{"id":23981,"date":"2023-10-11T09:29:01","date_gmt":"2023-10-11T07:29:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/?p=23981"},"modified":"2026-02-04T16:00:26","modified_gmt":"2026-02-04T15:00:26","slug":"estrategias-para-una-administracion-efectiva","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/estrategias-para-una-administracion-efectiva\/","title":{"rendered":"Mejora la gesti\u00f3n de documentos empresariales: Estrategias para una administraci\u00f3n efectiva"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--generic\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/categoria\/finanzas\/\" class=\"entry-header__link\">Finanzas<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tMejora la gesti\u00f3n de documentos empresariales: Estrategias para una administraci\u00f3n efectiva\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2023-10-11T09:29:01+02:00\">11 octubre, 2023<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> minutos de lectura<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Mejora la gesti\u00f3n de documentos empresariales: Estrategias para una administraci\u00f3n efectiva\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/estrategias-para-una-administracion-efectiva\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Please read this interesting article\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Compartir<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Copiar enlace<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Copiado<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/header>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-post-author\">\n\t\t\t<div class=\"co-authors\">\n\t\t\t\n\t\t<div class=\"entry-author-wrapper\">\n\t\t\t<a class=\"entry-author\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/author\/jose-ramon-fernandez-de-la-cigona\/\">\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"40\" height=\"40\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/02\/foto_jose-ramon_400x400-350x350.jpg\" class=\"entry-author__image\" alt=\"Sage\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/02\/foto_jose-ramon_400x400-350x350.jpg 350w, https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/02\/foto_jose-ramon_400x400.jpg 585w\" sizes=\"auto, (max-width: 40px) 100vw, 40px\" \/>\t\t\t\t<span class=\"entry-author__name\">Jose Ram\u00f3n Fern\u00e1ndez de la Cigo\u00f1a<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-en-este-articulo-repasamos-distintas-estrategias-para-lograr-una-administracion-efectiva-de-documentos-en-tu-empresa\" style=\"font-style:normal;font-weight:100\">En este art\u00edculo repasamos distintas estrategias para lograr una administraci\u00f3n efectiva de documentos en tu empresa. <\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Te dejamos algunos consejos para que puedas realizar una gesti\u00f3n documental efectiva.<\/li>\n\n\n\n<li>Conoce los motivos por los que es tan importante la administraci\u00f3n efectiva en tu empresa.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>La gesti\u00f3n de los <strong>documentos que sirven de soporte para llevar la contabilidad<\/strong> es fundamental para cualquier empresa, independientemente de su tama\u00f1o o sector.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Los documentos empresariales contienen importante informaci\u00f3n.<\/strong> Puede ser necesario consultar esta informaci\u00f3n internamente o aportar a usuarios externos, como entidades financieras o a la <a href=\"https:\/\/sede.agenciatributaria.gob.es\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Agencia Tributaria<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Si trabajas de contable recibir\u00e1s todo tipo de documentos en formato papel o electr\u00f3nico. Por ello, es importante que cuentes con un <strong>sistema de gesti\u00f3n documental eficaz<\/strong>. <strong>Este te permitir\u00e1 organizar, almacenar y recuperar tus documentos de forma r\u00e1pida y sencilla.<\/strong> La administraci\u00f3n efectiva es primordial.<\/p>\n\n\n\n<p>Entre los <strong>documentos que puede tener que gestionar un contable<\/strong> se encuentran: contratos, facturas, \u00f3rdenes de compra, recibos bancarios, etc.<\/p>\n\n\n\n<p><em><mark class=\"highlight-and-share\">\u00a1<strong>TUIT\u00c9ALO!<\/strong> Gestiona con eficacia los documentos empresariales. Pon en pr\u00e1ctica las estrategias para una administraci\u00f3n efectiva.<\/mark> <\/em><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-por-que-es-importante-realizar-una-administracion-efectiva\">\u00bfPor qu\u00e9 es importante realizar una administraci\u00f3n efectiva?<\/h2>\n\n\n\n<p>Theodore Roosevelt dijo una vez la c\u00e9lebre frase <strong><em>\u201ccon autodisciplina y orden, casi todo es posible\u201d<\/em><\/strong>. Estas son dos de las principales virtudes que debe tener un contable.