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Sage Business Cloud People Referenzkunde Expereo

HR-Automatisierung hilft Expereo zu wachsen

Der Technologieanbieter Expereo nutzt Sage Business Cloud People, um seine Vision für internationale HR-Arbeit umzusetzen.

Kunde

Expereo

Branche

Informationstechnologie

Standort

Niederlande

Produkt

Sage Business Cloud People

Das Wachstum von Expereo ist enorm: das Technologieunternehmen eröffnet seit seiner Gründung fast alle zwei Jahre ein neues Büro in einem neuen Land.

Expereo ist einer der weltweit führenden Internet- und Cloud-Anbieter. Das Unternehmen ist spezialisiert auf global verwaltete Dienste für hybride und internetbasierte Netzwerke. Expereo hat über 11.000 Kunden in 190 Ländern und beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiter. Das ehrgeizige Unternehmen brauchte ein HR-System, das mit seinem Wachstum Schritt halten konnte.

Die Herausforderung

Sander Barens, Chief Commercial Officer bei Expereo, erklärt, dass das bisherige HR-System aufgrund des starken Wachstums der letzten 15 Jahre an seine Grenzen gekommen ist: „Wir sind auf einer digitalen Reise und wollten nicht, dass diese Reise mit den Portalen und Apps, die wir unseren Kunden anbieten, aufhört.“

Das bisherige System war nicht länger in der Lage, alle Mitarbeiter und Prozesse zu verwalten. Zudem sollte den Mitarbeitern eine Schnittstelle bereitgestellt werden, über die sie mit dem HR-Team interagieren können und sich so besser in das Unternehmen integriert fühlen.

Das HR-Team von Expereo wusste, dass die bisherigen manuellen Prozesse nicht skalierbar waren. „Wir haben uns fast ausschließlich auf die Informationen in meinem Kopf verlassen müssen. Wir brauchten ein System, das alle Informationen zentral erfasst“, so Personalleiterin Cecile van der Hulst.

Um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, stellte das Unternehmen hohe Anforderungen an das neue HR-System. So sollte z. B. ein Self-Service-Bereich implementiert werden, in dem die Mitarbeiter ihre eigenen Profile und ihre Urlaubstage verwalten können. Für die Mitarbeiter, die beruflich viel reisen müssen, sollte eine mobile App implementiert werden.

Um eine effektivere Berichterstellung zu ermöglichen, wollte Van der Hulst alle Datensilos konsolidieren: „Wir verbrachten viel Zeit mit der manuellen Berichterstellung. Daher benötigten wir ein System, mit dem wir unsere Berichterstellung schneller und flexibler durchführen können. Dabei wollten wir uns nicht ausschließlich auf die Informationen in meinem Kopf verlassen müssen, sondern auf die Daten, die wir digital erfassen.“

Nach einer gründlichen Evaluierung kontaktierte das Unternehmen Sage, um die Implementierung von Sage Business Cloud People zu besprechen.

Die Lösung

„Seit der ersten Info-Session hatten wir einen sehr guten Eindruck von Sage Business Cloud People. Das Projektmanagement während der gesamten Implementierung war fantastisch“, erklärt Van der Hulst.

„Jetzt, wo das System in Betrieb ist, können wir Sage bei Fragen jederzeit kontaktieren. Falls einmal ein Problem auftritt, wird dieses in der Regel in wenigen Stunden behoben“, so Van der Hulst.

Kaitlin Huelswitt, HR-Administratorin bei Expereo, setzt Sage Business Cloud People jeden Tag ein: „Die Lösung hat es uns ermöglicht, kurzfristige Ziele schnell zu erreichen. Sie wurde von der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern gleichermaßen begeistert aufgenommen.“

Unter dem Namen „myXpereo“ verwendet das Unternehmen die Sage Business Cloud People Workforce Experience (WX) als lokales Intranet für all seine Niederlassungen. Vor der Einführung von Sage Business Cloud People war die genaue Dateneingabe für regionale Anforderungen wie Urlaubstage, Feiertage, Sozialleistungen und Währungen eine Mammutaufgabe. „Mit Sage Business Cloud People haben wir diesen Aufwand an allen Standorten um 75 % reduziert“, freut sich Huelswitt.

