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Sage 100cloud Referenzkunde HBS-Druck

Effiziente Geschäftsprozesse dank einer soliden Datenbasis

Erfolgsgeschichte

Wie die HBS-Druck die Digitalisierung im Unternehmen mit Sage 100cloud meistert und die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft stellt.
Kunde

Kunde

HBS-Druck
Branche

Branche

Herstellung von Druckerzeugnissen
Standort

Standort

Xanten (Deutschland)
Produkt

Produkt

Sage 100cloud

Auch wenn heute das Internet die erste Quelle für Informationen, Bilder und Unterhaltung ist: Druckerzeugnisse sind in vielen Bereichen weiterhin das Medium der Wahl, speziell wenn es um Werbung, großformatige Lösungen oder Beschilderungen geht. Das Xantener Unternehmen HBS-Druck stellt seit 1986 Druckerzeugnisse her – als Familienbetrieb bereits in der zweiten Generation.

Als klassische Offsetdruckerei gegründet, hat die HBS-Druck mit den Entwicklungen der Zeit Schritt gehalten und bietet ihren Kunden heute ein breites Spektrum unterschiedlicher Produkte in diversen Druckverfahren. Etiketten, Einladungskarten, Werbeartikel, Fahrzeugbeschriftungen und großformatige Banner gehören ebenso zum Portfolio wie Heftungen, Stanzungen und Lamination. Bei einer so breit gefächerten Palette von Produkten und Dienstleistungen gilt es, die Übersicht zu behalten, auch in Sachen Unternehmensdaten. Dieser Aufgabe stellt sich die HBS-Druck bereits seit zehn Jahren mit Software von Sage, seit 2016 mit der Sage 100cloud und seit 2018 zusätzlich mit dem Modul DMS (Dokumentenmanagementsystem).

Die Herausforderung

Rechnungswesen, Warenwirtschaft und DMS aus einer Hand: Diese Anforderung galt es zu erfüllen, als es bei HBS-Druck Zeit für eine neue ERP-Lösung wurde. Gleichzeitig sollten die Übersicht über die Produktion verbessert und die innerbetrieblichen Prozesse beschleunigt werden, um im schnelllebigen Tagesgeschäft weiterhin termingerecht liefern zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben. Gerade in einer Branche, in der kleine Betriebe mit schneller Auftragsabwicklung punkten müssen, ist jeder gesparte Klick und jede valide Information im ERP-System bares Geld wert. Da das alte System an seine Grenzen stieß, kam man im Hause HBS-Druck nicht um eine neue ERP-Lösung herum.

Die Lösung

Als langjähriger Sage Kunde, der dem bisherigen Wachstum des Unternehmens sowie dessen Herausforderungen bereits mit Sage PC-Kaufmann und später mit Sage 50 begegnete, war man bei HBS-Druck von den Vorteilen der Software von Sage überzeugt. 2016 entschied man sich, die Sage 100cloud mit Rechnungswesen und Warenwirtschaft einzuführen. Verantwortlicher Sage Business Partner für die Implementierung war die isales.Business oHG aus Krefeld. Für Magnus Sommer, Inhaber der HBS-Druck, war der Wechsel auf Sage 100cloud ein Neustart: „Wir haben das
System von Grund auf neu aufgesetzt – genau so, wie wir es wollten und perfekt an unsere Bedürfnisse und Strukturen angepasst. Jetzt arbeiten wir mit einem sauberen System ohne Altlasten und überflüssige Datensätze, dafür aber mit einem angepassten Dashboard, das alle wichtigen Informationen direkt darstellt. Und als Nebeneffekt haben wir außerdem ein nahezu papierloses Büro.“ Im zweiten Schritt wurde 2018 das Dokumentenmanagement eingeführt. Hier werden alle auftragsbezogenen Daten gespeichert. Und davon gibt es in der Druckerei eine ganze Menge: Druckdaten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Materialspezifikationen und sogar Fotos von gefertigten Druckerzeugnissen.

Das Ergebnis

Magnus Sommer ist begeistert von der Arbeit mit der neuen ERP-Lösung: „Mit der Sage 100cloud muss ich nicht mehr suchen. Als Druckerei haben wir es mit vielen Folgeaufträgen und Nachbestellungen zu tun. Ich muss nur noch den entsprechenden Kunden aufrufen und schauen, was ich beim letzten Mal hergestellt habe. Zudem zeigt mir das System, was eventuell extern eingekauft wurde und welche Materialien wir verwendet haben. Das habe ich alles mit einem Klick auf den ersten Blick vor mir. Gleichzeitig bin ich rechtlich auf der sicheren Seite, was Aufbewahrungspflichten angeht und habe trotzdem den Dokumentenschrank eliminiert.“ In Bezug auf die Zeitersparnis lohnt sich der Wechsel signifikant: „Grob geschätzt sparen wir durch den Einsatz der Sage 100cloud und des DMS-Moduls 40 % an Zeit. Das ist natürlich enorm und versetzt uns in die Lage, unser Unternehmenswachstum weiter voranzutreiben. Dabei können wir uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren und verschwenden keine Zeit damit, Aktenordner nach Auftragsdaten zu durchsuchen. Das integrierte DMS ist klasse, etwas Besseres habe ich noch nie gesehen.“

Der Ausblick

Auch für die Zukunft sieht Magnus Sommer das Unternehmen auf Wachstumskurs – in einer Branche, die allgemein mit Auftragsknappheit und Nachwuchsproblemen zu kämpfen hat. Um das Unternehmen auf diesem Kurs zu halten, bedarf es laut ihm einer weiteren Spezialisierung des Betriebs, vor allem jedoch auch der weiteren Digitalisierung der Unternehmensprozesse. „Ich bin der Typ, der gerne alles digital und up to date hat. Das ist mit der Sage 100cloud absolut gegeben. Im nächsten Schritt werden wir uns um eine mobile Anbindung kümmern. Das ist das Schöne an Sage: Die Software wächst mit unseren Anforderungen mit. Außerdem gibt es immer wieder neue Features, die eine enorme Arbeitserleichterung mit sich bringen. Ich hoffe, dass es die Sage 100cloud noch lange geben wird. Das Upgrade hat sich für uns in allen Unternehmensbereichen mehr als gelohnt.“

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