Cómo controlar los gastos de tu empresa

Estas son las claves para recuperar el control de los gastos de tu negocio y maximizar el beneficio

• Es igual de importante saber por dónde entra el dinero como por dónde sale
• No tener control sobre los gastos puede crear un serio problema en el flujo de caja, lo que en última instancia podría significar el fin del negocio

Al iniciar un negocio, la tendencia general es la de controlar y tener gastos con cuentagotas. Pero, poco a poco, las cosas pueden cambiar, especialmente si la empresa crece y va teniendo más negocio y la atención se dispersa en otros temas. Y es aquí cuando la empresa deja de llevar cuenta de todos sus gastos, las ineficiencias empiezan a aparecer y el resultado neto es que el negocio pierde dinero, pero no sabemos en qué partida.

El control de gastos de cualquier empresa no debe hacerse solo cuando esta comienza a tener pérdidas o en tiempos de crisis, sino que se debe tratar como una estrategia financiera, aplicable siempre para el buen funcionamiento de la empresa. Mientras mantengamos el control de los gastos, podremos mantener una operativa saludable y maximizar las ganancias.

¿Qué tipo de gastos podemos tener?

Antes de intentar actuar y tener el control de los gastos, es aconsejable tener un ligero conocimiento sobre los que la empresa puede soportar y de dónde proceden:

• Los gastos fijos son aquellos que no cambian si las ventas aumentan o disminuyen; y, siguen estando, aunque la empresa no produzca nada. Es el caso de alquileres, impuestos, teléfono…
• Los gastos variables son los que soporta la empresa y dependen de su propio ritmo de producción. Si aumentan las ventas, aumentarán, y viceversa. Hablamos de la mano de obra, de las materias primas….
• El gasto marginal es aquel derivado de producir una unidad adicional.
• Gastos directos son los derivados directamente de la producción. Es el caso del personal por ejemplo.
• Gastos indirectos son los necesarios para la producción, pero que no incurren directamente en ella.

Con esta clasificación, es posible analizar y entender los gastos que genera nuestra actividad. A continuación, calcularemos la media de los gastos mensuales de los últimos meses y extraeremos conclusiones sobre los gastos mes a mes.

El control de gastos: una cuestión de competitividad

La competitividad puede depender de muchos factores, que van desde la eficiencia en los procesos de trabajo, la perfecta atención al cliente, hasta el control que se tiene de todo lo que involucra costos en la operación del día a día.

Mientras que los gastos estén bajo control, podremos saber cómo ahorrar más, eliminar gastos superfluos, obtener un mayor beneficio que empresas de la competencia o permitirnos ofrecer un producto o servicio de forma más económica que el resto para atraer a más clientes.

La gestión de cobros y pagos no documentados en factura

Cuidado con controlar solo aquellos cobros y pagos documentados por vía factura. Hay otros tipos de gastos que no se formalizan en factura, pero que no podemos olvidar: pago de nóminas, Seguridad Social, liquidaciones de impuestos, préstamos…

Y no solo a nivel de control de gastos. También a nivel de tesorería y flujo de caja. Y es que, en todo caso, estos gastos son presupuestables y evaluables con antelación y nos permiten hacer una foto de ellos en la tesorería.

Claves para controlar los gastos de tu empresa

Cuando llega el momento de controlar los gastos de la empresa, hay que:

1. Evaluar si podemos ahorrar en algunos de los gastos actuales.
2. Establecer un presupuesto que guíe los gastos a lo largo del año y nos permita conseguir los objetivos anuales.

El presupuesto será una parte muy importante del plan económico y financiero. Si no trabajamos con uno, estaremos sujetos a la improvisación y trabajaremos a ciegas. Cada cierto tiempo se deberán ver las desviaciones respecto a lo planificado. Si no lo hacemos, de poco habrá servido.

Otra buena práctica es revisar los contratos con los proveedores. Muchas veces los términos con los que se establecen contratos de trabajo pueden cambiar, por lo que revisarlos periódicamente puede llevarnos a encontrar algunos costes que pueden reducirse o eliminarse.

Igualmente, invertir a veces también es sinónimo de ahorrar. Es decir, podemos invertir en software de gestión para cuidar de las tareas para las que actualmente utilizamos sistemas manuales. Seguro que ahorraremos tiempo y dinero.

Por otro lado, es recomendable controlar los gastos de los empleados. Utilizar una tarjeta Visa empresarial da muchas opciones para tener el control de dónde, cómo y en qué se invierten los recursos de la empresa. Es posible dar permisos de gastos diferentes para cada persona y separar los personales de los del negocio, optimizando la manera en la que se revisa y aprueba todo.