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Sage HR Suite Referenzkunde Zweckverband Mittelhessische Wasserwerke

Anwenderfreundliche Zeiterfassung und besserer Überblick

Wie im Zweckverband Mittelhessische Wasserwerke die Personalprozesse effizient mit Sage HR Suite gemanagt werden.

Kunde

Zweckverband Mittelhessische Wasserwerke

Branche

Öffentlicher Dienst

Standort

Gießen (Deutschland)

Produkt

Sage HR Suite

Der Zweckverband Mittelhessische Wasserwerke (ZMW) kann auf eine fast 70-jährige Tätigkeit zurückblicken. Die überregional tätige kommunale Körperschaft mit Sitz in Gießen und mit zwei Wasserwerken in Stadtallendorf und Wohratal versteht sich als Spezialist in den Bereichen Trinkwasserversorgung, Abwasserentsorgung, Hochwasserschutz und Gewässerunterhaltung und versorgt viele Kommunen in den mittelhessischen Landkreisen Marburg-Biedenkopf, Gießen, Lahn-Dill und Vogelsberg mit Trinkwasser.

Die für ca. 200 Mitarbeiter zuständige Personalabteilung begann schon früh mit der Digitalisierung und Zentralisierung der verschiedenen Prozesse. So wurde 1990 auch die erste elektronische Zeiterfassung in der Geschäftsstelle in Gießen eingeführt und somit die Führung der Zeitkonten der Mitarbeiter vereinfacht.

Komplettlösung von Sage

Ab 1999 führte der Zweckverband die HR-Lösung von Sage für die Personalabrechnung ein, die bis dahin vom Kommunalen Gebietsrechenzentrum abgewickelt wurde. Bei der Übernahme der Fehlzeiten aus der bereits installierten Zeiterfassung in die Fehlzeitenverwaltung von Sage hatte das Unternehmen im Verlauf der Jahre immer wieder zu kämpfen. Deswegen war man froh, dass es ab 2008 eine eigene Zeitwirtschaft von Sage gab. Ein Grund für den Wechsel war auch der Wunsch nach einer integrierten Komplettlösung von nur einem Anbieter im Bereich Personalsoftware. Nicht zuletzt, weil man damit alle personalrelevanten Daten in einer einzigen Datenbank vorhalten und nutzen konnte. Praktisch bei der nur sechswöchigen Implementierungszeit war, dass alle relevanten Daten in der bereits genutzten Sage HR Personalabrechnung zur Verfügung standen und damit aufwändige Datenportierungen wegfallen konnten. Heute werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die über verschiedene Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit, feste Arbeitszeit, 30 versch. Teilzeitmodelle) in der Gießener Geschäftsstelle abgerechnet werden, über die Zeitwirtschaft der Sage HR Suite erfasst und gemanagt.

Umfangreiche Nutzungsmöglichkeiten

Über das Mitarbeiterportal von Sage können die Mitarbeiter heute neben der Erfassung ihrer Reisekosten, der Meldung von Stammdatenänderungen sowie der Einsichtnahme in Bescheinigungen und Entgeltabrechnungen auch zeitnah prüfen, an welchem Tag gegebenenfalls Buchungen zur Arbeitszeit fehlen oder nicht korrekt sind und der Personalabteilung mitteilen, an welcher Stelle eventuell Korrekturen erforderlich sind. Seit Anfang 2019 stehen die Lohnscheine der 80 Mitarbeiter, die in der Gießener Geschäftsstelle arbeiten, ausschließlich im Mitarbeiterportal zur Verfügung und werden nicht mehr per Hauspost verteilt. „Das spart mindestens eine Stunde Arbeitszeit und Papier- sowie Druckkosten“, so die Sachgebietsleiterin Personal Susanne Schneider. Weil man verschiedene Übersichten und Auswertungen im Rahmen der Mitarbeiterführung und -planung sowie zur Bereitstellung für die Mitarbeiter über das Portal benötigt, werden die erfassten Daten über die in der Lösung integrierte Reporting-Funktion per Mausklick bereitgestellt. Neben den Arbeitszeiten, die zur Nachkontrolle für die Mitarbeiter dienen, fallen hier zusätzlich Anwesenheits- und Fehlzeitenstatistiken sowie Auswertungen, die für das Hessische Statistische Landesamt, die Berufsgenossenschaft und für Arbeitgeberverbände benötigt werden, an. Susanne Schneider : „Verschiedene Führungskräfte haben über das Mitarbeiterportal Zugriff auf das Anwesenheitsdisplay und können so jederzeit erkennen, welche Mitarbeiter zum aktuellen Zeitpunkt an- bzw. abwesend sind und bei ganztägigen Fehlzeiten auch sofort erkennen, ab wann der/die Mitarbeiter/in voraussichtlich wieder im Dienst sein wird. Alle im Modul „Urlaub und Fehlzeiten“ erfassten für die Zeitwirtschaft relevanten Daten erscheinen sofort auch in der Zeitwirtschaft, dadurch sind keine Mehrfacheingaben mehr notwendig und die Fehlgründe sind sofort im Anwesenheitsdisplay sichtbar.“

Es hat sich gelohnt

Von den Mitarbeitern werde die Lösung als sehr bedienerfreundlich bezeichnet, meint Personalexpertin Schneider. Vor allem aber habe man durch die Einführung der Sage HR Zeitmanagement enorme Verbesserungen bei den betrieblichen Abläufen erreichen können und das wirke sich letztlich auch positiv auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter aus, die das Programm nutzen. „Inzwischen setzen wir fast alle Module der Sage HR Suite ein und sind damit rundum zufrieden“, erklärt Frau Schneider.

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