Das Ergebnis

Seit der Einführung von Sage Business Cloud People hat Expereo neue Büros in Brasilien, Polen, Frankreich und Großbritannien eröffnet. Laut Van der Hulst hat Sage Business Cloud People den HR-Prozess viel einfacher und zeitsparender gestaltet: „Was zuvor Tage gedauert hat, dauert heute oft nur noch 30 Minuten. Das bedeutet natürlich, dass wir uns jetzt besser auf strategische HR-Bedürfnisse konzentrieren können.“

Sie fügt hinzu, dass Sage Business Cloud People dem Unternehmen einen globalen Überblick gegeben hat, der angesichts des Unternehmenswachstums besonders wichtig ist: „Wir können jetzt sehen, was in unseren Büros passiert, und wo wir noch Leistungs- oder Schulungsanforderungen haben. Diese Informationen helfen uns, unsere Mitarbeiter zu motivieren und langfristig an unser Unternehmen zu binden.“

Laut Kaitlin Huelswitt setzt Expereo das System jetzt in allen Unternehmensbereichen ein: „Wir nutzen myXpereo für alle Aufgaben, von der Buchung des Urlaubs und der Zeiterfassung bis hin zur Erfassung von Zielvereinbarungen.“

Der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter ist dank Sage Business Cloud People heute einfacher und flexibler, da Expereo ihre Fortschritte tracken kann. Laut Van der Hulst trägt diese positive Onboarding-Erfahrung dazu bei, die Personalabteilung als eine wichtige Säule des Unternehmens zu etablieren.

Laut Van der Hulst sind zwei der wichtigsten Vorteile von Sage Business Cloud People die Einsparung von Zeit und Kosten: „Das Reporting dauert heute eine Stunde im Monat. Früher hat es mich mindestens einen halben Tag gekostet – und damals war unser Unternehmen nur halb so groß wie jetzt. Auch unsere Führungsetage spürt den Unterschied, denn alle Daten sind bei Bedarf schnell verfügbar.“

Das HR-Team kann sich heute verstärkt mit strategischen Aufgaben wie Mitarbeiterbindung, Talententwicklung, Leistungsmanagement, Personalbindung und Nachfolgeplanung befassen: „Für diese wichtigen Bereiche der Personalarbeit hatten wir früher nicht ausreichend Zeit. Dank Sage Business Cloud People bekommen sie heute die Aufmerksamkeit, die sie verdienen.”

Sage Business Cloud People hilft Experio auch bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter. Die Rekrutierungsfunktionalität in Sage Business Cloud People erlaubt es dem HR-Team zum Beispiel, mehrere Kandidaten gleichzeitig zu bewerten und einfach personalisierte Antworten zu senden. „Früher gingen Hunderte von Lebensläufen in einem Postfach ein und mussten nacheinander von uns bearbeitet werden. Mit Sage Business Cloud People werden alle Prozesse automatisiert, behalten aber einen personalisierten Ansatz“, sagt Kaitlin Huelswitt.

In den ersten drei Monaten seit Einführung von Sage Business Cloud People hat das Unternehmen 14 neue Teammitglieder mit Hilfe der Lösung in das Unternehmen integriert. Der Zeitaufwand wurde hierbei drastisch von mehreren Tagen auf nur wenige Stunden reduziert.

„Der gesamte Einstellungsprozess wird heute von Sage Business Cloud People durchgeführt“, sagt Van der Hulst. „Wir können die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit finden und einstellen – und so als HR-Abteilung zum Wachstum von Expereo beitragen.“

Barens fasst zusammen: „Die Effizienz, die uns Sage Business Cloud People bringt, war ein wichtiger Faktor für das Wachstum von Expereo. Sage Business Cloud People unterstützt unsere Vision eines multikulturellen Unternehmens.“

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