search icon
Sage 50 Handwerk Referenzkunde Kriotec GmbH

Zeitersparnis und bessere finanzielle Planung

Wie die KRIOTEC Kälte- und Klimatechnik GmbH mit Sage-Lösungen den Weg in die Digitalisierung meistert.

Kunde

KRIOTEC Kälte- u. Klimatechnik GmbH
KRIOTEC Gewerbekälte GmbH

Branche

Kälte- und Klimatechnik

Standort

Mainz-Kastel (Deutschland)

Produkt

Sage 50 Handwerk
Sage Handwerk mO App
Sage 100cloud Plus
Sage HR Suite Cloud Plus

Im Hitze-Rekord-Sommer 2003 gründete der Kälteanlagenbauer Charalampos Serpetzis den Ein-Mann-Meisterbetrieb im Kälteanlagenbau in Wiesbaden-Biebrich. 2007 stieg sein Bruder Panagiotis als Diplom-Kaufmann mit ein. Von der Installation kleiner Klimageräte bis hin zur kompletten kältetechnischen Ausrüstung von Betrieben bietet KRIOTEC alles aus einer Hand. Zum 15-jährigen Jubiläum sieht sich das Unternehmen mit 45 Mitarbeitern und rund 2.000 Kunden als kompetenter Partner für alle kältetechnischen Anliegen.

Durch die Investition in digitalisierte Mobilität und Flexibilität gehört KRIOTEC zu den Vorreitern in der Branche und profitiert von dem Wettbewerbsvorteil. Seit die Sommer wärmer und die Hitzeperioden länger werden, befindet sich die Branche der Kälte- und Klimatechnik im Aufwind. Bundesweit haben die Raumklima-Unternehmen ihren Umsatz allein im Sommer 2018 um 15 – 20 % gesteigert. Für die in der Branche angesiedelten Unternehmen die beste Gelegenheit, ihre Unternehmensprozesse zu optimieren und in die Zukunft zu investieren. Für KRIOTEC geht diese Verbesserung ganz klar mit der Digitalisierung einher.

Die Herausforderung

KRIOTEC hat sich schon vor zehn Jahren der Digitalisierung gestellt. „Die Abläufe von der Kundenanfrage über die Erstellung des Lieferscheins bis zur Rechnungsstellung sollten flexibler werden, damit wir die Anfragen schneller beantworten können“ erzählt Panagiotis Serpetzis, neben seinem Bruder einer der drei Geschäftsführer des Unternehmens. Nach der klassischen OP-Verwaltung kamen das Zeitmanagement und das Rechnungswesen hinzu.

Die Lösung

„Wir haben alle Phasen mit Sage durchlaufen.“ Mittlerweile hat sich eine breite Palette an Sage Produkten im Hause KRIOTEC etabliert, die perfekt zusammenspielen. Seit der Einrichtung von Sage 50 Handwerk als Basissystem war der nächste Schritt in Richtung Digitalisierung die Einführung des Zeitmanagements der Sage HR Suite Plus. Mittels installiertem Terminal und der mobilen Zeiterfassung konnten Arbeitszeiten und auch der Zeiteinsatz der Monteure dokumentiert werden. Vor sechs Jahren hat KRIOTEC angefangen, alle Mitarbeitenden mit Tablets inklusive Sage 50 Handwerk mO App zur mobilen Auftragsbearbeitung auszustatten. Wo vorher der Monteur vor Ort eine Analyse erstellt hat und erst zwei bis drei Tage später das Angebot beim Kunden war, kann der Monteur heute die Fotos eingeben, ein Angebot erstellen, den Kunden unterschreiben lassen und dann den Auftrag direkt abschicken.

Das Ergebnis

„Als wir die Sage Handwerk mO App eingeführt haben“, sagt der Unternehmer, „war es für den ein oder anderen natürlich erstmal neu. Insgesamt haben wir aber eine relativ junge Belegschaft, denen die Arbeit mit Tablets nicht fremd ist. Im Gegenteil, die Mitarbeiter finden es gut und arbeiten gerne mit dieser Technik. Die ist heute ja auch ohnehin fast Standard.“ Das mobile Arbeiten spart eine Menge Zeit, die vorher mit dem Schreiben von Laufzetteln und dem Abtippen von Durchschlägen verbracht wurde. Die Vorbereitung der Zeiterfassung und Zeitauswertung aller Mitarbeiter für die Personalabrechnung ist mit der Zeitwirtschaft quasi per Knopfdruck erledigt. Mit der Einführung des Rechnungswesens von Sage100cloud Plus mit einer Schnittstelle zu Sage 50 Handwerk wurde vor drei Jahren auch dieser Bereich optimiert. Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr und OP-Verwaltung inklusive elektronischer Rechnungsprüfung laufen darüber. Damit ist die finanzielle Planung viel genauer und verlässlicher gewor-den. „Bei der Abwicklung von Zahlungen haben wir vorher aufgrund von organisatorischen Faktoren oft die Frist für Skontozahlungen verpasst. Das ist bares Geld.“ Für den Geschäftsführer von Vorteil ist natürlich auch der Überblick über alle offenen Posten. So kann KRIOTEC die Liquidität besser planen. Zudem ist die Rechnungsprüfung weniger fehlerträchtig geworden. „Fehler können rückverfolgt werden, wir haben weniger Mahnungen, die Belege sind digital erfasst und Klärungsfragen in der Prüfung werden automatisch nachgehalten“, fasst Panagiotis Serpetzis zusammen. „Bei KRIOTEC sind heute alle Sage Lösungen über Schnittstellen miteinander verbunden. Wir haben pro Auftrag eine Zeitersparnis von bis zu einer halben Stunde, die wir jetzt für den Kundenservice übrighaben.“

Der Ausblick

Papierbelege sind bei KRIOTEC schon lange Vergangenheit, die Unternehmensbereiche sind vernetzt und moderne Technik unterstützt die Unternehmensprozesse von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsprüfung inkl. Personalabrechnung. Eine weitere Verbesserung wurde im letzten Jahr durch die Sage 100cloud Plus Kostenrechnung erreicht. „Neben dem normalen Rechnungswesen nach Sachkosten wollen wir nun auch die Kosten verwalten. Vor allem bei der Analyse von Kostenstellen bietet uns das Modul Unterstützung“, sagt Panagiotis Serpetzis. Mit der Lösung lässt sich analysieren, wie sich die einzelnen Kostenstellen entwickelt haben und wo welche Kosten angefallen sind. „Das ist ein weiterer Schritt hin zur Planungssicherheit im Bereich Finanzen und wir sind gut aufgestellt, um weiter zu wachsen.“ Serpetzis hofft, dass bald auch eine DMS-Lösung von Sage 50 mobil kommt und eine schnelle Stichwortsuche nach einem Projekt möglich ist. Und KRIOTEC geht von Wachstum aus. „Geplant ist aktuell die Eröffnung eines weiteren Standortes, um in neuen Regionen Fuß zu fassen. Um von dort aus zu arbeiten, sind wir bereits heute mit den Lösungen von Sage gut aufgestellt.“

Mehr zu Sage 50 Handwerk

Weitere Erfolgsgeschichten aus dem Handwerk

Schuhmann GmbH

Handwerk

EMDE + FRÖND GmbH

Handwerk

Koch Wärmetechnik GmbH

Handwerk

Küppershaus GmbH

Handwerk