{"id":18492,"date":"2021-06-04T00:00:00","date_gmt":"2021-06-03T22:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/?p=18492"},"modified":"2026-02-04T17:10:24","modified_gmt":"2026-02-04T16:10:24","slug":"por-que-las-hojas-de-calculo-estan-ralentizando-tus-procesos-de-solicitud-de-ausencias","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/por-que-las-hojas-de-calculo-estan-ralentizando-tus-procesos-de-solicitud-de-ausencias\/","title":{"rendered":"Por qu\u00e9 las hojas de c\u00e1lculo est\u00e1n ralentizando tus procesos de solicitud de ausencias"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--generic\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/categoria\/personas-liderazgo\/\" class=\"entry-header__link\">Personas y Liderazgo<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tPor qu\u00e9 las hojas de c\u00e1lculo est\u00e1n ralentizando tus procesos de solicitud de ausencias\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2021-06-04T00:00:00+02:00\">4 June, 2021<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> minutos de lectura<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Por qu\u00e9 las hojas de c\u00e1lculo est\u00e1n ralentizando tus procesos de solicitud de ausencias\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/por-que-las-hojas-de-calculo-estan-ralentizando-tus-procesos-de-solicitud-de-ausencias\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Please read this interesting article\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Compartir<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Copiar enlace<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Copiado<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/header>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-post-author has-dark-background-color alignfull\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"co-authors\">\n\t\t\t\t\t\n\t\t<div class=\"entry-author-wrapper\">\n\t\t\t<a class=\"entry-author\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/author\/alvarogalan\/\">\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"40\" height=\"40\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2021\/03\/Alvaro-Galan-Profile-Picture-350x350.jpg\" class=\"entry-author__image\" alt=\"Alvaro Gal\u00e1n\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2021\/03\/Alvaro-Galan-Profile-Picture-350x350.jpg 350w, https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2021\/03\/Alvaro-Galan-Profile-Picture-768x768.jpg 768w, https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2021\/03\/Alvaro-Galan-Profile-Picture-810x810.jpg 810w, https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2021\/03\/Alvaro-Galan-Profile-Picture-1536x1536.jpg 1536w, https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2021\/03\/Alvaro-Galan-Profile-Picture.jpg 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 40px) 100vw, 40px\" \/>\t\t\t\t<span class=\"entry-author__name\">\u00c1lvaro Gal\u00e1n Ocampo<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"sage-block-classic-wrapper\">\n\n<p>La gesti\u00f3n y solicitud de ausencias y vacaciones puede resultar una tarea tediosa para las empresas y sus equipos de RR.HH.<\/p>\n<ul>\n<li>Hasta las plantillas m\u00e1s reducidas pueden resultar complicadas de gestionar, sobre todo en \u00e9poca estival, cuando es habitual que se solapen solicitudes.<\/li>\n<li>En este art\u00edculo, analizamos los pros y contras de utilizar las hojas de c\u00e1lculo para gestionar los procesos de solicitud de d\u00edas libres de tu plantilla.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Algunos estudios\u00a0revelan que el 75\u00a0% de los trabajadores suelen disfrutar todos o casi todos sus d\u00edas de vacaciones. En definitiva, este tipo de datos ponen de relieve c\u00f3mo las plantillas actuales valoran la conciliaci\u00f3n de su vida personal y laboral m\u00e1s que nunca.<!--more--><\/p>\n<p>Por eso, como profesional de RR.HH., debes tomar todas las precauciones para asegurarte de que <strong>solicitar y monitorizar los d\u00edas libres sea un proceso sencillo<\/strong> tanto para tu plantilla como para ti.