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Sage HR Suite Referenzkunde Insel Sylt

Gut aufgestellt in puncto Personalarbeit

Erfolgsgeschichte

Wie die Insel Sylt Tourismus-Service GmbH mit der Sage HR Suite nicht nur die komplexe Entgeltabrechung erledigt, sondern auch Planung und Management im Personalbereich effektiv gestaltet.
Kunde

Kunde

Insel Sylt Tourismus-Service GmbH
Branche

Branche

Öffentliche Verwaltung
Standort

Standort

Westerland, Sylt (Deutschland)
Produkt

Produkt

Sage HR Suite

Als größte nordfriesische Insel erstreckt sich Sylt in Nord-Süd-Richtung vor der Nordseeküste Schleswig-Holsteins. Bekannt ist die nördlichste deutsche Insel vor allem für ihre touristisch bedeutenden Kurorte Westerland, Kampen und Wenningstedt sowie für den knapp 40 Kilometer langen Weststrand. Seit 1927 ist Sylt über den Hindenburgdamm mit dem Festland verbunden. Seit Westerland vor über 100 Jahren nach Vorbild englischer Badeorte 1855 zum Seebad wurde, ist der Tourismus auf der knapp 100 Quadratkilometer großen Insel von erheblicher Bedeutung. Jährlich übernachten knapp 7 Millionen Gäste auf Sylt.

Den Tourismus auf der etwa 27.000 Einwohner zählenden größten deutschen Nordseeinsel zu steuern und zu fördern, ist Aufgabe des Tourismusdienstleisters Insel Sylt Tourismus- Service GmbH. Das dem öffentlichen Dienst angegliederte Unternehmen hat als wirtschaftsfördernder touristischer Dienstleistungsbetrieb die Aufgabe, sowohl die touristischen Einrichtungen auf dem Gebiet der Gemeinde
Sylt bereitzustellen als auch alle mit einem Tourismus-, Tagungs- und Kulturbetrieb verbundenen Aufgaben zu erfüllen. Als Kurverwaltung existiert die Tourismusförderung bereits seit dem 19. Jahrhundert, die Insel Sylt Tourismus-Service GmbH wurde erst im August 2009 gegründet.

Entgeltabrechnung mit HR-Lösung von Sage

Um die professionelle Erledigung dieser Fülle von Aufgaben kümmern sich 160 Stammbeschäftige und 150 zusätzlich saisonal beschäftige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Touristik Dienstleisters. Seit bereits 1999 setzt man dort in der Verwaltung auf professionelle HR-Software von Sage zur Abrechnung der anfallenden Entgelte für die Mitarbeiter.

Gut gewappnet für weitere Aufgaben im Personalbereich

Da man mit der HR-Lösung von Sage sehr zufrieden war, entschied man sich 2011 auch für ein Upgrade auf die neueste Version, da das damalige Angebot vom Fachhändler auch zusätzliche Module bot. Frank Carstensen, der stellvertretende Personalleiter der Insel Sylt Tourismus-Service GmbH: „Wir erhielten ein Paket mit den Modulen Bewerbermanagement, Reisekosten, Weiterbildung, sowie Personalkostenplanung, Controlling und Personalmanagement. Das war für uns sehr interessant, auch wenn wir nicht sofort alle neuen Module einsetzen wollten.“

Die Umstellung auf das Upgrade war kein Problem und konnte zügig vom Fachhändler umgesetzt werden, weil keine spezifischen neuen funktionellen Anforderungen an die Lösung gestellt wurden und lediglich die bestehenden Daten aus dem Altsystem in die neue Version überführt werden mussten. Das in der Nähe von Kiel ansässige Systemhaus führte auch die Schulung der Mitarbeiter durch. Seit Januar 2012 ist das Upgrade auf insgesamt vier Arbeitsplätzen im Einsatz – zunächst wurde wie bisher nur das Modul Personalabrechnung eingesetzt. Bei der Entgeltabrechnung nach TVöD fließen Überstunden, Samstags- und Sonntags- sowie Feiertagsarbeit und Urlaub beziehungsweise Krankheiten der monatlich durchschnittlich 200 Mitarbeiter automatisiert in die monatlichen Berechnungen ein. Außerdem wird die Lösung zum Erstellen der unterschiedlichen Bescheinigungen im Rahmen des internen Bescheinigungswesens eingesetzt. Die Übernahme der entsprechend
erarbeiteten Zeitzuschläge erfolgt über die direkte Anbindung einer externen Zeiterfassungslösung und die Übergabe der Abrechnungsdaten erfolgt ebenfalls automatisiert an ein externes ERP-System.

Ein halbes Jahr später liefen weitere Module der HR Suite. „Mit dem Modul Bewerbermanagement läuft nun der gesamte Prozess von der Bewerbung bis zur Einstellung, die Daten helfen uns auch bei der Stellenplanung“, berichtet Frank Carstensen. Die Personalkostenplanung und das Controlling unterstützen die Tourismus-Experten dabei, effektivere und genauere Zahlen für die jährlichen Wirtschaftsplanungen bereitzustellen und der Geschäftsführung und anderen Abteilungen ein effizientes und aussagekräftiges Reporting per Mausklick zu liefern. Frank Carstensen betont hier vor allem die Zeitersparnis: „Die Verknüpfung zwischen den Modulen klappt besonders gut. Alle Module greifen auf dieselben Stammdaten zu. Das spart Zeit. Ich kann auf Knopfdruck sehen, wie teuer es wäre, wenn ich noch mal die Stelle von Person X schaffe. Früher musste man sich das alles zusammensuchen.“

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