Cómo hacer un plan de tesorería (y algunos ejemplos prácticos)

En este artículo con contenido actualizado, describimos cómo un plan de tesorería debe reflejar todos los cobros y pagos, así como las previsiones a corto, medio y, si fuera posible, largo plazo.

• Conocer a fondo tu empresa es el punto inicial para poder hacer una previsión de tesorería.
• Tener beneficios no es sinónimo de tener liquidez, por lo que no te debes confiar.

La liquidez es, en todos los negocios, un punto que requiere una atención especial. Es más, si los desembolsos iniciales son parte natural del comienzo de un proyecto emprendedor, una crisis de tesorería puede llegar a poner fin a la aventura. Hay que prestar atención a cómo entra y sale el dinero y la mejor forma es a través de un plan de tesorería.

¡TUITEALO! Una crisis de tesorería es un plan poco apetitoso para tu negocio. Aprende a evitarlas con un buen plan.

Además, un buen plan es un instrumento de control. Gracias a él, podrás seguir posibles desviaciones y tomar medidas para regular la situación. Y también es una herramienta de aprendizaje que contribuye a mejorar tu comprensión sobre cómo debe fluir el dinero del negocio.

Qué es un plan de tesorería: Ejemplos prácticos de información útil

Consiste en una previsión que permite visualizar pagos y cobros. Con ella, podrás anticipar el futuro económico de la empresa y orientar las decisiones en la dirección correcta.

Para elaborarlo necesitarás determinada información, como, por ejemplo:

• Un detalle de la situación de partida de tu tesorería. Además, debes entender cómo se encuentran otros activos corrientes: importes, categorías, condiciones para su conversión en dinero, etcétera.
• El análisis de los activos no corrientes. Debes conocer cuánto tiempo te podría llevar liquidarlos y con qué procedimiento y riesgos. Además, hay que comprender las salidas de efectivo que genera su mantenimiento y reposición.
• La proyección de inversiones. Influye en el desembolso inicial, pero puede reclamar pagos adicionales recurrentes. Además, deberás prestar atención a los mayores cobros esperados o la traducción de las mejoras de costes en reducciones de pagos.
• Un desglose de las deudas que te permita observar el calendario de pagos y las posibilidades de refinanciación. También nos detendremos en las vías de financiación ajena que aún no has explorado, pero que podrían aportar liquidez en un momento dado.
• El estudio del entorno con el que proyectar escenarios y diseñar acciones diferenciadas para cada uno de ellos.
• La traducción monetaria de los planes para los procesos de la empresa, que lleva a dinero (cobros y pagos) las repercusiones previstas de las acciones planificadas.

Un plan de tesorería parte de una previsión en la que la empresa visualiza sus cobros y pagos.

Medios para confeccionar un plan de tesorería

Aunque no conviene, puedes ser todo lo rudimentario que quieras. Así podrías desde elaborarlo con lápiz y papel a emplear una hoja de cálculo sencilla. Estas opciones no son inteligentes, ya que desperdician recursos y no aprovechas todas las potencialidades de un buen plan.

En el otro extremo, tenemos las alternativas que nos permitirán trabajar con la información de forma más sencilla y obtener resultados más útiles. Para ello, existe software especializado, como Sage XRT Advanced, que cuenta con importantes ventajas:

• Constituye una solución flexible y colaborativa para la gestión de tesorería. Los informes, indicadores y cuadros de mando fluyen para facilitar las decisiones
• La comunicación con los bancos facilita la recepción de extractos y la conciliación bancaria.
• Gozaremos de herramientas de análisis y reporting
• Facilita el seguimiento del presupuesto y el control de las desviaciones.

Conoce nuestras soluciones de tesorería para gestionar tus pagos y cobros.

Tener beneficios no significa tener liquidez

No te confundas. Es totalmente compatible tener un beneficio muy alto con una tesorería nefasta. Problemas con el cobro de determinadas facturas, plazos de cobro que no se cumplen, plazos de pago mal negociados… pueden dar lugar a no tener ni un euro en nuestras cuentas. Igualmente, hay momentos en los que cuesta devolver las deudas y una renegociación no es sencilla.

Alcanzar los beneficios previstos no siempre implica que la tesorería esté en orden y que se hayan cumplido los planes.

En definitiva, la tesorería mide la disposición monetaria del negocio en un determinado momento mientras que el beneficio es un concepto contable. Son motivos de más para tener un plan de tesorería eficaz.

¿Cómo funciona un plan de tesorería?

A simple vista, es algo muy sencillo. Consiste en que cada período se estimen cobros y pagos y obtener un saldo final que sirva de punto de partida de la tesorería para el período siguiente. Además, en un plan de tesorería, se deben contemplar los cobros y pagos totales, lo que reclama importes con IVA incluido. 

El objetivo es alcanzar un equilibrio:

• No convienen los excesos de liquidez, ya que pueden mermar la rentabilidad de la empresa.
• Tampoco debemos comprometer la capacidad de pago con una crisis de flujo de caja.

