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Korrekte Rechnungen schreiben – einfach online !


Mit Sage ERP können Sie jederzeit mit wenigen Klicks eine rechtskonforme Rechnung schreiben. Und das ist noch längst nicht alles in punkto Auftragsabwicklung.

Die Rechnung : rechtliche Anforderungen, Rechnungsvorlagen und Rechnungssoftware

Rechnungen schreiben gehört ja eher zum schönen Papierkram, doch es bleibt Papierkram. Für viele Kleinunternehmer, Freiberufler und Handwerker ist das Rechnungen schreiben eher lästig, auch wenn es der Mühe Lohn verspricht. Außerdem gilt es einiges zu beachten, wenn man Fehler vermeiden und rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte.

Viele Unternehmer nutzen hierfür Rechnungsvorlagen in Word oder Excel. Doch Vorsicht : Rechnungen gehören zu den Dokumenten, die GoBD-konform sein müssen. Das heißt, sie müssen in unveränderlicher Form 10 Jahre lang aufbewahrt werden, bzw. müssen Änderungen nachvollziehbar sein. Diese Anforderungen erfüllen Word und Excel in der Regel nicht. Außerdem ist bei den Rechnungsvorlagen in Word oder Excel noch eine Menge Fleißarbeit erforderlich.

Einfacher ist der Einsatz einer smarten Rechnungssoftware wie Sage ERP, mit der Sie auch gleich Angebote schreiben können oder Lieferscheine, Mahnungen usw. erstellen können.

Erfahren Sie, wie eine Rechnung aufgebaut sein muss, welcher Weg der einfachste ist und wieso eine Rechnung nur ein kleiner Teil im gesamten Workflow der Auftragsabwicklung ist. 

Was sollte eine Rechnungsvorlage enthalten ?

Spätestens sechs Monate nach Erbringung der Leistung sollte die Rechnung gestellt werden. Nur so behalten Sie den Anspruch auf Bezahlung. Neben einem ansprechenden und professionellen Äußeren muss die Rechnung mindestens folgenden Pflichtangaben enthalten :

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
  • Rechnungssdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Gelieferte Produkte oder Dienstleistungen mit Menge, Art und Umfang 
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung bzw. Lieferung
  • Nettobetrag
  • Rechnungsendbetrag (falls eine Minderung vereinbart wurde : Rabatt oder Skonto)
  • Umsatzsteuersatz und daraus resultierender Steuerbetrag oder einen Hinweis zur Steuerbefreiung
  • Zahlungsbedingungen

Mit Sage ERP in wenigen Klicks eine rechtskonforme Rechnung schreiben

Am einfachsten ist es, gleich eine clevere Rechnungssoftware wie Sage ERP zu nutzen. Die Vorteile sind zahlreich :

Es werden fortlaufende, rechtskonforme Rechnungsnummern generiert, Sie können auf gespeicherte Kundendaten zugreifen, Stornierungen lassen sich rechtssicher durchführen, Sie haben Sicherheit bei Betriebsprüfungen und vieles mehr.

Kurz gesagt : Sie sparen sehr viel Zeit und sind rechtlich auf der sicheren Seite. 

Neben den Vorteilen der Rechnungserstellung haben Sie aber mit Sage ERP auch die gesamte Auftragsabwicklung im Griff :

  • Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen
  • Zahlungsabgleich
  • Offene Posten und Mahnungen
  • Kunden, Lieferanten und Artikel übersichtlich verwalten

Das Gute : Durch die Cloud sind Sie zeitlich und räumlich flexibel – modernes und mobiles Arbeiten ist mit Sage ERP garantiert.

Sage ERP hat als Cloud-Komplettlösung noch mehr zu bieten

Eine Rechnung schreiben ist nur Teil der Auftragsabwicklung. Die Auftragsabwicklung ist nur Teil Ihrer gesamten Geschäftsprozesse. Mit einer Komplettlösung wie Sage ERP decken Sie zahlreiche Geschäftsprozesse ab, die in einem Unternehmen anfallen. Daher lässt sich Sage ERP jederzeit an Ihre Bedürfnisse und an Ihre zukünftige Unternehmensentwicklung anpassen. Sie entscheiden, welche Module Sie brauchen und können Sage ERP Schritt für Schritt erweitern.

Auftrag und Warenwirtschaft

Von der Beschaffung bis zum Verkauf : Mit Sage ERP haben Sie Ihre Prozesse stets im Griff. Schreiben Sie schnell und einfach individuelle Angebote und Rechnungen. Erfassen Sie mit wenigen Klicks Ihre Bestellungen und Wareneingänge. Mehr als 15 Arten von Einkaufs- und Verkaufsbelegen, Stichtagsinventur, Kostenträgerrechnung sowie zahlreiche Auswertungen unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit.
Sage ERP Buchungserfassung

Buchhaltung

Gestalten Sie Ihre Buchhaltung effizienter : Eine komfortable Buchungserfassung, eine integrierte Offene-Posten-Verwaltung – inklusive Onlinebanking mit Kontoauszugsabgleich – und das dazugehörige Mahnwesen helfen Ihnen, Ihre Bilanz oder Einnahme-Überschuss-Rechnung und Ihre gesamte Buchhaltung effizient zu gestalten.
 

Umfangreiche Auswertungen

Mit Sage ERP sind Sie auf Knopfdruck auskunfts- und entscheidungsfähig : Zahlreiche standardisierte Auswertungsmöglichkeiten in den Bereichen Auftrag, Warenwirtschaft und Buchhaltung stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Sage ERP Auswertung Belegauskunft Laptop mit Screenshot

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Die Einrichtung Ihres Testaccounts dauert nur wenige Minuten, danach können Sie direkt starten.

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Kein Risiko

Ihr Testzugang läuft nach 7 Tagen automatisch ab.
Kostenloser Support

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Während des Tests erhalten Sie auf Wunsch persönliche Unterstützung.

Kleinunternehmer aufgepasst

Für Kleinunternehmer, die Rechnungen erstellen, gibt es bei der Fakturierung einige Besonderheiten : In diesen Fällen ist die Angabe der Umsatzsteuer nicht erforderlich, da der Kleinunternehmen diese Steuer nicht an das Finanzamt abführen muss. Darüber hinaus ist ein Hinweis über die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht auf der Rechnung notwendig.

In diesem Fall ist Ihr Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit. Es gibt aber noch mehr Gründe für eine Umsatzsteuerbefreiung : So sind etwa Leistungen im Rahmen von Heilberufen, aus der Tätigkeit als Versicherungsvertreter, Schul- und Bildungszwecke und vieles mehr von der Umsatzsteuer befreit. Fallen Sie unter die oben genannte Kleinunternehmerregelung, wird in der Rechnung dann keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer im Rechnungsbetrag enthalten ist.

Die Befreiung von der Umsatzsteuer führt allerdings nicht automatisch dazu, dass Sie auch keine Steuernummer angeben müssen (siehe § 14 UStG 4,2). Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie diese Angabe unabhängig von einer Umsatzsteuerbefreiung in Ihre Rechnungen aufnehmen. Diese Regelung ist jedoch freiwillig und muss nicht in Anspruch genommen werden. Einige Kleinunternehmer geben trotz der Regelung eine Umsatzsteuererklärung ab.