<\/p>\n<p>Si sigues usando hojas de c\u00e1lculo para gestionar las ausencias, te est\u00e1s perdiendo las herramientas y funciones que ofrece el <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/sage-business-cloud\/sage-hr\/\">software de RR.HH<\/a>. para acabar con los problemas asociados a esa tarea.<\/p>\n<p>A continuaci\u00f3n, hacemos un repaso a los motivos por los que las hojas de c\u00e1lculo no funcionan en este tipo de gestiones.<\/p>\n<h2>Por qu\u00e9 las hojas de c\u00e1lculo no funcionan para la gesti\u00f3n de ausencias<\/h2>\n<p>Existen muchos factores para tener en cuenta de cara a la <strong>gesti\u00f3n de ausencias y solicitud de d\u00edas libres<\/strong>, incluso en plantillas reducidas. Tratar de tener todo en hojas de c\u00e1lculo resulta problem\u00e1tico en muchos sentidos, pero especialmente porque no sienta unas bases s\u00f3lidas para el crecimiento empresarial.<\/p>\n<h3>El caso de la empresa RateSetter<\/h3>\n<p>Esta es la situaci\u00f3n en la que se encontr\u00f3 Rob Crowley cuando fue nombrado director de RR.HH. en RateSetter, una empresa de inversi\u00f3n crediticia de r\u00e1pido crecimiento.<\/p>\n<p>Rob era consciente de que las tareas manuales y la dependencia de hojas de c\u00e1lculo interminables dejaban a su equipo bastante <strong>reactivo en lo tocante a la gesti\u00f3n de personal.<\/strong><\/p>\n<p>En sus propias palabras: <em>\u201cEl enfoque en Recursos Humanos ten\u00eda que pasar de contratar al m\u00e1ximo n\u00famero de personas posible a obtener una infraestructura en condiciones que pudiera aportar eficiencias, inculcar una cultura ganadora y de recompensas y aportar datos \u00fatiles y precisos para impulsar el crecimiento del negocio\u201d.<\/em><\/p>\n<h2>Cinco peligros asociados al uso de las hojas de c\u00e1lculo<\/h2>\n<h3>1. Hacen perder mucho tiempo<\/h3>\n<p>Para Crowley, una de las mayores desventajas de usar hojas de c\u00e1lculo era la <strong>gran cantidad de tiempo de administraci\u00f3n<\/strong> que requer\u00edan. Cada semana se invert\u00edan un mont\u00f3n de horas innecesarias en tareas muy sencillas debido a que el trabajo administrativo asociado se llevaba a cabo de forma manual.<\/p>\n<p>El personal de <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/trabajo-hibrido-el-arte-de-combinar-el-teletrabajo-y-la-oficina\/\">RR.HH. y n\u00f3minas<\/a> suele tener que introducir la misma informaci\u00f3n en distintas hojas de c\u00e1lculo y desplazarse por hojas enteras para extraer datos, eso sin contar que las solicitudes de los empleados suelen llegar por email o en formularios en papel.<\/p>\n<p>No te queda m\u00e1s remedio que <strong>recurrir a las hojas de c\u00e1lculo<\/strong> cada vez que alguien pide d\u00edas libres, para ver si hay alguna otra persona de vacaciones al mismo tiempo.<\/p>\n<h3>2. No son seguras<\/h3>\n<p>La confidencialidad de los datos es m\u00e1s importante que nunca, y las <strong>hojas de c\u00e1lculo no ofrecen las medidas de seguridad<\/strong> que las empresas necesitan para proteger la informaci\u00f3n de los empleados.<\/p>\n<p>Las personas comparten constantemente hojas de c\u00e1lculo por correo electr\u00f3nico y no suelen protegerlas con contrase\u00f1a. Los servidores de correo electr\u00f3nico son un objetivo constante para los ciberdelincuentes, con el consiguiente riesgo para la informaci\u00f3n confidencial de las hojas de c\u00e1lculo. La posibilidad de que un documento se corrompa y sea inaccesible borrar\u00eda todo el hist\u00f3rico de solicitudes del a\u00f1o con el impacto que eso podr\u00eda causar al negocio.<\/p>\n<h3>3. Cuesta mantenerlas al d\u00eda<\/h3>\n<p>Los datos con los que trabajas <strong>cambian de forma casi constante<\/strong>: gente nueva, personas que dejan la empresa, bajas por enfermedad, vacaciones.<\/p>\n<p>A medida que la organizaci\u00f3n va creciendo, se vuelve imposible introducir todos estos datos en tiempo real. Gestionar las ausencias y la solicitud de d\u00edas libres de esta forma hace que peligren la precisi\u00f3n y la puntualidad de las n\u00f3minas.<\/p>\n<h3>4. Los trabajadores no tienen otra forma de comprobar los d\u00edas que les quedan<\/h3>\n<p>T\u00fa eres responsable de gestionar los d\u00edas libres de todo el mundo y de responder consultas al respecto.