Rechnungen schreiben gehört ja eher zum schönen Papierkram, doch es bleibt Papierkram. Für viele Kleinunternehmer, Freiberufler und Handwerker ist das Rechnungen schreiben eher lästig, auch wenn es der Mühe Lohn verspricht. Außerdem gilt es einiges zu beachten, wenn man Fehler vermeiden und rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte.
Viele Unternehmer nutzen hierfür Rechnungsvorlagen in Word oder Excel. Doch Vorsicht: Rechnungen gehören zu den Dokumenten, die GoBD-konform sein müssen. Das heißt, sie müssen in unveränderlicher Form 10 Jahre lang aufbewahrt werden, bzw. müssen Änderungen nachvollziehbar sein. Diese Anforderungen erfüllen Word und Excel in der Regel nicht. Außerdem ist bei den Rechnungsvorlagen in Word oder Excel noch eine Menge Fleißarbeit erforderlich.
Einfacher ist der Einsatz einer smarten Rechnungssoftware wie Sage ERP, mit der Sie auch gleich Angebote schreiben können oder Lieferscheine, Mahnungen usw. erstellen können.
Erfahren Sie, wie eine Rechnung aufgebaut sein muss, welcher Weg der einfachste ist und wieso eine Rechnung nur ein kleiner Teil im gesamten Workflow der Auftragsabwicklung ist.
Spätestens sechs Monate nach Erbringung der Leistung sollte die Rechnung gestellt werden. Nur so behalten Sie den Anspruch auf Bezahlung. Neben einem ansprechenden und professionellen Äußeren muss die Rechnung mindestens folgenden Pflichtangaben enthalten:
Am einfachsten ist es, gleich eine clevere Rechnungssoftware wie Sage ERP zu nutzen. Die Vorteile sind zahlreich:
Es werden fortlaufende, rechtskonforme Rechnungsnummern generiert, Sie können auf gespeicherte Kundendaten zugreifen, Stornierungen lassen sich rechtssicher durchführen, Sie haben Sicherheit bei Betriebsprüfungen und vieles mehr.
Kurz gesagt: Sie sparen sehr viel Zeit und sind rechtlich auf der sicheren Seite.
Das Gute: Durch die Cloud sind Sie zeitlich und räumlich flexibel – modernes und mobiles Arbeiten ist mit Sage ERP garantiert.
Die Einrichtung Ihres Testaccounts dauert nur wenige Minuten, danach können Sie direkt starten.
Für Kleinunternehmer, die Rechnungen erstellen, gibt es bei der Fakturierung einige Besonderheiten: In diesen Fällen ist die Angabe der Umsatzsteuer nicht erforderlich, da der Kleinunternehmen diese Steuer nicht an das Finanzamt abführen muss. Darüber hinaus ist ein Hinweis über die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht auf der Rechnung notwendig.
In diesem Fall ist Ihr Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit. Es gibt aber noch mehr Gründe für eine Umsatzsteuerbefreiung: So sind etwa Leistungen im Rahmen von Heilberufen, aus der Tätigkeit als Versicherungsvertreter, Schul- und Bildungszwecke und vieles mehr von der Umsatzsteuer befreit. Fallen Sie unter die oben genannte Kleinunternehmerregelung, wird in der Rechnung dann keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer im Rechnungsbetrag enthalten ist.
Die Befreiung von der Umsatzsteuer führt allerdings nicht automatisch dazu, dass Sie auch keine Steuernummer angeben müssen (siehe § 14 UStG 4,2). Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie diese Angabe unabhängig von einer Umsatzsteuerbefreiung in Ihre Rechnungen aufnehmen. Diese Regelung ist jedoch freiwillig und muss nicht in Anspruch genommen werden. Einige Kleinunternehmer geben trotz der Regelung eine Umsatzsteuererklärung ab.
