{"id":13945,"date":"2018-12-29T00:00:45","date_gmt":"2018-12-28T23:00:45","guid":{"rendered":"https:\/\/sage.prag\/es-es\/blog\/?p=13945"},"modified":"2026-07-15T19:06:55","modified_gmt":"2026-07-15T17:06:55","slug":"que-documentos-deben-estar-siempre-en-tu-oficina-y-por-que","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/que-documentos-deben-estar-siempre-en-tu-oficina-y-por-que\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 documentos deben estar siempre en tu oficina y por qu\u00e9?"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--standard entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--standard\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/categoria\/estrategia-gestion\/\" class=\"entry-header__link\">Estrategia y Gesti\u00f3n<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\t\u00bfQu\u00e9 documentos deben estar siempre en tu oficina y por qu\u00e9?\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p>La organizaci\u00f3n de archivos es un paso b\u00e1sico para el buen funcionamiento de una oficina, [&hellip;]<\/p>\r\n\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \">Publicado el <time class=\"entry-date published\" datetime=\"2018-12-29T00:00:45+01:00\">29 diciembre, 2018<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> minutos de lectura<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"\u00bfQu\u00e9 documentos deben estar siempre en tu oficina y por qu\u00e9?\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/que-documentos-deben-estar-siempre-en-tu-oficina-y-por-que\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Please read this interesting article\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Compartir<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Copy Link<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Copied<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<\/header>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-post-author has-dark-background-color alignfull\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"co-authors\">\n\t\t\t\t\t\n\t\t<div class=\"entry-author-wrapper\">\n\t\t\t<a class=\"entry-author\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/author\/juanandujar\/\">\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"40\" height=\"40\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2018\/11\/Juan-Andujar.jpg\" class=\"entry-author__image\" alt=\"Sage\" \/>\t\t\t\t<span class=\"entry-author__name\">Juan A. And\u00fajar<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"sage-block-classic-wrapper mb-m\">\n\n<blockquote>\n<p>La organizaci\u00f3n de archivos es un paso b\u00e1sico para el buen funcionamiento de una oficina, independientemente de su tama\u00f1o y funciones.<\/p>\n<\/blockquote>\n<p>Sin embargo, no suele ser una tarea sencilla, entre otras cosas porque los <strong>criterios<\/strong> para saber qu\u00e9 documentos deben guardarse no siempre son claros, por lo que se tiende a acumular papeles innecesarios, que no hacen m\u00e1s que obstruir el acceso a los verdaderamente \u00fatiles.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>En realidad, los documentos que verdaderamente debes tener en tu oficina podr\u00edan organizarse en tres grandes archivos:<\/p>\n<h2><span style=\"line-height: 1.5\">1. Contratos<\/span><\/h2>\n<p>En este rubro entran todos los contratos realizados por o para la empresa:<\/p>\n<ul>\n<li>Contratos de los empleados<\/li>\n<li>Contratos con proveedores o clientes<\/li>\n<li>Alquiler del local del negocio y\/o oficina<\/li>\n<li>Suministros: luz, agua, tel\u00e9fonos e Internet<\/li>\n<li>Contratos bancarios<\/li>\n<\/ul>\n<p>Son <strong>documentos legales<\/strong> de referencia que pueden ser \u00fatiles en cualquier momento, para aclarar dudas, resolver posibles conflictos o gestionar tr\u00e1mites.<\/p>\n<h2><span style=\"line-height: 1.5\">2. Documentos fiscales<\/span><\/h2>\n<p>Es decir, todos los documentos que den cuenta de nuestras transacciones econ\u00f3micas:<\/p>\n<ul>\n<li>Albaranes y facturas<\/li>\n<li>Los modelos de hacienda que demuestran el registro del inicio de la actividad en la Agencia Tributaria, que son el modelo 036 o el 037<\/li>\n<li>Los documentos de alta en la Seguridad Social<\/li>\n<li>Libros contables<\/li>\n<li>Cuentas anuales<\/li>\n<\/ul>\n<p>Estos documentos pueden ayudar a resolver controversias con clientes, adem\u00e1s existe la <strong>obligaci\u00f3n legal<\/strong> de conservar estos documentos por las siguientes razones:<\/p>\n<ul>\n<li>Hacienda establece que los documentos asociados al IVA deben guardarse por cuatro a\u00f1os, y los asociados al IRPF, por cinco.