{"id":4763,"date":"2010-07-07T06:27:13","date_gmt":"2010-07-07T06:27:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/como-ahorrar-costes-de-oficina\/"},"modified":"2026-02-04T20:59:56","modified_gmt":"2026-02-04T19:59:56","slug":"como-ahorrar-costes-de-oficina","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/como-ahorrar-costes-de-oficina\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo ahorrar costes de oficina"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\tEstrategia y Gesti\u00f3n<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\tC\u00f3mo ahorrar costes de oficina\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t\t

\n\t\t
\n\t\t\t
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\n\t\t
\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Pablo\t\t\t\tPablo Herrero<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Un buen d\u00eda nuestro jefe nos encarga la tarea de ahorrar costes de oficina<\/strong>. Dice que se gasta demasiado en papel, impresoras, desayunos, luz,\u2026 y que no se puede seguir sosteniendo la situaci\u00f3n actual. Hay que ahorrar, apretarse el cintur\u00f3n y buscar maneras de racionalizar los consumos.<\/p>\n\n\n\n

Nos ponemos manos a la obra y lo primero que hacemos es una relaci\u00f3n de las principales partidas de gastos. La siguiente relaci\u00f3n, puede servir como punto de partida de algunas de ellas: <\/span><\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Impresi\u00f3n, tanto en blanco y negro como en color.<\/li>\n\n\n\n
  • Papeler\u00eda (papel, carpetas, bol\u00edgrafos, rotuladores, archivadores,\u2026).<\/li>\n\n\n\n
  • Mensajer\u00eda y env\u00edos por correo.<\/li>\n\n\n\n
  • Software y aplicaciones, incluyendo servicios web.<\/li>\n\n\n\n
  • Fax, llamadas e impresi\u00f3n de documentos.<\/li>\n\n\n\n
  • Energ\u00eda el\u00e9ctrica: Luz, aire acondicionado, ordenadores<\/li>\n\n\n\n
  • Suministros diversos: alimentaci\u00f3n,\u2026<\/li>\n\n\n\n
  • Alquiler del local<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    A continuaci\u00f3n, una vez que hemos determinado las partidas de gastos a tratar, junto a cada una de ellas adjuntamos el correspondiente importe asociado. Lo ideal es disponer del dato del a\u00f1o en curso y de 2 \u00f3 3 per\u00edodos anteriores, para poder intuir su evoluci\u00f3n<\/strong>. Ojo con agrupar partidas en un \u00fanico campo llamado \u00abotros\u00bb o \u00abvarios\u00bb, ya que puede llevarnos a que \u00e9sta sea la que tenga mayor peso y no nos deje mucho margen de maniobra en el an\u00e1lisis.<\/p>\n\n\n\n

    \u00bfDe d\u00f3nde sacamos los datos?<\/strong> Normalmente, en el departamento de Administraci\u00f3n suelen disponer de casi todos ellos, aunque en alg\u00fan caso tocar\u00e1 romperse la cabeza un poco para localizarlo. La aplicaci\u00f3n de contabilidad, pedidos de compra, facturas, son las fuentes que debemos consultar. No est\u00e1 de m\u00e1s cuestionar algunas al azar, no vaya a ser que no sean correctas del todo.<\/p>\n\n\n\n

    Una vez que tenemos nuestra tabla completa, con partidas e importes, debemos seleccionar a cu\u00e1les les prestaremos m\u00e1s atenci\u00f3n. Necesitamos aplicar un criterio objetivo<\/strong>. Una buena herramienta para esto es aplicar la Regla de Pareto<\/strong>, seg\u00fan la cual, el 80% del coste total est\u00e1 generado por el 20% de las partidas. No siempre se cumple a rajatabla, pero suele funcionar. Ordenamos nuestra tabla por importe, en orden descendente de mayor a menor y nos fijamos en la parte superior, en las que suponen el 80% del importe total. Por ah\u00ed empezamos a atacar.<\/p>\n\n\n\n

