{"id":15402,"date":"2019-09-13T10:48:58","date_gmt":"2019-09-13T08:48:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/?p=15402"},"modified":"2026-02-04T18:03:40","modified_gmt":"2026-02-04T17:03:40","slug":"15-de-los-mejores-trucos-administrativos-para-profesionales-y-gestores-financieros","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/15-de-los-mejores-trucos-administrativos-para-profesionales-y-gestores-financieros\/","title":{"rendered":"15 de los mejores trucos administrativos para profesionales y gestores financieros"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tEstrategia y Gesti\u00f3n<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t15 de los mejores trucos administrativos para profesionales y gestores financieros\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Ashley\t\t\t\tAshley Thompson<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n
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Seg\u00fan un estudio realizado por Sage, empresas de todo el mundo afirman que el 71 % del tiempo de administraci\u00f3n lo dedican a tareas de contabilidad y procesamiento de pagos, lo que incluye emitir facturas y hacer el seguimiento de cobros.<\/p>\n

Liberar una peque\u00f1a parte de ese tiempo podr\u00eda suponer una aut\u00e9ntica transformaci\u00f3n. Los profesionales de las finanzas podr\u00edan dedicar ese tiempo extra a funciones proactivas de asesor\u00eda empresarial<\/strong> como, por ejemplo, crear una experiencia de trabajo m\u00e1s satisfactoria y estimulante.<\/p>\n

A continuaci\u00f3n se describen 15 formas de ponerlo en pr\u00e1ctica.<\/p>\n

1.Ahorra tiempo al no facturar<\/h2>\n

Vale, puede que sea una exageraci\u00f3n. Emitir facturas es algo inevitable.<\/p>\n

Pero no es necesario que tu equipo o t\u00fa os encargu\u00e9is personalmente de hacerlo. Recupera un tiempo valioso trasladando esta tarea al personal de ventas o comercial mediante tu aplicaci\u00f3n de contabilidad. La mayor\u00eda de paquetes de software contable<\/a><\/strong> incluyen esta funci\u00f3n.<\/p>\n

Aseg\u00farate de incorporar este requisito a los procesos del personal de ventas o comercial. La mayor\u00eda de las aplicaciones contables funcionan en dispositivos m\u00f3viles como tel\u00e9fonos y tablets.<\/p>\n

Por eso, es posible emitir una factura electr\u00f3nica<\/a> en cuesti\u00f3n de minutos e incluso hacerlo \u00abin-situ\u00bb, delante del cliente, para evitar discusiones posteriores sobre si se ha recibido la factura.<\/p>\n

La otra ventaja de esta opci\u00f3n es que se eliminan por completo los retrasos en la facturaci\u00f3n. Los retrasos en la recepci\u00f3n de una factura pueden crear confusi\u00f3n con el cliente y provocar demoras. Al fin y al cabo, si un pago no te preocupa lo suficiente como para emitir una factura con rapidez, \u00bfde verdad te importa cobrar sin demora?<\/p>\n

2.Externaliza tareas dentro de la propia empresa<\/h2>\n

Un truco fundamental para ahorrar tiempo y esfuerzo con cualquier funci\u00f3n orientada al servicio, como las finanzas, consiste en delegar todas las tareas posibles<\/strong> que no requieran la experiencia o los conocimientos de los profesionales de ese departamento.<\/p>\n

Veamos otro ejemplo. Pr\u00e1cticamente cualquier persona puede encargarse de hacer el seguimiento de los cobros pendientes. As\u00ed que, \u00bfy si se encarga de hacerlo el emisor de la factura<\/a>, por ejemplo el comercial, como parte de su trabajo habitual?<\/p>\n

Al fin y al cabo, el comercial no recibir\u00e1 la comisi\u00f3n hasta que se liquide el pago, por eso le interesa que se procese con prontitud.<\/p>\n

Convendr\u00eda que plantearas cualquier conversaci\u00f3n mencionando este hecho. De nuevo, tu software contable deber\u00eda disponer de una funci\u00f3n que les avisara del vencimiento de una factura al uso o de una factura electr\u00f3nica<\/a>.<\/p>\n

3.Buenos presupuestos = menos tiempo dedicado a facturar<\/h2>\n

Tu equipo y t\u00fa pod\u00e9is ahorraros much\u00edsimo tiempo al crear facturas asegur\u00e1ndoos de que el personal de ventas y comercial de la empresa se esfuerce al m\u00e1ximo en crear presupuestos detallados y correctos.<\/p>\n

