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Sage X3 Referenzkunde united-domains AG

Tausende Rechnungen täglich

Wie die united-domains AG mit Sage X3 alle Compliance- und Kundenanforderungen bestens erfüllt.

Kunde

united-domains AG

Branche

Internet-Dienstleistungen

Standort

Starnberg

Produkt

Sage X3

Die weltweite Einführung neuer Domainendungen – wie zum Beispiel .bayern, .gmbh oder .berlin – ist in aller Munde. Die united-domains AG bereitet sich seit vielen Monaten intensiv darauf vor, ihren Kunden einen optimalen Start in diese neuen Internet-Welten zu ermöglichen.

Um den Ansturm der aktuell über 300.000 Bestandskunden und vieler zu erwartender Neukunden zu bewältigen, hat sich die united-domains AG für die Zentrale Deutschland und die US-Tochter United Domains Inc. in Boston entschieden, die bestehende Eigenentwicklung für die Finanzbuchhaltung durch die zertifizierte und leistungsstarke Software Enterprise Management von Sage zu ersetzen. Die neue Lösung verarbeitet vollautomatisiert die riesigen Datenmengen aus Europa und den USA. Mehrwährungsfähigkeit, Massendatentauglichkeit sowie die Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen mehrerer Länder in einer Software abzubilden (Multi-Legislation) gehörten zu den wichtigsten Kriterien bei der Auswahl.

Die Herausforderung

Der Kundenzuwachs, den die neuen Internet-Adressen bringen werden, war einer der wichtigsten Auslöser für united-domains, nach einer zertifizierten ERP-Lösung Ausschau zu halten. Bis zum Jahresbeginn 2013 haben die Kunden weltweit bereits über 2.000.000 Vorbestellungen getätigt: „In unserer globalisierten Welt, wo die Compliance-Fähigkeit ganz oben auf der Agenda steht, wollen wir eine sichere und ausbaubare Lösung, die sich den Gesetzes- und Steuervorgaben unterschiedlicher Länder ohne unser Zutun anpasst“, erklärt Silvia Bösemüller, CFO bei uniteddomains AG.

Schon heute können Privat- und Geschäftskunden aus mehr als 200 Domain-Endungen – von .ag wie Antigua bis .za wie Südafrika – bei den Starnbergern auswählen. Zwar funktionierte die bisherige Eigenentwicklung des IT-Teams der united-domains AG sehr gut, hatte aber ein Handicap: Der Lösung fehlte die Mehrwährungsfähigkeit.

In einem umfangreichen Auswahlverfahren konnte Sage das Starnberger Unternehmen von der Leistungsfähigkeit seiner Lösung überzeugen. Die ERP-Lösung Sage X3 punktete unter Anderem durch ihre Entwicklungsplattform.

Die Lösung

Joachim Hofäcker, Produktexperte bei Sage erklärt: „Alle Funktionen in Sage X3 können modifiziert und an die besondere Situation eines Kunden angepasst werden.“ Zudem kann die Multi-Legislation- und Währungsfähigkeit der ERP-Lösung von Sage bei united-domains ihr ganzes Potenzial ausspielen: Denn neben dem Domains-Wiederverkäufer united-domains Reselling GmbH galt es auch, die amerikanische Tochter United Domains Inc. in Boston ins Rechnungssystem einzubinden. Enterprise Management deckt alle gesetz- und steuerrechtlichen Anforderungen in einer einzigen Installation ab – ein Alleinstellungsmerkmal der Sage-Lösung.

Auch die Massendatentauglichkeit von Sage X3 war gefragt. Durchschnittlich melden sich bei der united-domains AG monatlich einige tausend neue Nutzer an. Etwa 3.000 Rechnungen verlassen täglich per E-Mail und Post das Haus. Rund 10.000 offene Rechnungsposten sind kontinuierlich zu managen. Eine Vollautomation der Prozesse – von der Rechnungserstellung über eventuelle Mahnprozesse bis zur Abbuchung – war deshalb Pflicht.

Die Aufgabe hieß: Sage X3 ersetzt das selbstentwickelte Rechnungssystem der Starnberger – mitinbegriffen die Schnittstelle zwischen Sage X3 und der Internetplattform des Registrars, auf der die gesamte Kommunikation zwischen dem Registrator und dem Kunden abläuft. „Unter der Prämisse der Vollautomation ist eine bidirektionale Verknüpfung kein einfaches Unterfangen“, erklärt Joachim Hofäcker und betont: „Je mehr Automation, umso komplexer das notwendige Regelwerk.“

Das Ergebnis

Das Regelwerk, das den automatisierten Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Abbuchung oder – nach diversen Mahnstufen – bis zur Sperrung und Kündigung stützt, ist jeder Konstellation gewachsen. Mehrmals am Tag werden die in der Plattform aufgelaufenen Daten zeitgesteuert nach Sage X3 transportiert, dort fakturiert und als neue Status-Informationen wieder über die Schnittstelle an den Kunden zurückgespielt.

Der Ausblick

Sämtliche Bewegungsdaten ab dem Jahr 2003 können in das neue System übernommen werden. Dank eines Templatesystems, das Sage dafür entwickelt hat, verlief die Migration der Daten aus dem Geschäftsjahr 2010 bereits „überraschend gut und schnell“, wie Silvia Bösemüller sagt. Sie ist froh, dass ihr Team jetzt den Rücken für neue Aufgaben frei hat. Die neuen Internet-Namen können kommen.

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