    Algunas ideas para reducir costes en cada partida<\/h2>\n\n\n\n

    Para cada empresa, el resultado ser\u00e1 diferente. De todas formas, a continuaci\u00f3n, veremos algunos consejos para atacar las partidas comentadas a modo de ejemplo.<\/p>\n\n\n\n

    Impresi\u00f3n, tanto en blanco y negro como en color<\/strong>
    \nLos costes de impresi\u00f3n est\u00e1n asociados al consumo de papel y toner o cartuchos de tinta. Son directamente proporcionales al uso que se haga de las impresoras instaladas para imprimir, normalmente, por escanear con una multifuncional no se paga. Las estrategias que tenemos para reducir el coste global de impresi\u00f3n son:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Reducir el volumen total de impresi\u00f3n (n\u00famero de copias).<\/li>\n\n\n\n
    • Renegociar el contrato con el proveedor o precios de compra de consumibles.<\/li>\n\n\n\n
    • Usar el sistema que mejor se adec\u00fae a nuestro consumo (pago por copia VE compra directa de consumibles).<\/li>\n\n\n\n
    • Formar a las personas para que impriman s\u00f3lo lo imprescindible.<\/li>\n\n\n\n
    • Implantar un procedimiento de control peri\u00f3dico de impresi\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n
    • Instalar alg\u00fan sistema de limitaci\u00f3n de uso de impresoras (bloqueo, saldos m\u00e1ximos).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      En realidad deber\u00edamos aplicar todas las estrategias anteriores y al final ver el resultado. La \u00faltima, s\u00f3lo si no nos queda m\u00e1s remedio y teniendo en cuenta que un experto me coment\u00f3 hace poco que no existe en el mercado la aplicaci\u00f3n de limitaci\u00f3n perfecta. Tampoco se trata de instaurar un control policial de las impresoras, sino m\u00e1s bien de concienciar a los usuarios del alto coste de cada copia.<\/p>\n\n\n\n

      Papeler\u00eda (papel, carpetas, bol\u00edgrafos, rotuladores, archivadores,\u2026)<\/strong>
      \nRevisar el material que se compra y s\u00f3lo adquirir el m\u00ednimo imprescindible. No nos hacen falta 20 referencias de cada elemento, con una o dos de cada uno ser\u00e1 suficiente. Disponer de un cat\u00e1logo de m\u00e1s de un proveedor, comparar y hacer un pedido cada cierto tiempo a quien ofrezca mejor precio, deber\u00eda ser suficiente.<\/p>\n\n\n\n

      Usar un \u00fanico sitio para almacenar este material deber\u00eda servir para que la gente se autoabastezca exageradamente cada vez que llega el pedido. Evitar los \u00abguettos\u00bb, es decir, que las personas hagan acopio exagerado de material, nos ayudar\u00e1 a reducir el coste del stock de material de papeler\u00eda. Tambi\u00e9n a evitar que se lo lleven a casa, que los hay.<\/p>\n\n\n\n

      Mensajer\u00eda y env\u00edos por correo<\/strong>
      \nMe refiero en este punto a los env\u00edos de material entre centros o a peque\u00f1os paquetes, cartas,\u2026 enviados a clientes y proveedores, pero no al env\u00edo de producto terminado. Los env\u00edos de paquetes por mensajer\u00eda suelen ser un punto de gasto importante si no se aplica el sentido com\u00fan. Enviar un paquete con la tarifa y proveedor adecuados, usar el embalaje apropiado, es algo que no todo el personal conoce bien.<\/p>\n\n\n\n

      Para ello, podemos centralizar los env\u00edos desde un departamento, que se deber\u00eda encargar de seleccionar al proveedor m\u00e1s adecuado y negociar con \u00e9l una tarifa para cada nivel de servicio requerido. Lo que tenga que ir urgente, saldr\u00e1 urgente, lo que no, ir\u00e1 por v\u00eda ordinaria. Adem\u00e1s, as\u00ed es m\u00e1s f\u00e1cil que se garantice el uso del embalaje adecuado.<\/p>\n\n\n\n