Lo \u00fanico que tendr\u00e9is que hacer es trasladar los datos del \u00e1rea de presupuestos al de facturas en el software contable<\/a> o, como mucho, copiar y pegar detalles del presupuesto en el formulario de factura.<\/p>\n

Tal como hemos comentado antes, no hay duda de que la regla de oro ser\u00eda que el propio personal de de ventas o comercial se encargara de convertir el presupuesto en una factura, para evitar la implicaci\u00f3n del departamento financiero.<\/p>\n

4.Agrupa tareas<\/h2>\n

El t\u00e9rmino \u201capagar fuegos\u201d a veces se usa para describir tareas administrativas que consisten en detectar problemas que surgen sobre la marcha y que se deben resolver de inmediato, como un bombero al que avisan de que se quema una casa.<\/p>\n

Puede que a los empleados de un departamento financiero esto les suene mucho. A menudo las consultas no son realmente urgentes, en el sentido de que no se producir\u00e1 ning\u00fan perjuicio si no se resuelven. En realidad se debe a que la persona que realiza la petici\u00f3n quiere una respuesta inmediata, y no est\u00e1 dispuesta a esperar.<\/p>\n

Sin duda es f\u00e1cil caer en la trampa de organizar tu planificaci\u00f3n diaria pensando en apagar fuegos. Pero para conseguir liberar tiempo y ser m\u00e1s productivo, debes asumir el control de tu agenda de trabajo.<\/p>\n

Una t\u00e9cnica clave y sencilla de aplicar para asumir el control de tu agenda consiste en agrupar las tareas id\u00e9nticas diaria o semanalmente.<\/p>\n

Por ejemplo, supongamos que quieres dedicar varias horas cada d\u00eda a hacer el seguimiento de cobros, digamos de 1 a 3 de la tarde.<\/p>\n

Si alguien se pone en contacto contigo porque necesita saber urgentemente si se ha recibido un cobro, puedes decirle que tendr\u00e1s una respuesta antes del final de la jornada, y a\u00f1adir la petici\u00f3n a la lista de la parte del d\u00eda que dediques a hacer el seguimiento de cobros.<\/p>\n

Salvo por las consultas m\u00e1s urgentes, la mayor\u00eda de personas deber\u00eda considerar que esta respuesta es suficiente o razonable.<\/p>\n

5.Cronom\u00e9trate… y supera tu propio r\u00e9cord<\/h2>\n

Una vez que agrupes tareas, empezar\u00e1s a ser consciente del tiempo que tardas en hacer algunas de ellas. Por ejemplo, puede que te des cuenta de que en una hora puedes revisar y aprobar cinco propuestas comerciales.<\/p>\n

\u00bfY si intentas aumentar el ritmo y gestionar seis? S\u00e9 competitivo contigo mismo. Averigua cu\u00e1nto m\u00e1s puedes mejorar tu productividad y pr\u00e9miate si \u201cganas\u201d la carrera contra tu propio ritmo de trabajo.<\/p>\n

Evidentemente esta t\u00e9cnica no siempre ser\u00e1 factible porque tu carga de trabajo variar\u00e1. Pero a lo que nos referimos en este apartado es a la importancia de la automedici\u00f3n, que es un elemento valioso en s\u00ed mismo.<\/p>\n

Controlar tus propios niveles de eficiencia es una rutina sana, porque te permite identificar patrones en tu flujo de trabajo que pueden inspirarte a cambiar el modo de hacer las cosas.<\/p>\n

6.Segmenta tu tiempo<\/h2>\n

Al crear tu agenda puedes decidir parcelar tu tiempo de trabajo en unidades m\u00e1s peque\u00f1as. Est\u00e1 claro que no es una idea nueva. Seguro que recuerdas que en el instituto o la universidad tu d\u00eda estaba dividido en un horario que te permit\u00eda aprender todo lo necesario.<\/p>\n

Si funcionaba tan bien entonces, \u00bfpor qu\u00e9 no usar el mismo m\u00e9todo ahora?<\/p>\n

Pero ya no estamos en el instituto. Ahora controlas tu propia agenda, por lo que puedes definir cada una de las \u201cclases\u201d. Por ejemplo, podr\u00edas segmentar tu d\u00eda en una serie de periodos de 30 minutos, y asignarles tareas.<\/p>\n

Las m\u00e1s largas pueden ocupar dos o incluso tres periodos. No olvides a\u00f1adir el rato de la comida y un descanso por la ma\u00f1ana y por la tarde, igual que se hac\u00eda en el instituto o la universidad.<\/p>\n