<\/p>\n<p>Cada una de estas consultas implica <strong>peinar las hojas de c\u00e1lculo<\/strong> y confiar en que los datos est\u00e9n actualizados.<\/p>\n<p>Si no es el caso, o si se tarda m\u00e1s de lo habitual en responder a una consulta, esto podr\u00eda hacer dudar al solicitante.<\/p>\n<h3>5. No fomentan la colaboraci\u00f3n<\/h3>\n<p>Las leyes de protecci\u00f3n de datos como el <strong>RGPD limitan el acceso a cierta informaci\u00f3n<\/strong> de los empleados. Si un gerente o un empleado s\u00e9nior pregunta cu\u00e1ntos d\u00edas libres les quedan a los miembros de su equipo para el resto del a\u00f1o, tendr\u00e1s que recortar la hoja de c\u00e1lculo para que puedan acceder \u00fanicamente a la informaci\u00f3n que les concierne.<\/p>\n<p>En resumen, gestiones sencillas como estas no deber\u00edan llevar tanto tiempo y esfuerzo.<\/p>\n<h2>El software como facilitador de la gesti\u00f3n de ausencias y solicitud de d\u00edas libres<\/h2>\n<p>Crowley, como muchos directores de Recursos Humanos, encontr\u00f3 la soluci\u00f3n que necesitaba <strong>al empezar a trabajar con un <\/strong><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/sage-business-cloud\/sage-hr\/\">software de RR.HH<\/a><strong>.<\/strong><\/p>\n<p>Seg\u00fan explica: \u201c<em>Al abordar lo b\u00e1sico, necesitaba ver c\u00f3mo pod\u00edamos convertirnos en un empleador de preferencia.<\/em><\/p>\n<p><em>Sab\u00eda qu\u00e9 ten\u00edamos que hacer, lo que ten\u00eda que averiguar era el c\u00f3mo. Empezamos por buscar una soluci\u00f3n online en la nube para ayudarnos\u201d.<\/em><\/p>\n<p>El software de RR.HH. <strong>elimina los problemas en la gesti\u00f3n de ausencias<\/strong> porque:<\/p>\n<h3>Posibilita el autoservicio<\/h3>\n<p>En lugar de emplear toda tu energ\u00eda en responder a solicitudes sobre d\u00edas libres, el software de RR.HH. permite <strong>que tus trabajadores hagan solicitudes<\/strong> y consulten los d\u00edas que les quedan por s\u00ed mismos.<\/p>\n<p>T\u00fa recuperar\u00e1s ese tiempo en tu jornada y ellos agradecer\u00e1n la comodidad.<\/p>\n<h3>Automatiza procesos y c\u00e1lculos<\/h3>\n<p>En lugar de buscar a tientas en las <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/hojas-de-calculo-asi-es-como-puedes-acelerar-tus-procesos-comerciales\/\">hojas de c\u00e1lculo<\/a> para actualizar datos, el software de RR.HH. los <strong>procesa autom\u00e1ticamente<\/strong> y hace los c\u00e1lculos por ti en funci\u00f3n de la situaci\u00f3n de cada trabajador.<\/p>\n<p>De esta forma, si un empleado a tiempo parcial pasa a trabajar a tiempo completo, el software calcular\u00e1 autom\u00e1ticamente su permiso anual y lo ajustar\u00e1 a partir de la fecha efectiva.<\/p>\n<h3>Te permite responder con mayor rapidez<\/h3>\n<p>El software de RR.HH. <strong>organiza los datos por ti<\/strong> de forma intuitiva y personalizable.<\/p>\n<p>As\u00ed, cuando alguien te pregunte c\u00f3mo el personal est\u00e1 usando sus d\u00edas libres, podr\u00e1s extraer \u00fanicamente los datos correspondientes para no infringir ninguna ley de protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n<p>Sophie MacDonald, asesora de RR.HH. en RateSetter, comenta que la adopci\u00f3n de software de RR.HH. por parte de su empresa supuso una enorme mejora en su d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n<p>Y a\u00f1ade: <em>\u201cPuedo afirmar con total seguridad que el equipo de operaciones de personal se est\u00e1 ahorrando unas ocho horas a la semana con tan solo eliminar esa carga. Eso significa que ahora puedo centrarme en prestar un servicio proactivo de RR.HH. a la empresa\u201d.<\/em><\/p>\n<h3>Se integra con el software de n\u00f3minas para gestionar la experiencia de los empleados de principio a fin<\/h3>\n<p>Digitalizar tu <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/sage-business-cloud\/sage-hr\/\">funci\u00f3n de RR.HH<\/a>. te permite conectar con el software de n\u00f3minas como \u00fanica fuente de datos de empleados. De esta forma, podr\u00e1s <strong>gestionar su antig\u00fcedad en la empresa<\/strong> desde el momento de la contrataci\u00f3n en un \u00fanico sistema.<\/p>\n<h2>C\u00f3mo olvidarse de las hojas de datos<\/h2>\n<p>Usar software para tu proceso de gesti\u00f3n de ausencias o para la solicitud de d\u00edas libres es una necesidad para futuros negocios. Estos cuatro pasos pueden ayudar a tu equipo a pasar de las hojas de c\u00e1lculo al software.