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Sage HR Suite Referenzkunde Stadt Uebigau-Wahrenbrück

Effektive Zeiterfassung mit System

Wie die Stadt Uebigau-Wahrenbrück mit der Sage HR Suite die Arbeits- und Einsatzzeiten ihrer Beschäftigten erfolgreich erfasst und auswertet.

Kunde

Stadt Uebigau-Wahrenbrück

Branche

Öffentliche Verwaltung

Standort

Uebigau-Wahrenbrück (Deutschland)

Produkt

Sage HR Suite

Die Anforderungen und Dienstleistungen für die rund 6.500 Bürger der Stadt Uebigau-Wahrenbrück unterscheiden sich nicht von denen einer großen Stadt. Deshalb ist auch dort der Einsatz modernster Arbeitsmittel, basierend auf bewährten und immer wieder neuen technischen Standards, Tagesgeschäft.

Die Herausforderung

Die vielen verschiedenen Dienstleistungen für die Bürger führen zu unterschiedlichen Arbeits- und Einsatzzeiten der Beschäftigten in der Stadtverwaltung. Es müssen Voll- und Teilzeit sowie unterschiedliche Schichtwechselmodelle monatlich gemäß den im TVÖD hinterlegten Richtlinien abgerechnet werden. „Vor der Einführung der Sage HR Suite erfolgte die Zeiterfassung der Mitarbeiter noch manuell über Excel-Zeitkarten, die durch die Mitarbeiter ausgefüllt wurden. Am Ende des Monats wurden sie dem vorgesetzten Amtsleiter zur Unterschrift vorgelegt, zur weiteren Bearbeitung an das Personalamt gegeben und anschließend zur Ablage weitergeleitet.“, erklärt Jens Runge, der als Sachbearbeiter im Amt unter anderem für alle EDV und internetrelevanten Aufgaben und Fragen zuständig ist. „Das war uns aber auf Dauer viel zu umständlich und vor allem zu fehleranfällig. Deshalb suchten wir nach einer Lösung, mit der wir künftig automatisiert die Arbeitszeiten der Kolleginnen und Kollegen im Amt erfassen und weiterverarbeiten konnten.“ Außer Frage stand, dass die neu anzuschaffende Software in der Lage sein musste, die unterschiedlichen Schicht- und Arbeitszeitmodelle zu beherrschen. Die Stadtverwaltung suchte nach einem übersichtlichen System, das im Funktionsumfang den differenzierten Ansprüchen genügen sollte. Das bedeutete unter anderem, dass das System an die bereits vorhandene Softwarelandschaft, z. B. an die im Personalbereich laufende Sage HR Personalabrechnung, problemlos zu koppeln sein sollte.

Die Lösung

Zunächst musste geprüft werden, ob die neue Lösung in der Lage ist, die vorhandene Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit umsetzen zu können. Hinzu kam, dass die Lösung neben der Abbildung der verschiedenen Zeitmodelle vor allem umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten beinhalten sollte. Weitere Voraussetzungen waren u.a. die Lauffähigkeit via Terminalserver und dessen Bedienung über Webclient. Nach einer eingehenden Prüfung dauerte die Entscheidung zugunsten der Sage HR Suite nicht mehr lange, da alle geforderten Funktionalitäten abgedeckt werden können. Außerdem hatte man in der Vergangenheit bereits gute Erfahrungen mit anderen Lösungen von Sage gemacht – vor der Einführung der HR-Suite waren bei der Stadverwaltung bereits die Personalabrechnung und das Personalmanagement samt Mitarbeiterportal im Einsatz.

Reibungsloser Übergang

Vom Vertragsabschluss bis zur Inbetriebnahme der Zeiterfassung vergingen nur drei Monate. In dieser Zeit wurden von Sage zwei Zeiterfassungsterminals im Eingangsbereich der beiden Verwaltungsgebäude für die Mitarbeiter angebracht, die ihre Kommt/Geht-Zeiten nicht über Webclient erfassen. Gleichzeitig wurde das System über Terminalserver konfiguriert. Die Datenübertragung des zentralen Citrix Terminalservers unter Windows 2003 Server erfolgt über Standleitungen mit VPN-Tunneling. Auch die Arbeitszeitmodelle für alle abzurechnenden Mitarbeiter werden ins System, das auf einer MS SQL 2000-Datenbank basiert, eingepflegt.

Fazit

Die Stadtverwaltung ist zufrieden mit der damaligen Entscheidung. Nicht nur die Erfassung der Arbeitszeiten ist jetzt präziser, vollständiger und vor allem einfacher. „Wir sparen uns jetzt auch das lästige Ausdrucken der Zeitkarten und die Unterschriftenregelung durch den Amtsleiter“, resümiert Jens Runge. „Außerdem verfügen wir jetzt über umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, die uns nicht nur bei Planungen aller Art unterstützen können. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter durch die Nutzung des Mitarbeiterportals jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand ihrer geleisteten Arbeitszeiten. Das und die einfache Bedienung des Programms schätzen die Kolleginnen und Kollegen sehr.“ Durch das Anwesenheitsdisplay lässt sich laut Jens Runge auch dank einer übersichtlichen Darstellung problemlos überprüfen, wer aktuell im Haus ist und wer nicht. Bei Abwesenheit hinterlegt das System zusätzlich den Grund dafür und übergibt ohne weitere Arbeitsschritte die erfassten und korrigierten Arbeitszeiten an die Sage HR Personalabrechnung.

Jens Runge bringt die Vorzüge der Lösung auf den Punkt : „Effektive Zeiterfassung und -bewertung mit System – die Sage HR Suite macht‘s möglich !“

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