Este elemento enlaza con el truco anterior de agrupar tareas, y lo formaliza para que sea un procedimiento m\u00e1s estricto.<\/p>\n

Puedes usar cualquier calendario para dar forma a tu propio horario, incluidos los calendarios online como los de Microsoft Outlook o Google Calendar. Lo importante es crear asignaciones individuales de 30 minutos para cada periodo.<\/p>\n

7.Solo tardar\u00e1s un par de minutos\u2026<\/h2>\n

La regla de los dos minutos b\u00e1sicamente dice que, si una tarea se puede hacer en dos minutos o menos, deber\u00edas hacerla de inmediato.<\/p>\n

Por ejemplo, digamos que un gerente s\u00e9nior te llama pidiendo un informe de un deudor. Normalmente no te encargar\u00edas de ello hasta el momento del d\u00eda o la semana dedicado a estas tareas de administraci\u00f3n, pero tambi\u00e9n sabes que simplemente se trata de hacer clic en una opci\u00f3n de tu software contable<\/a> y enviar el PDF generado por correo electr\u00f3nico.<\/p>\n

Como van a ser menos de dos minutos, lo haces.<\/p>\n

\u00bfCu\u00e1l es el resultado? Una tarea que eliminas de tu lista de cosas pendientes, y un compa\u00f1ero satisfecho.<\/p>\n

Al dedicar ese tiempo a la tarea ahora, de hecho ahorras tiempo de tu agenda global. \u00bfC\u00f3mo? Tendr\u00edas que dar alguna respuesta a la consulta, aunque fuera para decirle al gerente s\u00e9nior que te encargar\u00e1s de hacerlo m\u00e1s adelante.<\/p>\n

\u00bfNo es mejor dedicar ese tiempo a realizar la tarea directamente? Y est\u00e1 claro que el gerente te volver\u00e1 a pedir el informe en alg\u00fan momento, lo que te obligar\u00e1 a dedicar a\u00fan m\u00e1s tiempo.<\/p>\n

Lo cierto es que todas las tareas implican consumos de tiempo como los mencionados, y la regla de los dos minutos puede ayudarte a evitar parte de ese consumo y devolverte un tiempo muy valioso.<\/p>\n

\u00bfEs necesario que hagas personalmente todas las tareas de las que te encargas cada d\u00eda? \u00bfCu\u00e1ntas de ellas puedes delegar a tu equipo o a tus compa\u00f1eros para poder dedicar m\u00e1s tiempo a otras tareas?<\/p>\n

8.Automatiza<\/h2>\n

Lo m\u00e1s probable es que tu software contable cuente con funciones de automatizaci\u00f3n integradas<\/strong>, que te pueden ahorrar much\u00edsimo tiempo al eliminar algunas de las tareas m\u00e1s b\u00e1sicas que haces cada d\u00eda.<\/p>\n

Cada vez m\u00e1s, el aprendizaje autom\u00e1tico a\u00f1ade una capa de inteligencia artificial<\/a> para mejorar a\u00fan m\u00e1s la precisi\u00f3n de la automatizaci\u00f3n.<\/p>\n

Por ejemplo, puedes automatizar los cobros de modo que las facturas se env\u00eden directamente al responsable de autorizaci\u00f3n correcto en tu organizaci\u00f3n. Puedes automatizar la conciliaci\u00f3n bancaria para que los cobros se vinculen autom\u00e1ticamente con su entrada del extracto.<\/p>\n

Dedicar cierto tiempo a investigar y aprender a usar la automatizaci\u00f3n puede aportarte enormes ahorros de tiempo a ti y a tu equipo.<\/p>\n

9.Delega<\/h2>\n

\u00bfEs necesario que hagas personalmente todas las tareas de las que te encargas cada d\u00eda? \u00bfRequieren tu experiencia, tus aptitudes o tu conocimiento? \u00bfCu\u00e1ntas de ellas puedes delegar a tu equipo o a tus compa\u00f1eros para poder dedicar m\u00e1s tiempo a otras tareas?<\/p>\n

Delegar de esta forma puede suponer todo un reto<\/strong>, porque puedes sentir que est\u00e1s cediendo el control de cuestiones importantes.<\/p>\n

Adem\u00e1s, tal vez tengas que dedicar tiempo al principio para ense\u00f1ar a gestionar esa tarea o problema concretos al compa\u00f1ero en el que delegues.<\/p>\n

