{"id":25437,"date":"2024-02-07T11:10:03","date_gmt":"2024-02-07T10:10:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/?p=25437"},"modified":"2026-02-04T15:43:27","modified_gmt":"2026-02-04T14:43:27","slug":"como-hacer-un-informe-de-gastos-efectivo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/como-hacer-un-informe-de-gastos-efectivo\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo hacer un informe de gastos efectivo y su impacto en tu negocio"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--generic\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/categoria\/estrategia-gestion\/\" class=\"entry-header__link\">Estrategia y Gesti\u00f3n<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tC\u00f3mo hacer un informe de gastos efectivo y su impacto en tu negocio\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p class=\"entry-header__description\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"posted-on \"><time class=\"entry-date published\" datetime=\"2024-02-07T11:10:03+01:00\">7 febrero, 2024<\/time><\/span><span class=\"reading-time\"> minutos de lectura<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"C\u00f3mo hacer un informe de gastos efectivo y su impacto en tu negocio\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/como-hacer-un-informe-de-gastos-efectivo\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Please read this interesting article\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Compartir<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Copiar enlace<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Copiado<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/header>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-post-author\">\n\t\t\t<div class=\"co-authors\">\n\t\t\t\n\t\t<div class=\"entry-author-wrapper\">\n\t\t\t<a class=\"entry-author\" href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/author\/gonzalo-garcia-abad\/\">\n\t\t\t\t<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"40\" height=\"40\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/02\/Gonzalo-Garcia_2024_600x600-350x350.jpg\" class=\"entry-author__image\" alt=\"\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/02\/Gonzalo-Garcia_2024_600x600-350x350.jpg 350w, https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/02\/Gonzalo-Garcia_2024_600x600.jpg 600w\" sizes=\"auto, (max-width: 40px) 100vw, 40px\" \/>\t\t\t\t<span class=\"entry-author__name\">Gonzalo Garc\u00eda Abad<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-este-articulo-te-guiara-a-traves-de-los-pasos-clave-para-crear-informes-de-gastos-efectivos-destacando-la-importancia-de-documentar-detalladamente-las-circunstancias-de-cada-gasto\" style=\"font-style:normal;font-weight:100\">Este art\u00edculo te guiar\u00e1 a trav\u00e9s de los pasos clave para crear informes de gastos efectivos, destacando la importancia de documentar detalladamente las circunstancias de cada gasto.<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Los informes de gastos son una importante fuente de datos.<\/li>\n\n\n\n<li>La computaci\u00f3n en la nube facilita mucho la gesti\u00f3n de informes de gastos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Los<strong> informes de gastos de una empresa <\/strong>son una herramienta muy necesaria para fortalecer la relaci\u00f3n con sus empleados. Gracias a ellos, pueden reembolsarse las cantidades que aquellos adelantan y que la empresa debe pagar.<\/p>\n\n\n\n<p><em><mark class=\"highlight-and-share\"><strong>\u00a1TUIT\u00c9ALO!<\/strong> \u00bfSe te atragantan los informes de gastos en tu empresa? Descubre c\u00f3mo poner orden gracias a la tecnolog\u00eda.<\/mark><\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Por ese motivo, es muy importante <strong>dedicar un tiempo a analizar <\/strong>si las herramientas y procedimientos de los informes de gastos que recibe una empresa son los adecuados. Y eso, como es l\u00f3gico, evoluciona con el contexto tecnol\u00f3gico y empresarial.<\/p>\n\n\n<?xml encoding=\"utf-8\" ?><div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents\"><ul><li><a href=\"#como-hacer-un-informe-de-gastos-efectivo-nbsp\" data-level=\"2\">C&oacute;mo hacer un informe de gastos efectivo&nbsp;<\/a><ul><li><a href=\"#documentar-las-circunstancias-del-gasto\" data-level=\"3\">1. Documentar las circunstancias del gasto<\/a><\/li><li><a href=\"#la-realizacion-emision-y-recepcion-del-informe-de-gastos\" data-level=\"3\">2. La realizaci&oacute;n, emisi&oacute;n y recepci&oacute;n del informe de gastos<\/a><\/li><li><a href=\"#despues-de-la-recepcion-del-informe-de-gastos-por-la-empresa\" data-level=\"3\">3. Despu&eacute;s de la recepci&oacute;n del informe de gastos por la empresa<\/a><\/li><li><a href=\"#conservacion-y-revisiones-posteriores\" data-level=\"3\">4. Conservaci&oacute;n y revisiones posteriores<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#como-impacta-una-buena-gestion-de-informes-de-gastos-en-una-empresa\" data-level=\"2\">C&oacute;mo impacta una buena gesti&oacute;n de informes de gastos en una empresa<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"como-hacer-un-informe-de-gastos-efectivo-nbsp\"><strong>C\u00f3mo hacer un informe de gastos efectivo&nbsp;<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Para que los informes de gastos sean efectivos, lo m\u00e1s recomendable es seguir ciertos <strong>pasos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"documentar-las-circunstancias-del-gasto\"><strong>1. Documentar las circunstancias del gasto<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>El informe de gastos que recibe una empresa debe poder confrontarse con la informaci\u00f3n que esta posee.