<\/p>\n\n\n\n<p>El orden en la gesti\u00f3n documental es tan importante por los siguientes motivos:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Cumplimiento normativo: <\/strong>El <strong>art\u00edculo 30 del C\u00f3digo de Comercio<\/strong> establece que los empresarios <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/cuanto-tiempo-debes-guardar-tus-facturas-y-por-que\/\">conservar\u00e1n los libros, correspondencia, documentaci\u00f3n y justificantes<\/a> concernientes a su negocio. Los conservar\u00e1n ordenados durante 6 a\u00f1os, a partir del \u00faltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Este plazo no coincide con los 4 a\u00f1os de prescripci\u00f3n del derecho de la Administraci\u00f3n para determinar la deuda tributaria mediante la liquidaci\u00f3n. <strong>Por lo tanto, puede ocurrir que el derecho de la Administraci\u00f3n para regularizar un impuesto est\u00e9 prescrito.<\/strong> Si es el caso, el empresario deber\u00e1 conservar los libros de contabilidad y dem\u00e1s documentaci\u00f3n relacionada con los mismos.<\/p>\n\n\n\n<p>Debe tenerse en cuenta que las comprobaciones e investigaciones podr\u00e1n extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en per\u00edodos no prescritos (art. 115&nbsp;LGT). En el caso de la compensaci\u00f3n o deducci\u00f3n de determinados cr\u00e9ditos fiscales, funciona de diferente forma. <strong>La Administraci\u00f3n dispondr\u00e1 de 10 a\u00f1os para comprobar la procedencia de la compensaci\u00f3n o deducci\u00f3n originada (art. 66 bis.2 LGT).<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Una administraci\u00f3n efectiva y bien organizada facilita la recuperaci\u00f3n de informaci\u00f3n necesaria para auditor\u00edas e inspecciones fiscales.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Toma de decisiones informadas: <\/strong>La disponibilidad de informaci\u00f3n financiera actualizada y precisa es esencial para tomar decisiones estrat\u00e9gicas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Ahorro de tiempo y recursos: <\/strong>Un sistema de gesti\u00f3n de documentos bien implementado ahorra tiempo y lo libera para tareas de un mayor valor a\u00f1adido.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Prueba el nuevo <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/productos\/sage-active\/\">Sage Active<\/a>, la soluci\u00f3n de gesti\u00f3n empresarial en la nube. Una herramienta para peque\u00f1as y medianas empresas. \u00a1Toma el control de tu contabilidad!<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-consejos-para-realizar-una-administracion-efectiva-de-documentos\">Consejos para realizar una administraci\u00f3n efectiva de documentos<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Establece un sistema de clasificaci\u00f3n<\/strong>: Esto permitir\u00e1 organizar los documentos de forma l\u00f3gica, facilitar su b\u00fasqueda y recuperaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Toma en cuenta estos criterios generales:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Tipo de documento:&nbsp;facturas, contratos, \u00f3rdenes de compra, recibos, etc.<ul><li>Fecha:&nbsp;mes, a\u00f1o, etc.<\/li><\/ul><ul><li>Cliente o proveedor:&nbsp;se suele utilizar el nombre.<\/li><\/ul>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Proyecto o departamento:&nbsp;nombre, n\u00famero de proyecto, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Digitaliza los documentos: <\/strong>La <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/digitalizacion-pymes-incrementa-inversion-software\/\">digitalizaci\u00f3n de los documentos<\/a> es una forma eficaz de optimizar su gesti\u00f3n. <strong>Esto facilitar\u00e1 su b\u00fasqueda, almacenamiento y recuperaci\u00f3n.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>La digitalizaci\u00f3n de los documentos puede ayudar a reducir el espacio de almacenamiento f\u00edsico y mejorar la seguridad de los datos.<strong><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Utiliza un software de gesti\u00f3n documental: <\/strong>Te puede ayudar a automatizar las tareas de clasificaci\u00f3n, almacenamiento y recuperaci\u00f3n de documentos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Establece pol\u00edticas de archivo y conservaci\u00f3n: <\/strong>Estas definir\u00e1n la forma en que se deben archivar los documentos y el tiempo que estos se deben conservar.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Estas pol\u00edticas deben cumplir con lo relativo <\/strong>al <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/rgpd\/\">Reglamento General de Protecci\u00f3n de datos (RGPD)<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Forma al personal:<\/strong> Esto te ayudar\u00e1 a garantizar que los documentos se gestionen de forma correcta y eficiente.