      Software y aplicaciones, incluyendo servicios web<\/strong>
      \nAunque esta es una partida propia del \u00e1rea de Sistemas, es muy t\u00edpico que se asocie a \u00abla oficina\u00bb. Aqu\u00ed se puede colaborar con dicho \u00e1rea y proponer un estudio de costes de licencias de aplicaciones b\u00e1sicas de ofim\u00e1tica, sin entrar en sistemas m\u00e1s complejos como, por ejemplo, el ERP.<\/p>\n\n\n\n

      Cambiar aplicaciones propietarias por otras de c\u00f3digo abierto, no actualizar la versi\u00f3n de un programa que no se use con frecuencia o revisar los pagos de servicios de mantenimiento de aplicaciones por si queda vigente el de alguna que est\u00e1 en desuso o no aporta valor, ajustar el n\u00famero de licencias de usuario, son algunos de los puntos en los que se puede tocar.<\/p>\n\n\n\n

      Fax, llamadas e impresi\u00f3n de documentos<\/strong>
      \nEl fax es una m\u00e1quina que est\u00e1 dejando de usarse, pero a\u00fan hay quien tiene procesos implantados que requieren su uso. Para ahorrar costes de fax, por un lado, podemos fomentar el uso de canales alternativos como el email o la web. Incluso usar para enviar alg\u00fan servicio web de entre los que hay en el mercado.<\/p>\n\n\n\n

      Por otra parte, podemos tratar de reducir el coste de los consumibles y tambi\u00e9n vigilar que se haga un buen uso del mismo, no vaya a ser que alg\u00fan usuario lo use como impresora predeterminada por desconocimiento o su mayor comodidad (esto lo vi yo hace tiempo en una oficina). Tambi\u00e9n podemos fijarnos en el consumo telef\u00f3nico que se hace con el fax, por si podemos engancharlo a alguna tarifa plana o reducir el coste de las llamadas de alguna forma.<\/p>\n\n\n\n

      Energ\u00eda el\u00e9ctrica: Luz, aire acondicionado, ordenadores<\/strong>
      \nPara reducir la factura el\u00e9ctrica, no nos queda m\u00e1s remedio que reducir el consumo. Un uso racional del aire acondicionado (ojo a las personas que se llevan los suyos de casa, calefactores, radiadores, ventiladores,\u2026) y de los sistemas de iluminaci\u00f3n (apagando las luces cuando no quede nadie en cada zona de la oficina) son las primeras tuercas a apretar.<\/p>\n\n\n\n

      A continuaci\u00f3n, se puede pedir ayuda al personal inform\u00e1tico para que ayude a configurar los equipos para un consumo m\u00e1s racional. Hoy en d\u00eda, casi todos los ordenadores e impresoras est\u00e1n preparados para que el sistema operativo haga una gesti\u00f3n eficiente de la energ\u00eda consumida, pas\u00e1ndolos autom\u00e1ticamente a modo de bajo consumo si se detecta que no hay actividad durante un tiempo y consumiendo s\u00f3lo lo requerido en cada momento.<\/p>\n\n\n\n

      Suministros diversos: alimentaci\u00f3n y otros<\/strong>
      \nEn algunos centros de trabajo, la empresa pone a disposici\u00f3n de las personas el servicio de almuerzo. Caf\u00e9, leche, galletas, algo de fruta,\u2026 son algunas de los t\u00edpicos alimentos que se ofrecen. Pero hay que comprarlos, claro.<\/p>\n\n\n\n

      Lo mismo que en el material de papeler\u00eda, debemos hacer aqu\u00ed. Yo ya viv\u00ed un caso real en el que se le compraban estas viandas a un familiar de uno que trabajaba en la empresa y los precios eran m\u00e1s que desorbitados. Una revisi\u00f3n r\u00e1pida y el ajuste fue brutal.<\/p>\n\n\n\n