<\/li>\n<li>El C\u00f3digo de Comercio obliga a resguardarlos por un m\u00ednimo de seis a\u00f1os.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es recomendable conservar los documentos fiscales en un lugar accesible y por un tiempo prologado.<\/p>\n<h2><span style=\"line-height: 1.5\">3. Escrituras<\/span><\/h2>\n<p>Se encuentran en este rubro:<\/p>\n<ul>\n<li>Escrituras sociales<\/li>\n<li>Estatutos<\/li>\n<li>Modificaciones estatutarias<\/li>\n<li>Libros de actas<\/li>\n<li>Toda la documentaci\u00f3n relacionada con los socios<\/li>\n<\/ul>\n<p>Estos documentos constituyen los papeles de identidad de tu compa\u00f1\u00eda, por lo que pueden ser de utilidad para realizar cualquier tr\u00e1mite o negocio.<\/p>\n<h2><span style=\"line-height: 1.5\">4. Otros archivos<\/span><\/h2>\n<p>Una vez que los anteriores documentos est\u00e9n debidamente resguardados, puedes hacer una revisi\u00f3n de los papales restantes en tu oficina. Algunos de ellos tendr\u00e1n una fecha de expiraci\u00f3n clara, como la correspondencia, los proyectos y los presupuestos, por lo que puedes guardarlos en un <strong>archivo temporal<\/strong> y deshacerte de ellos una vez vencido el plazo.<\/p>\n<p>Otros, como los textos informativos, pueden requerir un archivo particular, destinado \u00fanicamente a los <strong>documentos de consulta<\/strong>.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo, recuerda que tener una <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/cloud-computing-quieres-subierte-a-la-nube-infografia\/\">versi\u00f3n digital<\/a> de todos tus documentos importantes te permitir\u00e1 despejar tu escritorio adem\u00e1s de tener un resguardo seguro y accesible para la consulta.<\/p>\n\n<\/div>\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner on-scroll-highlight__target\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Subscr\u00edbete a la newsletter de Sage Advice<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p>Recibe nuestros consejos m\u00e1s recientes directamente en la bandeja de entrada de tu correo electr\u00f3nico.<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-263a5c00-99e4-4e71-8421-469deda8e674\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Suscr\u00edbete<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1440\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2022\/04\/GettyImages-1171960556-1440x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"Sage\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2022\/04\/GettyImages-1171960556-1440x810.jpg 1440w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n<section class=\"more-topics alignfull has-grey-light-background-color wp-block-sage-post-topics\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"row\">\n\t\t\t<div class=\"col col-12 col-lg-4\">\n\t\t\t\t<h3 class=\"more-topics__title h2\">Encuentra m\u00e1s art\u00edculos sobre estas tem\u00e1ticas<\/h3>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<div class=\"col col-12 col-lg-8\">\n\t\t\t\t<ul class=\"post-tags__list\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/tag\/contratos\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tContratos\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<li class=\"post-tags__item\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/tag\/gestion-empresarial\/\" class=\"post-tags__link button button--secondary\">\n\t\t\t\t\t\t\t\tGesti\u00f3n empresarial\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/ul>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n\n<div class=\"alignfull wp-block-sage-related-posts\">\n\t<section class=\"related-posts card-grid has-dark-background-color\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"row\">\n\t\t\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"related-posts__heading related-posts__heading--featured h1\">Encuentra m\u00e1s consejos<\/h2>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t<div class=\"row related-posts__featured\">\n\t\t\t\t<div class=\"col card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-0 post-33676 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-estrategia-gestion tag-crm tag-direccion-comercial tag-gestion-de-equipos tag-gestion-empresarial business_type-pequena-empresa business_type-mediana-empresa card-post--is-clickable\"\n>\n\t<div class=\"card-post__media-wrapper\">\n\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1214\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/10\/BrandShoot-LND_June2024_Financial-Services_0229-1214x810.jpg\" class=\"card-post__image\" alt=\"Chica al tel\u00e9fono en su empresa\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/10\/BrandShoot-LND_June2024_Financial-Services_0229-684x384.jpg 684w, https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/10\/BrandShoot-LND_June2024_Financial-Services_0229-768x512.