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Erfolgsgeschichte

Perfektes Eventmanagement

mit der Sage Business Cloud

Das perfekte Event

Eventmanagement mit Feingefühl, Herzlichkeit und Leidenschaft – diesem Leitsatzhat sich die Eventagentur BE! - BeckerEventkonzept verschrieben. Das 2013 von Inhaber Niko Becker gegründete Unternehmen aus Anröchte organisiert, koordiniert und realisiert Veranstaltungen zu verschiedensten Anlässen, von Geburtstagen über Hochzeiten bis hin zu jeglicher Art von Business-Event. Der Anspruch: flexibel und kreativ das perfekte Event für den individuellen Bedarf des Kunden zu realisieren.Veranstaltungsorganisation „von der Stange“ findet der Kunde bei Becker Eventkonzept nicht, viel mehr gilt es, jeder Veranstaltung Persönlichkeit zu verleihen, das gewisse Etwas, welches das Event unvergesslich werden lässt. Dafür setzt das Unternehmen intern auf flache Hierarchien, ein junges Team und eine freundschaftliche Unternehmenskultur. Mit zwanzig freien Mitarbeitern und einem Netzwerk externer Dienstleister bietet die Agentur alle Veranstaltungsdienstleistungen aus einer Hand. Im Vordergrund steht dabei immer die einzelne Veranstaltung sowie der einzelne Kunde mit seinen Vorlieben und Vorstellungen. „Sie müssen dem Kunden gerecht werden.“, erklärt Niko Becker. „Wenn wir beispielsweise ein Klassik-Konzert ausrichten, darf bei den Getränken keine Flasche die andere berühren. Das könnte einen Ton erzeugen, aufgrund dessen das Konzert abgebrochen werden müsste. Auf so etwas achtet niemand, der nur mit dem Mainstream geht, um entsprechenden Umsatz zu fahren. Hier heben wir uns ganz klar von vielen Mitbewerbern ab und schaffen so für unsere Kunden das perfekte Event.“

„Es ist schwierig, ein modernes Produkt, also eine gelungene Veranstaltung, zu verkaufen,wenn ich diese mit veralteten Mitteln vorbereiten muss. Der Kunde sieht das, was auf der Veranstaltung direkt passiert und urteilt auf dieser Grundlage. Aber im Hintergrund, speziell in der Planung, passiert doch einiges mehr. Ich kann keine emotionale Veranstaltung planen und durchführen, wenn meine Software steinalt ist und meinen Bedarf nicht abdeckt“, erläutert der Unternehmer. „Das fängt bei der Angebotserstellung an, erstreckt sich über die Lohnabrechnung für die Mitarbeiter und reicht bis hin zur Rechnungsstellung.“

Nachdem Niko Becker einige Softwarelösungen für die Buchhaltung und Lohnabrechnung getestet hatte, ist er zu Sage gewechselt – und dabei geblieben. „Sage Business Cloud ist sehr komfortabel. Viele Dinge muss ich gar nicht mehr tun, weil die Software für mich mitdenkt. Wenn man wie wir beispielsweise viel mit Aushilfen arbeitet, muss man flexibel sein. Hier ist es extrem zeitraubend, wenn man jedes Mal die Stammdaten eines Mitabeiters anpassen muss, weil dieser im vergangenen Monat nicht gearbeitet hat. Ebenso musste ich mich früher immer selbst daran erinnern, meine gesetzlichen Meldungen zum vorgeschriebenen Zeitpunkt einzureichen. Heute erledigt die Lohnabrechnung von Sage diese Sachen für mich, ohne dass ich etwas davon merke. Neben der Zeit, die ich so spare, bin ich außerdem immer auf der sicheren Seite, was gesetzliche Vorschriften angeht. So laufe ich nicht Gefahr, in Konflikt mit Finanzbehörden zu kommen. Das ist speziell für kleine Unternehmen eine enorme Erleichterung. Und den gewonnenen Freiraum kann ich dazu nutzen, meinen Job gut zu machen und unsere Events bis ins Detail zu planen und durchzuführen.“

Buchhaltung immer und überall

„Gerade im Bereich der Angebotserstellung ist die Buchhaltung von Sage für mich unschlagbar, da man es auch mobil nutzen kann“, erzählt Niko Becker. „Zumeist sind wir die Hälfte der Woche unterwegs, um vor Ort Events vor- oder auch nachzubereiten. Mit der Buchhaltung aus der Sage Business Cloud kann ich per App dort arbeiten, wo eine Internetverbindung zur Verfügung steht – also eigentlich überall. Früher waren alle Informationen nur im Büro verfügbar. Wenn ich unterwegs war, hatte ich keinen Zugriff. Das ist in unserer Branche extrem hinderlich. Wenn heute ein Kunde anruft, habe ich alle Informationen zur Hand und kann sofort reagieren, ganz egal, wo ich gerade bin. Ich kann unterwegs Angebote generieren, Lieferscheine erstellen, nach der Veranstaltung direkt die Rechnung aufsetzen und als PDF per Mail verschicken – und dann bin ich auch schon fertig damit. Gleichzeitig nimmt die Buchhaltung von Sage automatisch den Kontenabgleich vor. Wenn eine Zahlung eingeht, muss ich nur noch die Zuweisung bestätigen und bin sicher, dass inklusive der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung alles passend geregelt ist. Das ist eine extreme Arbeitserleichterung.“

Individualität als Erfolgsrezept

„Der Trend geht in unserer Branche zu individuellen Veranstaltungen in den eigenen Räumlichkeiten, allerdings konzipiert und durchgeführt von einem Fachmann, der alles aus einer Hand liefert und auch Impulse gibt. Das ist unseren Kunden wichtig. Man kann nicht die Neuauflage eines bereits gelaufenen Events bieten. Das macht die Arbeit spannend, das ist die Herausforderung. Ganz wichtig dabei: Man darf den Spaß an der Sache nicht verlieren und muss motiviert sein, ob nun mit zwanzig oder aber hundert Mitarbeitern“, erläutert Herr Becker. „Sage Business Cloud gibt mir die Möglichkeit, Buchhaltung und Lohnabrechnung zu erledigen und trotzdem meine Kreativität und Energie in jedes einzelne unserer Events zu investieren.“

Produkt

Sage Business Cloud Lohnabrechnung

Kunde

BE! - Becker Eventkonzept

Standort

Anröchte (Deutschland)

Branche

Eventmanagement