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Establece controles de acceso: <\/strong>Limita el acceso a documentos financieros sensibles solo al personal autorizado.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Realiza copias de seguridad de tu sistema de archivos electr\u00f3nico: <\/strong>Establece un plan de recuperaci\u00f3n de datos en caso de fallo del sistema.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Por lo tanto, <strong>una administraci\u00f3n efectiva<\/strong> te permitir\u00e1 ahorrar tiempo y recursos y ser\u00e1 <strong>un factor determinante para el \u00e9xito de tu negocio.<\/strong> Y recuerda que soluciones como <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/productos\/sage-active\/\">Sage Active<\/a>  te pueden ayudar a mejorar la gesti\u00f3n de documentos empresariales con funcionalidades que permiten automatizar tareas, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Sage Active<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p><strong>\u00a1Conoce Sage Active, el nuevo software contable en la nube para peque\u00f1as y medianas empresas! <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 11pt\">Completa el formulario y accede a un tour interactivo<br \/>donde visualizar\u00e1s todas las funcionalidades del producto<br \/><\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><!-- wp:paragraph --><\/p>\n<p class=\"\">\n<p><!-- \/wp:paragraph --><\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/productos\/sage-active\/\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tid=\"cta-id-22790\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tdata-button-location=\"cta_box\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Quiero mi tour de producto<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1215\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2023\/07\/BrandShootSF_Oct2021_ProfSvcs_C8392-original_LOW-1215x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"Sage\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2023\/07\/BrandShootSF_Oct2021_ProfSvcs_C8392-original_LOW-1215x810.jpg 1215w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Una correcta gesti\u00f3n documental en la administraci\u00f3n efectiva te permitir\u00e1 ahorrar tiempo y recursos para alcanzar el \u00e9xito.<\/p>\n","protected":false},"author":238,"featured_media":23648,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_sage_video":false,"post_featured_image_hide":false,"footnotes":""},"categories":[2],"tags":[23,243],"business_type":[10],"lilypad":[],"context":[],"industry":[],"persona":[],"imagine_tag":[265],"coauthors":[396],"class_list":["post-23981","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-finanzas","tag-contabilidad","tag-software-contabilidad","business_type-pequena-empresa"],"sage_meta":{"region":"es-es","author_name":"Jose Ram\u00f3n Fern\u00e1ndez de la Cigo\u00f1a","featured_image":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2023\/09\/GettyImages-1409751960.jpg","imagine_tags":{"265":"Contabilidad"}},"distributor_meta":false,"distributor_terms":false,"distributor_media":false,"distributor_original_site_name":"Sage Advice Espa\u00f1a","distributor_original_site_url":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog","push-errors":false,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/23981","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/users\/238"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/comments?post=23981"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/23981\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":34066,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/23981\/revisions\/34066"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/media\/23648"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/media?parent=23981"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/categories?post=23981"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/tags?post=23981"},{"taxonomy":"business_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/business_type?post=23981"},{"taxonomy":"lilypad","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/lilypad?post=23981"},{"taxonomy":"context","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/context?post=23981"},{"taxonomy":"industry","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/industry?post=23981"},{"taxonomy":"persona","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/persona?post=23981"},{"taxonomy":"imagine_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/imagine_tag?post=23981"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/coauthors?post=23981"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}