<strong> As\u00ed, podr\u00e1 hacerse una comprobaci\u00f3n<\/strong> sencilla de todos los extremos de lo que ha sucedido y de c\u00f3mo proceder. Entre los datos que conviene tener claros est\u00e1n:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El <strong>nombre <\/strong>y <strong>posici\u00f3n <\/strong>del empleado y el <strong>departamento <\/strong>al que pertenece.<\/li>\n\n\n\n<li>La <strong>causa <\/strong>que justifica el gasto y su origen (una obligaci\u00f3n legal, procedente del convenio o del contrato, el cumplimiento de una orden de gasto, la iniciativa propia del empleado, etc\u00e9tera).<\/li>\n\n\n\n<li>Las <strong>condiciones <\/strong>que se suelan fijar para la realizaci\u00f3n del gasto (momento, lugar, calidades de los bienes o servicios, cuant\u00eda m\u00e1xima de los pagos, etc\u00e9tera).<\/li>\n\n\n\n<li>La existencia de <strong>cr\u00e9ditos del proveedor <\/strong>del bien,<strong> provisiones de fondos<\/strong> entregadas al empleado antes de la realizaci\u00f3n del gasto, la <strong>participaci\u00f3n <\/strong>del empleado u otra persona o entidad en una parte del gasto.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"la-realizacion-emision-y-recepcion-del-informe-de-gastos\"><strong>2. La realizaci\u00f3n, emisi\u00f3n y recepci\u00f3n del informe de gastos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>En la actualidad,<strong> lo m\u00e1s sencillo es trabajar en la nube<\/strong>. Soluciones <em>cloud<\/em>,<em> <\/em>como <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/productos\/sage-200\/\"><strong>Sage 200<\/strong><\/a><strong>,<\/strong> optimizan el proceso por varios motivos:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El trabajador puede emplear su <strong>dispositivo m\u00f3vil<\/strong> para completar los datos del informe de gastos. A trav\u00e9s de una aplicaci\u00f3n puede indicar la fecha, el importe y otros detalles que es recomendable acompa\u00f1ar con un archivo adjunto con la fotograf\u00eda de la factura del gasto.<\/li>\n\n\n\n<li>A continuaci\u00f3n, se emite la <strong>solicitud <\/strong>y esta es recibida por la empresa al instante.<\/li>\n\n\n\n<li>Una vez recibido, el informe de gastos puede <strong>aprobarse<\/strong>. En consecuencia, se realizar\u00e1 un <strong>reembolso <\/strong>cuando corresponda.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Disfruta de una experiencia sencilla y modular con <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/productos\/sage-200\">Sage 200<\/a>, el software de gesti\u00f3n empresarial y soluci\u00f3n ERP para tu negocio m\u00e1s completo.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"despues-de-la-recepcion-del-informe-de-gastos-por-la-empresa\"><strong>3. Despu\u00e9s de la recepci\u00f3n del informe de gastos por la empresa<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Comparados los datos del informe de gastos y los que documentan las circunstancias en que debieron producirse, podr\u00e1 procederse a la aprobaci\u00f3n. A partir de ah\u00ed conviene contar con una soluci\u00f3n integral que gestione datos y aporte informaci\u00f3n \u00fatil en varios terrenos:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/ocho-consejos-para-gestionar-las-nominas-de-tu-pequena-empresa\/\"><strong>N\u00f3minas<\/strong><\/a>. Los reembolsos son una percepci\u00f3n no salarial y deben ser tenidos en cuenta para la confecci\u00f3n del recibo de salarios.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Contabilidad<\/strong>. La utilizaci\u00f3n de fotograf\u00edas de facturas facilita la <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/como-llevar-la-contabilidad-sin-picar-un-solo-asiento-guia\/\">pr\u00e1ctica autom\u00e1tica de los asientos<\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Tesorer\u00eda<\/strong>. Deben estar previstas las salidas de efectivo de la empresa a consecuencia de los gastos que han realizado sus empleados.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Comercial<\/strong>. Algunos de los gastos pueden tener relaci\u00f3n con los contactos con clientes y deben entenderse en su contexto.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"conservacion-y-revisiones-posteriores\"><strong>4. Conservaci\u00f3n y revisiones posteriores<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Pasado el tiempo<\/strong>, puede ser necesario echar mano de uno o varios de los informes de gastos de la empresa. Ello puede obedecer a diferentes razones, entre las que destacan las siguientes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/diccionario-empresarial\/factura-rectificativa\/\"><strong>Rectificaciones<\/strong><\/a><strong> de la factura enviada<\/strong> por el proveedor al empleado.<\/li>\n\n\n\n<li>Acumulaci\u00f3n de un <strong>volumen <\/strong>suficiente que justifique la obtenci\u00f3n de un <strong>descuento en las compras<\/strong>. A veces, puede afectar a informes de gastos emitidos por diferentes empleados.<\/li>\n\n\n\n<li>Necesidad de adjuntarlo como <strong>prueba en procedimientos administrativos o procesos judiciales<\/strong>, incluidos los de tipo fiscal, laboral, de protecci\u00f3n de datos, etc\u00e9tera.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Investigaciones internas sobre desviaciones en los gastos<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Reclamaciones al proveedor<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li>Elaboraci\u00f3n de<strong> informes internos<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Planificaci\u00f3n y control<\/strong>. En particular, es muy \u00fatil conservar los informes de gastos antiguos cuando se va a estudiar nuevas condiciones de aprobaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Una buena gesti\u00f3n de los informes de gastos no puede descuidar ning\u00fan aspecto ni anterior ni posterior a su recepci\u00f3n.