<\/p>\n<h3>1. Establece un calendario<\/h3>\n<p>Tu equipo necesitar\u00e1 tiempo para adaptarse al cambio, y eso es algo que deber\u00e1s tener en cuenta a la hora de marcarte un plazo para completar la transformaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Crowley no quer\u00eda agobiar a la plantilla, por lo que opt\u00f3 por un enfoque gradual para su implantaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Comenta: \u201c<em>No quer\u00edamos que la puesta en marcha fuera disruptiva teniendo en cuenta que el negocio estaba atravesando muchos cambios.<\/em><\/p>\n<p><em>As\u00ed pues, optamos por un \u2018arranque suave\u2019, informando de que se iba a producir un cambio y emitiendo credenciales de inicios de sesi\u00f3n provisionales para quien quisiera ir prob\u00e1ndolo\u201d.<\/em><\/p>\n<h3>2. Comunica el cambio al personal<\/h3>\n<p>Informa a los miembros del personal de que estos cambios ayudar\u00e1n a mejorar el servicio de RR.HH. que reciban. Destaca c\u00f3mo saldr\u00e1n ganando: les ser\u00e1 m\u00e1s f\u00e1cil solicitar permisos, comprobar cu\u00e1ntos d\u00edas les quedan y planificarse.<\/p>\n<p>Com\u00e9ntales que dejar\u00e1s de usar tu sistema de hojas de c\u00e1lculo y cu\u00e1ndo empezar\u00e1n a usar el nuevo software.<\/p>\n<h3>3. Imparte formaci\u00f3n<\/h3>\n<p>Un consejo que puede parecer obvio: el nivel de sencillez es relativo cuando hablamos de plantillas multigeneracionales. Planifica impartir la formaci\u00f3n necesaria para que todo el mundo se sienta c\u00f3modo a la hora de usar el nuevo software.<\/p>\n<h3>4. Pide opini\u00f3n<\/h3>\n<p>Esto es importante, ya que te aportar\u00e1 informaci\u00f3n sobre c\u00f3mo les va a tus empleados con tu nuevo sistema y hasta qu\u00e9 punto les ha servido la <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/formacion-ocupacional-por-que-es-importante-para-tus-empleados\/\">formaci\u00f3n<\/a>.<\/p>\n<p>Crowley emple\u00f3 todo el <em>feedback<\/em> recibido para valorar el \u00e9xito general de la migraci\u00f3n.<\/p>\n<p>Y a\u00f1ade: <em>\u201cRecibimos un buen feedback de la prueba: lo profesional que parec\u00eda el sistema, lo f\u00e1cil que era de usar y lo positiva que result\u00f3 la experiencia para los empleados.<\/em><\/p>\n<p><em>Supimos que la decisi\u00f3n de pasarnos a un software de RR.HH. hab\u00eda sido la correcta porque, tras la puesta en marcha, nuestro eNPS mejor\u00f3: los empleados hicieron comentarios positivos y disfrutaron de los avances en RR.HH., como por ejemplo de la posibilidad de gestionar y reservar los d\u00edas por s\u00ed mismos\u201d.<\/em><\/p>\n<h2>En resumen<\/h2>\n<p>No permitas que las tareas tediosas relacionadas con la <strong>gesti\u00f3n de ausencias o solicitud de d\u00edas libres<\/strong> te ralenticen y te impidan ofrecer un servicio excelente.<\/p>\n<p>Emplear software en lugar de hojas de c\u00e1lculo prepara a la empresa para la adopci\u00f3n de sucesivos avances tecnol\u00f3gicos y a tu equipo para el crecimiento empresarial en el futuro.<\/p>\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Sage HR <\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p>Una herramienta de gesti\u00f3n de recursos humanos sencilla y centralizada adaptada a las PYMES como la tuya<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/sage-business-cloud\/sage-hr\/\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tid=\"cta-id-17963\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tdata-button-location=\"cta_box\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Quiero m\u00e1s informaci\u00f3n<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1440\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2022\/04\/GettyImages-152264416-1440x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"Sage\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2022\/04\/GettyImages-152264416-1440x810.jpg 1440w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gesti\u00f3n y solicitud de ausencias y vacaciones puede resultar una tarea tediosa para las empresas y sus equipos de RR.HH. 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