mehr wegzudenken sein. Man muss heute in Sachen Auftragsbearbeitung schnell sein und man muss mit der Zeit gehen, was die technischen Möglichkeiten angeht. Gleichzeitig darf man als Handwerker vor lauter administrativen Tätigkeiten nicht das Tagesgeschäft aus den Augen verlieren. Deshalb ist es wichtig für uns, neben der passenden Unternehmenssoftware einen zuverlässigen Partner an unserer Seite zu haben, der uns auf Augenhöhe in diesem Bereich betreut.“

Die Lösung

Hans-Peter Schuhmanns Mitarbeiter nutzen bereits seit 2015 die Sage 50 Handwerk App für den mobilen Kundendienst. Service- und Wartungsaufträge werden per iPad beim Kunden vor Ort bearbeitet, der Kunde unterzeichnet ebenfalls direkt vor Ort. Alles, was früher umständlich per Papierdokument erledigt wurde, erfolgt nun auf elektronischem Weg, ohne Systembruch, Zeitverlust, Übertragungsfehler oder verlorene Zettel. Auch Pflichtprotokolle werden direkt als PDF an den entsprechenden Auftrag angehängt. Für diese Erweiterung ist die INTEBA GmbH verantwortlich. Die INTEBA GmbH unterstützt das Unternehmen als Sage Business Partner in allen Belangen rund um die Einführung, Erweiterung und Wartung von Sage 50 Handwerk.

So auch bei der Einführung des DMS- und des E-Rechnungs-Moduls, für die die Schuhmann GmbH Pilotkunde ist: „In unserem Gewerk ist es wichtig, eine lückenlose Historie der einem Projekt zugehörigen Dokumente zu haben,“ erklärt Hans-Peter Schuhmann. „Das gilt nicht nur bezüglich der Rechtssicherheit, sondern auch bei der schnellen und zuverlässigen Bearbeitung von Kundenanfragen. Mit dem integrierten Dokumenten-Management-System haben wir ein automatisiertes, vollständiges Archiv zu jedem Auftrag, auf das wir jederzeit zugreifen können. Und mit der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format entfällt der händische Positionsabgleich unserer Lieferantenrechnungen. Alle Positionen stehen uns direkt im System zur Verfügung, ganz ohne weiteren Aufwand. Das ist eine enorme Erleichterung und für uns sogar so relevant, dass wir bei der Lieferantenauswahl genau darauf achten, wer ZUGFeRD ebenfalls nutzt.“

Auch bei der Projektdokumentation setzt das Unternehmen auf digitale Übertragung: „Mithilfe von Microsoft Office 365 können wir Dokumentationen in MS OneNote erstellen und diese direkt in Sage 50 Handwerk zuordnen. Wir erledigen unsere Büroarbeit sozusagen auf der Baustelle,“ lacht Hans-Peter Schuhmann.

Das Ergebnis

„Seit wir Sage 50 Handwerk mit den beschriebenen Modulen und Funktionen nutzen sehen wir eine deutliche Effizienzsteigerung in allen Unternehmensbereichen. Wir haben einen durchgängigen Informationsfluss, vom Angebot bis zur Rechnungsstellung. Unser papierloses Büro und damit auch die papierlose Ablage verschaffen uns einen Zeitgewinn von bis zu zwei Stunden am Tag. Gleichzeitig sind wir auf der sicheren Seite, was Pflichtprotokolle etc. angeht. Hier geht nichts verloren. Und auch für unsere Mitarbeiter ist diese Arbeitsweise ein Grund, dem Unternehmen treu zu bleiben. Alles Andere wäre einfach ein Rückschritt. Mit Sage 50 Handwerk sind wir ein attraktiver Arbeitgeber, auch für neue Bewerber.“

Der Ausblick Hans-Peter Schuhmann ist überzeugt, mit Sage 50 Handwerk auch in Zukunft das richtige System zur Hand zu haben: „Als modernes Handwerksunternehmen müssen wir am Puls der Zeit sein und auch bleiben. Mit Sage 50 Handwerk konzentrieren wir uns auf unser Geschäft, ohne uns mit zusätzlicher, händischer Büroarbeit zu verzetteln.“

Produkt

Sage 50 Handwerk und Sage 50

Kunde

Koch Wärmetechnik GmbH

Standort

Karben (Deutschland)

Branche

Sanitär, Heizung, Klima