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Sage HR Suite Referenzkunde Stadt Flensburg

Zuverlässig und vielseitig

Erfolgsgeschichte

Wie die Stadt Flensburg mit der Sage HR Suite die umfangreiche und vielseitige Entgeltabrechnung erfolgreich abwickelt.

Kunde

Stadt Flensburg

Branche

Öffentliche Verwaltung

Standort

Flensburg (Deutschland)

Produkt

Sage HR Suite

Flensburg ist eine kreisfreie Stadt im Norden Schleswig-Holsteins und nach Kiel und Lübeck mit knapp 89.000 Einwohnern die drittgrößte Stadt des Bundeslandes. Sie ist die nördlichste kreisfreie Stadt Deutschlands und die nördliche Grenze der Halbinsel Angeln. Flensburg mit seiner Lage an der Flensburger Förde und mit der direkten Nachbarschaft zu Dänemark und seiner maritimen Geschichte ist zugleich attraktives Urlaubsziel und lebendige Stadt.

Flensburg verfügt mit der Fachhochschule und der Universität auch über attraktive Bildungseinrichtungen. Hier haben junge Menschen die Möglichkeit für einen guten Start ins Berufsleben. Aber auch wirtschaftlich ist die Stadt gut aufgestellt. Die Flensburger Brauerei sowie die Flensburger Werft sind nur zwei der vielen Beispiele an bekannten Flensburger Exportprodukten. Neben den genannten Unternehmen ist auch die Flensburger Stadtverwaltung einer der großen Arbeitgeber.

Alte Lösung musste ausgetauscht werden

Schon seit vielen Jahren setzt man in der Flensburger Stadtverwaltung in allen Bereichen auf den Einsatz professioneller Informationstechnologie. Allerdings kann es hin und wieder vorkommen, dass eine erfolgreich eingesetzte Software nicht mehr den mit der Zeit gewachsenen Anforderungen der Organisation entspricht, der Anbieter nicht mehr am Markt ist oder einfach, dass die eingesetzte Lösung nicht mehr vom Hersteller weiterentwickelt und gepflegt wird. Letzteres passierte der Flensburger Stadtverwaltung Mitte 2010.

Deshalb sah man sich gezwungen, nach einer Alternative für die bisher eingesetzte Lösung zur Personalabrechnung zu suchen. Bei der Auswahl der neuen Software wollte die Stadt Flensburg auf Nummer sicher gehen und suchte nach einem Hersteller, der den Anforderungen an eine professionelle Entgeltlösung entsprach. Ein Auswahlkriterium war auch eine starke Marktpräsenz und damit die Sicherheit, dass sich das, was zur Ablösung der alten Lösung führte, nicht wiederholte. Mit Sage fand die Stadt Flensburg einen wirtschaftlich starken und am Markt seit langem etablierten Experten für betriebs- und personalwirtschaftliche Softwarelösungen. Auch das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis der HR-Lösung war entscheidend.

Intensive Testphase vorgeschaltet

Nachdem die IT-Abteilung einige neue Server, die für die Installation der neuen HR-Lösung erforderlich waren, in die bereits bestehende IT-Infrastruktur eingebunden hatte, begann die Umstellung mit Unterstützung des Fachhändlers. Dieser führte auch die Schulungen durch und übernahm in der Folge und auch die Wartung der Lösung. Um die Zuverlässigkeit und Bedienung der HR-Lösung eingehend zu prüfen, wurden neun Monate lang Testabrechnungen über eine voll funktionsfähige Testversion durchgeführt. Ab 2012 waren die Module Personalabrechnung und Controlling auf 12 Arbeitsplätzen im Einsatz. „Wir haben bei unseren Abrechnungen eine Reihe unterschiedlicher Tarifvereinbarungen zu berücksichtigen, denn wir rechnen nach TVöD, TVSuE, TVAöD und nach dem Landesbesoldungsgesetz ab“, erklärt Thomas Bahnsen vom Fachbereich „Zentrale Dienste“. „Das sind ca. 2.500 Abrechnungen monatlich in insgesamt 27 Mandanten!“

Das Controlling wird intensiv genutzt. Relevante Berichte können unternehmensindividuell gestaltet und gespeichert sowie jeden Monat einfach für die einzelnen Fachbereiche generiert werden. Hierzu gehören zum Beispiel Übersichten über die monatlichen Personalausgaben der städtischen Fachbereiche, aufgeteilt nach Personen sowie Arbeitgeberbeiträge zu den einzelnen Sozialversicherungszweigen.

„Es ist auch angedacht, die Personalkostenplanung der Sage HR Suite zu nutzen“, erklärt Thomas Bahnsen. Allerdings sind hier noch interne Prozesse zu klären, sodass der Stellenplan derzeit auf Excel-Basis erstellt wird. Wir hoffen jedoch, die Personalkostenplanung über die Sage HR Suite zu abzuwickeln, da uns dann in allen Modulen dieselben Stammdaten zur Verfügung stehen.“

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