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/10\/BrandShoot-LND_June2024_Financial-Services_0229-1214x810.jpg 1214w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 250px, (min-width: 30em) 100vw, 100vw\" \/>\t\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t<\/div>\n\n\t<div class=\"card-post__content\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__label\">Recomendado<\/div>\n\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"card-post__meta\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2026-01-29T18:49:11+01:00\">29 enero, 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">8 minutos de lectura<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h3\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\tclass=\"card-post__title-link\"\n\t\t\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/funciones-departamento-comercial\/\"\n\t\t\t\t>\n\t\t\t\n\t\t\tEl departamento comercial moderno: Funciones, roles y organigramas que s\u00ed venden\n\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t<\/p>\n\n\t\t\n\t\t\t\t\t<p class=\"card-post__description\">\n\t\t\t\t\u00bfTu equipo de ventas es un motor o un lastre? 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2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">9 minutos de lectura<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tRed de ventas: qu\u00e9 es, funciones y organizaci\u00f3n\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-2 post-14474 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-estrategia-gestion tag-clientes tag-crm tag-gestion-empresarial business_type-pequena-empresa\"\n>\n\t\t\t<a\n\t\t\tclass=\"card-post__link\"\n\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/como-hacer-una-correcta-gestion-de-clientes-para-tu-empresa\/\"\n\t\t\t\t\t>\n\t\t\t<figure class=\"card-post__media\">\n\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" 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datetime=\"2026-01-08T16:49:49+01:00\">8 enero, 2026<\/time><\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"card-post__meta-text\"><span class=\"reading-time\">10 minutos de lectura<\/span><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t<p class=\"card-post__title h5\">\n\t\t\tGesti\u00f3n de clientes: C\u00f3mo organizar, cuidar y no perder oportunidades en tu empresa\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"col col-6 col-lg-3 card-grid__item\">\n\t\t\t\t\t\t<article\n\t\tclass=\"card-post related-post related-post-3 post-18596 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-estrategia-gestion tag-contabilidad tag-gestion-empresarial tag-pymes tag-software-contabilidad 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Gu\u00eda sobre derechos y subrogaci\u00f3n laboral\t\t<\/p>\n\n\t\t\t<\/a>\n\t\n\t\n\t\t\n\t\n\t<\/article>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n<\/section>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La organizaci\u00f3n de archivos es un paso b\u00e1sico para el buen funcionamiento de una oficina, [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":690,"featured_media":8671,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_yoast_wpseo_is_cornerstone":"","_yoast_wpseo_meta-robots-noindex":"","_yoast_wpseo_meta-robots-nofollow":"","_yoast_wpseo_opengraph-title":"","_yoast_wpseo_opengraph-description":"","_yoast_wpseo_opengraph-image":"","_yoast_wpseo_opengraph-image-id":"","_yoast_wpseo_twitter-title":"","_yoast_wpseo_twitter-description":"","_yoast_wpseo_twitter-image":"","_yoast_wpseo_twitter-image-id":"","_yoast_wpseo_schema_page_type":"","_yoast_wpseo_schema_article_type":"","_sage_video":false,"_yoast_wpseo_focuskeywords":"","_yoast_wpseo_keywordsynonyms":"","_yoast_wpseo_primary_category":"3","sage_membership_post_content_type":"article","sage_membership_post_featured_video_id":"","sage_membership_post_video_type":"trailer","sage_membership_post_featured_video_duration":"","post_featured_image_hide":false,"sage_hide_published_date":false,"sage_hide_read_time":false,"sage_hide_share_buttons":false,"_pwl_sage_podcast_buzzsprout_src":"","footnotes":""},"categories":[3],"tags":[135,37],"business_type":[10],"lilypad":[],"context":[],"industry":[],"persona":[],"imagine_tag":[281],"coauthors":[721],"class_list":["post-13945","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-estrategia-gestion","tag-contratos","tag-gestion-empresarial","business_type-pequena-empresa"],"sage_meta":{"region":"es-es","author_name":"Juan A. 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