Conviene, por tanto, estar atentos a determinados puntos:

Prever los cobros

De la venta que se produce mes a mes se extraen los cobros recurrentes.  Conociendo el importe total de lo facturado y las condiciones de cobro de cada factura, podremos estimar una fecha de cobro. Lo mismo pasará en el futuro. Veámoslo con un ejemplo.

Supongamos que para el mes de febrero estimamos unas ventas de 2.000 euros, IVA incluido. Si vendes al contado, sabes que vas a cobrar los 2.000 euros en el mismo mes. Pero si has dado unas condiciones de pago a 15 días, puede que cobres el mes que viene. Si son a 60 días, lo cobraremos dos meses después.

Tener controlados los plazos de pago de los clientes es vital para confeccionar previsiones de tesorería acordes con la realidad.

Por otro lado, puede haber cobros extraordinarios. Esto puede ser una aportación de capital, una nueva póliza de crédito, un préstamo, una subvención…

Planificar los pagos

Quizás sea un poco más laborioso hacer una previsión de pagos, ya que hay mucha más variedad de pagos que de cobros. No obstante, podemos aplicar la misma lógica.

La mayoría de las empresas tienen muchos destinos para sus pagos (salarios, proveedores, suministros, intereses y amortizaciones de deudas, impuestos, inversiones…) que para los cobros (que suelen venir de las ventas, desinversiones y algunos movimientos financieros).

Por un lado, tendremos en cuenta todo tipo de pagos recurrentes. Empezar con todos los relacionados con gastos generales nos será sencillo: alquiler, suministros, teléfonos, etcétera son fáciles de identificar. Eso sí, habrá que tener en cuenta el plazo de pago. Es decir, puede que la factura de la luz la paguemos cada dos meses y no mes a mes.

Otros pagos importantes incluyen:

• La compra de mercaderías, subcontratación y todo tipo de pagos relacionados con gastos directos.
• Los sueldos de los empleados.
• Pagos a la seguridad social e impuestos.
• Cuotas de préstamos.
• Liquidaciones de póliza.

Como vemos, el abanico de este tipo de pagos es muy amplio. Además, no podemos olvidar los pagos extraordinarios o puntuales. Por ejemplo, un aumento imprevisto de producción puede necesitar de más recursos humanos trabajando.

5 factores que más influyen en la tesorería

Tras todo lo visto anteriormente, podemos concluir que los factores que más impactan en la tesorería son:

Las condiciones de cobro

Los plazos largos de cobro pueden poner en jaque tu tesorería. Cuanto más se alarguen, necesitarás contar con más activos líquidos.

Las condiciones pago

Tener más tiempo para pagar da holgura a la tesorería. En algunas empresas, un cobro al contado unido a un pago a plazo más largo permite, incluso, un fondo de maniobra negativo viable.

Tipo de negocio

Existen negocios, como muchos despachos de ingeniería, que no pueden facturar hasta que no se termina de certificar el proyecto en sí. Esto significa que vas dedicando recursos a la producción, pero no puedes cobrar hasta pasado un tiempo. La situación ideal es poder facturar y cobrar cuanto antes, pero teniendo en cuenta las circunstancias del sector y sin que ello minore las ventas.

El resultado de la empresa

Es muy importante conocer el resultado de la empresa con diversos propósitos:

• Identificar si la empresa obtiene más ingresos que gastos.
• Valorar su repercusión en la tesorería.
• Identificar posibles medidas necesarias para encauzar situaciones problemáticas.

Ante todo, conocer nuestro negocio

Conociendo el funcionamiento de nuestro negocio, podrás exponer un plan de tesorería, algo que parece muy evidente, pero no lo es. Los detalles son los que marcan muchos imprevistos y requieren volcar el conocimiento acumulado en la planificación.

Cómo afecta la inflación a los planes de tesorería

La inflación, con independencia de que se encuentre en niveles más altos o más bajos y de su tendencia a reducirse o aumentar, es un factor qué siempre debes considerar. Es especialmente importante cuando haces negocios en varios países con evoluciones diferentes. También tienes que vigilar cómo afecte a los ritmos de crecimiento de cobros y pagos.

Además, tienes que tener en cuenta el efecto de las expectativas. Muchos cobradores o pagadores pueden pensar en comenzar a contratar, dejar de hacerlo o realizar cambios en las condiciones. Todo ello repercutirá en tus previsiones de tesorería. A medida que vas viendo si las expectativas se cumplen o no, o si debes variarlas, debes realizar controles y ajustes en tu plan de tesorería. 

Una buena gestión de tesorería es un requisito necesario para la viabilidad de cualquier negocio. Disponer de herramientas eficaces que faciliten disponer de un buen plan de tesorería es el primer paso para poner en orden nuestros cobros y pagos.

Nota del editor: Este artículo fue escrito con anterioridad y actualizado en 2022 por su relevancia.