Pero los ejecutivos de \u00e9xito repiten constantemente que delegar es una de las aptitudes b\u00e1sicas que usamos a diario y, en \u00faltima instancia, es una de las mejores formas de liberar tus horas de administraci\u00f3n para dedicarlas a tareas que importan.<\/p>\n

10.Aprovecha las nuevas funciones del software<\/h2>\n

Actualmente los programas inform\u00e1ticos<\/a> nos informan cada vez que se actualizan, normalmente usando una ventana emergente en la que se describen las nuevas funciones. Es f\u00e1cil caer en la tentaci\u00f3n de ignorar estas notificaciones, sobre todo si tienes prisa, pero no es una buena idea.<\/p>\n

Las nuevas funciones se suelen incorporar para ayudarte a ahorrar tiempo y recursos. Dedicar un momento a consultar las novedades puede ahorrarte horas de trabajo m\u00e1s adelante.<\/p>\n

11.Cambia tu horario de trabajo<\/h2>\n

Evidentemente no todo el mundo puede utilizar este truco, pero cambiar tu horario de trabajo puede resultar muy beneficioso.<\/p>\n

Si te agobian los correos electr\u00f3nicos, los mensajes y las llamadas durante la jornada de trabajo, empezar a trabajar a las 8 de la ma\u00f1ana, o incluso m\u00e1s temprano, te puede ofrecer unas horas productivas antes de que empiece el caos.<\/p>\n

Si empiezas a trabajar m\u00e1s temprano, podr\u00edas decidir terminar antes tu jornada, hacer una pausa m\u00e1s larga para la comida o incluso intercambiar esas horas acumuladas para trabajar solo media jornada el viernes.<\/p>\n

Esto depender\u00e1 en gran medida de la flexibilidad de tu empres<\/strong>a, pero el simple hecho de plante\u00e1rtelo puede ser de utilidad.<\/p>\n

Una forma de hacerlo podr\u00eda ser atrasar tu hora de la comida y trabajar durante el periodo en el que la mayor\u00eda de la gente se va a comer, para disfrutar de una hora algo m\u00e1s tranquila en la que puedas acelerar el ritmo de trabajo.<\/p>\n

12.Restringe el correo electr\u00f3nico<\/h2>\n

Poco a poco muchos nos hemos dado cuenta de hasta qu\u00e9 punto los correos electr\u00f3nicos han invadido nuestra jornada laboral. Se trata de una molestia que surge en cualquier momento y que puede resultar muy dif\u00edcil ignorar.<\/p>\n

Un sistema puede ser simplemente cerrar la aplicaci\u00f3n de correo, salvo quiz\u00e1s una hora al d\u00eda.<\/p>\n

Lo has le\u00eddo bien. Simplemente ignora el correo electr\u00f3nico la mayor parte del d\u00eda.<\/strong><\/p>\n

He conocido a compa\u00f1eros que lo han llevado al extremo de eliminar las aplicaciones de correo de sus ordenadores y tel\u00e9fonos, y usar exclusivamente la interfaz web para gestionar su correo. As\u00ed se evita la posibilidad de que aparezcan notificaciones que sirvan de distracci\u00f3n.<\/p>\n

Actualmente los programas de correo tambi\u00e9n incluyen funciones como la bandeja de entrada \u00abPrioritarios\u00bb, que intentan ordenar los mensajes dividi\u00e9ndolos entre los que deber\u00edas responder, y los que puedes leer cuando tengas tiempo (como los correos de grupo que ofrecen informaci\u00f3n general).<\/p>\n

Merece la pena aprender a utilizar estas funciones.<\/p>\n

13.Aplica un enfoque colaborativo<\/h2>\n

Las tareas b\u00e1sicas son la pesadilla de cualquier negocio. Consumen tiempo y, a menudo, aportan poco (o desde luego menos que otras tareas). \u00bfY si nos libramos de ellas aplicando un enfoque colaborativo?<\/p>\n

La colaboraci\u00f3n abierta distribuida, o crowdsourcing<\/em>,<\/strong> no es adecuada para todas las personas ni para todos los negocios, pero vale la pena analizar sus posibilidades.<\/p>\n

Las tareas que exigen inteligencia humana con un sistema repetitivo son id\u00f3neas para el crowdsourcing<\/em>. Por ejemplo, Amazons Mechanical Turk fue pionera en la t\u00e9cnica del crowdsourcing<\/em> e incluye a millones de personas de todo el mundo dispuestas a asumir tareas, o una peque\u00f1a parte de una tarea mayor.<\/p>\n

