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Sage HR Suite Referenzkunde Regionalbus Leipzig GmbH

Zukunftsfähige Prozesse

Wie ein kommunales Verkehrsunternehmen auf modernste Fahrzeuge und Prozessoptimierung mittels Software von Sage setzt.

Kunde

Regionalbus Leipzig GmbH

Branche

Verkehr

Standort

Deuben (Deutschland)

Produkt

Sage 100cloud Plus
Sage Shop
Sage HR Suite Cloud Plus

Die 1992 gegründete Regionalbus Leipzig GmbH hat vier Standorte im Landkreis Leipzig und betreibt den größten Teil des Omnibus-Regionalverkehrs um Leipzig.

Von den über 300 Mitarbeitern in Verwaltung, Disposition und Werkstatt sind rund 230 als Busfahrer angestellt. Busvermietungen gehören ebenfalls zum Dienstleistungsangebot des Unternehmens.

Die Herausforderung

Die Regionalbus Leipzig nutzt bereits seit 2004 Software von Sage, zunächst für Warenwirtschaft und Rechnungswesen und ein Jahr später auch für den HR-Bereich. Thomas Fröhner, Leiter Organisation: „Früher wurden Zeitkarten geführt, auf denen jeder Fahrdienstmitarbeiter auf einer Pappkarte seine Arbeitszeiten manuell erfasst hat. Die Disponenten kontrollierten täglich die Richtigkeit. Zuschläge, Sonderleistungen etc. wurden per Hand errechnet. Die Zeiten wurden anschließend pro Monat von einer Mitarbeiterin per Hand erfasst.“

Die Lösung

Mit der Sage HR Suite Cloud Plus wurde auch die elektronische Zeiterfassung für die Angestellten eingeführt sowie eine minutengenaue Erfassung im Fahrdienst – statt der im Viertelstundentakt. „Unproduktive Zeiten von bis zu 28 Minuten pro Tag und pro Mitarbeiter wurden so eliminiert. Über ein Kalenderjahr betrachtet ergibt das für den Fahrdienst des Unternehmens - selbst bei einem vorsichtigen Kalkulationsansatz - ein Potenzial von vier Stellen, die in die Personalplanung aufgenommen werden können. Und durch den Wegfall der manuellen Erfassung der Zeiten kommen nochmal mindestens zwei Arbeitstage in den Dispositionen pro Monat dazu. Die automatische Datenerfassung trägt zudem erheblich zur Risikominimierung und zur Qualitätsverbesserung bei.

Das Ergebnis

Nach Einführung der Sage HR Suite Cloud Plus wurde dann der Funktionsumfang der Zeitwirtschaft allen Mitarbeitern zugänglich gemacht. Das heißt, jeder kann seine erfassten Zeiten einsehen, kontrollieren, und ggf. Korrekturen veranlassen, Urlaub bzw. alle Abwesenheiten planen und eintragen. Sogar der monatliche Lohnschein steht jedem Mitarbeiter elektronisch zur Verfügung. Das Ausdrucken, die Weiterleitung an die private E-Mail-Adresse oder der Zugriff auf einen älteren Lohnschein sind mit wenigen Klicks erledigt. Die Papier- und Portoersparnis sowie die DSGVO-
Sicherheit sind dabei nur ein Nebengewinn. Das Ganze ist in einem betrieblichen Intranet eingebunden und läuft seit 2018 über mehrere Infoterminals im Unternehmen. Zudem ist der größte Funktionsumfang auch via Smartphone für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügbar. Jeder Mitarbeiter im Fahrdienst hat somit z. B. seinen Dienstplan auf dem Handy, wenn er möchte. Nach dem Urlaub muss er nicht erst in die Firma und seinen Plan abholen, sondern kann das bequem von zu Hause erledigen. Thomas Fröhner blickt zurück: „Das war ein gutes Projekt, mit hoher
Einsatzbereitschaft aller Beteiligten. Selbstbewusst können wir heute den Rat geben: Habt Mut zur Tat!“

Der Ausblick

Thomas Fröhner denkt dabei langfristig: „Unser Ziel ist es, dass die Sage HR Suite Cloud Plus das führende System für alle HR-Belange wird. Wir haben die modernsten Fahrzeuge im Einsatz. Aber ohne die internen Prozesse auf ein zeitgemäßes Niveau hochgezogen zu haben, wirkt das Ganze unglaubwürdig. Das holen wir mit der Einführung der Sage Software jetzt nach.“ Zukunftsmusik ist die Einführung der elektronischen Personalakte, wovon sich die Regionalbus Leipzig eine weitere Erleichterung im Bereich HR verspricht: Informationen aus der Akte könnten leichter verwendet werden, z. B. könnte das Foto des Mitarbeiters digital für den Dienstausweis verwendet werden. Aber auch die Sicherheit insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes wird steigen.

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