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"como-impacta-una-buena-gestion-de-informes-de-gastos-en-una-empresa\"><strong>C\u00f3mo impacta una buena gesti\u00f3n de informes de gastos en una empresa<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Hay algunas orientaciones que te indican que tu negocio realiza una <strong>buena gesti\u00f3n de los informes de gastos<\/strong>. Los frutos m\u00e1s visibles son:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Fomento de la confianza entre empresa y trabajadores<\/strong>. Cada parte sabe cu\u00e1les son los compromisos al respecto y el marco en el que deben desenvolverse los gastos y su reembolso.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Anticipaci\u00f3n<\/strong>. Los datos de los informes de gastos permiten anticipar decisiones laborales, comerciales y de tesorer\u00eda.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Fluidez<\/strong>. Los procesos que implican informes de gastos se realizan de forma m\u00e1s r\u00e1pida y c\u00f3moda.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Disponibilidad<\/strong>. Las soluciones en la nube, como <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/productos\/sage-200\/\"><strong>Sage 200<\/strong><\/a>, permiten que la emisi\u00f3n de los informes pueda realizarse desde cualquier momento y lugar. En especial, eso es muy \u00fatil para evitar dilaciones innecesarias en los viajes que resten anticipaci\u00f3n a todo el proceso.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Rigor<\/strong>. Cada informe debe contar con todos los datos que la empresa necesita y en el formato m\u00e1s pr\u00e1ctico para su procesado.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Satisfacci\u00f3n<\/strong>. No solo estar\u00e1n m\u00e1s contentos los empleados, sino tambi\u00e9n otras personas que se relacionan con ellos y en las que los gastos pueden tener incidencia, como proveedores y clientes.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>An\u00e1lisis<\/strong>. En cada informe, hay un conjunto de datos que puede ser analizado para detectar patrones que ayuden a la toma de decisiones.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Al final, lo que logras es <strong>reforzar tu organizaci\u00f3n <\/strong>en el doble sentido. Trabajas con mayor orden y tu estructura empresarial se vuelve m\u00e1s robusta.<\/p>\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Subscr\u00edbete a la newsletter de Sage Advice<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"single-cta__description\">\n\t\t\t\t\t\t<p>Recibe nuestros consejos m\u00e1s recientes directamente en la bandeja de entrada de tu correo electr\u00f3nico.<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-263a5c00-99e4-4e71-8421-469deda8e674\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Suscr\u00edbete<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1440\" height=\"810\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2022\/04\/GettyImages-1171960556-1440x810.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"Sage\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2022\/04\/GettyImages-1171960556-1440x810.jpg 1440w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Describimos el procedimiento para trabajar con el informe de gastos en la empresa y los frutos que produce su buena gesti\u00f3n.<\/p>\n","protected":false},"author":240,"featured_media":25438,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_sage_video":false,"post_featured_image_hide":false,"footnotes":""},"categories":[3],"tags":[130,33,38,124],"business_type":[11],"lilypad":[],"context":[],"industry":[],"persona":[],"imagine_tag":[278],"coauthors":[412],"class_list":["post-25437","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-estrategia-gestion","tag-erp","tag-gastos","tag-gestion-financiera","tag-solucion-de-gestion-empresarial-erp","business_type-mediana-empresa"],"sage_meta":{"region":"es-es","author_name":"Gonzalo Garc\u00eda Abad","featured_image":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2024\/02\/BrandShootUK_Dec2022_TechSoftware_0535-original.jpg","imagine_tags":{"278":"ERP"}},"distributor_meta":false,"distributor_terms":false,"distributor_media":false,"distributor_original_site_name":"Sage Advice Espa\u00f1a","distributor_original_site_url":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog","push-errors":false,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/25437","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/users\/240"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/comments?post=25437"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/25437\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":33962,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/25437\/revisions\/33962"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/media\/25438"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/media?parent=25437"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/categories?post=25437"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/tags?post=25437"},{"taxonomy":"business_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/business_type?post=25437"},{"taxonomy":"lilypad","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/lilypad?post=25437"},{"taxonomy":"context","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/context?post=25437"},{"taxonomy":"industry","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/industry?post=25437"},{"taxonomy":"persona","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/persona?post=25437"},{"taxonomy":"imagine_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/imagine_tag?post=25437"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/coauthors?post=25437"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}