      Alquiler del local<\/strong>
      \nPrimero debemos valorar si el local se adec\u00faa a las necesidades actuales y futuras de la empresa y, a continuaci\u00f3n, valorar si el coste es el adecuado. Si lo es, poco podremos hacer, de lo contrario, renegociar el contrato con el arrendador es el primer paso a dar. Si fracasa este intento, lo que habr\u00e1 que hacer es irse a buscar al mercado inmobiliario, que hoy en d\u00eda seguro que dispone de locales en condiciones a buen precio.<\/p>\n\n\n\n

      Otra alternativa es plantearse compartir la oficina con otras empresa, ya sea de forma fija o temporal, alquilar las salas de reuniones, puestos de trabajo,\u2026 Seguro que a alg\u00fan aut\u00f3nomo o empresa, cuyo negocio sea compatible con nuestra actividad (no es plan meter a la competencia en nuestra casa).<\/p>\n\n\n\n

      Cerrando el estudio y controlando los resultados<\/h2>\n\n\n\n

      Una vez que hemos cerrado el estudio, lo que queda es hacer balance de lo ahorrado y establecer plazos de implantaci\u00f3n bien claritos, dando una cifra global para el final de a\u00f1o. Pintar en una gr\u00e1fica el coste mensual total actual y el esperado tras la revisi\u00f3n, ayudar\u00e1 a su posterior control. Un control que es imprescindible, ya que ante tanto cambio no todo tiene por qu\u00e9 salir bien a la primera.<\/p>\n\n\n\n

      Y una vez hecho esto, s\u00f3lo nos queda esperar a la siguiente vuelta de tuerca \u00bfQui\u00e9n dijo que se hab\u00eda terminado? \u00a1Si la mejora es continua!<\/strong> Como dec\u00edan en la pel\u00edcula, habr\u00e1 que volver a empezar, eso s\u00ed, ahora desde un punto m\u00e1s avanzado.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

      Un buen d\u00eda nuestro jefe nos encarga la tarea de ahorrar costes de oficina. Dice que se gasta demasiado en papel, impresoras, desayunos, luz,\u2026 y que no se puede seguir sosteniendo la situaci\u00f3n actual. Hay que ahorrar, apretarse el cintur\u00f3n y buscar maneras de racionalizar los consumos. Nos ponemos manos a la obra y lo […]<\/p>\n","protected":false},"author":236,"featured_media":18073,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_sage_video":false,"post_featured_image_hide":false,"sage_hide_published_date":false,"sage_hide_read_time":false,"sage_hide_share_buttons":false,"footnotes":""},"categories":[3],"tags":[38],"business_type":[10,11],"lilypad":[],"context":[],"industry":[],"persona":[],"imagine_tag":[281],"coauthors":[706],"class_list":["post-4763","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-estrategia-gestion","tag-gestion-financiera","business_type-pequena-empresa","business_type-mediana-empresa"],"sage_meta":{"region":"es-es","author_name":"Pablo Herrero","featured_image":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/8\/2016\/10\/GettyImages-12250919301.jpg","imagine_tags":{"281":"Gesti\u00f3n empresarial"}},"distributor_meta":false,"distributor_terms":false,"distributor_media":false,"distributor_original_site_name":"Sage Advice Espa\u00f1a","distributor_original_site_url":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog","push-errors":false,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/4763","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/users\/236"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/comments?post=4763"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/4763\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/media\/18073"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/media?parent=4763"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/categories?post=4763"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/tags?post=4763"},{"taxonomy":"business_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/business_type?post=4763"},{"taxonomy":"lilypad","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/lilypad?post=4763"},{"taxonomy":"context","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/context?post=4763"},{"taxonomy":"industry","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/industry?post=4763"},{"taxonomy":"persona","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/persona?post=4763"},{"taxonomy":"imagine_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/imagine_tag?post=4763"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/es-es\/blog\/api\/wp\/v2\/coauthors?post=4763"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}