Se basa en tareas de inteligencia humana (HIT, por sus siglas en ingl\u00e9s). Las HIT de un departamento financiero podr\u00edan ser, por ejemplo, la impresi\u00f3n de documentos mecanografiados o la traducci\u00f3n de informes a idiomas locales.<\/p>\n

Para crear tu propia HIT solo necesitas proporcionar los datos, especificar la tarifa de pago, especificar el tipo de tarea (es decir, clasificaci\u00f3n de los datos) y especificar el nivel de experiencia de los trabajadores (es decir, cu\u00e1ntas tareas de ese tipo han realizado anteriormente, una forma \u00fatil de filtrar las p\u00e9rdidas de tiempo).<\/p>\n

\u00bfEl correo electr\u00f3nico toma el control? Un sistema puede ser simplemente cerrar la aplicaci\u00f3n de correo, salvo quiz\u00e1s una hora al d\u00eda.<\/p>\n

14.Revisa los contactos con frecuencia<\/h2>\n

Como ya sabes, las tareas financieras<\/a> pueden depender de la colaboraci\u00f3n de terceros. Por ejemplo, es posible que una factura emitida a un cliente deba autorizarse en la empresa destinataria antes de poder pagarse.<\/p>\n

Este proceso puede consumir tiempo y, por tanto, menoscabar tu propia eficiencia administrativa porque implica que la factura se pagar\u00e1 con retraso, lo que a su vez significa que tendr\u00e1s que hacer un seguimiento de la misma.<\/p>\n

Revisar peri\u00f3dicamente los datos de contacto de una empresa puede ser muy beneficioso. Imagina que env\u00edas una factura a alguien que hace a\u00f1os que dej\u00f3 la empresa. Significa que llegar\u00e1 a una bandeja de entrada que otra persona solo consulta de vez en cuando, y que tendr\u00e1 que reenviar el mensaje a las personas adecuadas.<\/p>\n

Este proceso conlleva un retraso prolongado.<\/p>\n

Pero si compruebas con frecuencia que env\u00edas las facturas<\/a> a las personas apropiadas, no tendr\u00e1s este problema. No es necesario considerar la revisi\u00f3n de contactos como una tarea independiente.<\/p>\n

Basta con que te acuerdes de identificarla durante tus comunicaciones.<\/p>\n

Si, por ejemplo, hablas con tu personal de ventas sobre una cuesti\u00f3n rutinaria, recuerda preguntar al final si la persona a la que env\u00edas la factura sigue siendo el contacto apropiado con el que tratar.<\/p>\n

15.Pruebas las reuniones \u201cde pie\u201d<\/h2>\n

Las reuniones son una parte vital del mundo empresarial, sobre todo en el caso de un departamento orientado al servicio como el financiero. Pero pueden consumir enormes cantidades de tiempo, a menudo con pocos beneficios.<\/p>\n

Una reuni\u00f3n \u201cde pie\u201d consiste en que los participantes se queden de pie durante toda la reuni\u00f3n. El concepto es que a poca gente le gusta permanecer de pie durante periodos prolongados, lo que fomenta de manera inherente que los asistentes traten los temas con eficiencia, para que la reuni\u00f3n concluya cuanto antes.<\/p>\n

Aunque las reuniones online cada vez son m\u00e1s habituales, en principio se puede aplicar la misma t\u00e9cnica b\u00e1sica. Basta con que programes reuniones de 15 o 30 minutos.<\/p>\n

Algunos de mis compa\u00f1eros a\u00f1aden \u201cde pie\u201d al t\u00edtulo de la reuni\u00f3n para recordar a los asistentes el objetivo, y en el cuerpo del correo de invitaci\u00f3n recuerdan que existe un tiempo limitado para tratar todos los temas.<\/p>\n

Conclusi\u00f3n sobre los trucos de administraci\u00f3n para gestores financieros<\/h2>\n

Asumir el control de tu tiempo implica esfuerzo, pero disfrutar\u00e1s de sus frutos a diario.<\/p>\n

No dejes sin examinar ning\u00fan aspecto de tus procesos para averiguar lo que puedes mejorar y las tareas en las que puedes aumentar la eficiencia.<\/p>\n\n

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Lo que tu empresa necesita es un controller <\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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\u00bfA\u00fan sigues creyendo que los controllers son un lujo para una PYME? Descubre en este e-book lo que pueden aportar para que un negocio crezca.<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\u00a1Quiero mi GUIA gratis!<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\"Sage\"\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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