Cómo la tecnología está derribando las barreras para trabajar en equipo

Explicamos cómo el avance tecnológico facilita las labores de equipo haciendo más sencillo superar las dificultades y desafíos que implica la colaboración.

• Colaborar exige superar muchos retos y dificultades, pero ofrece soluciones que serían inabordables individualmente
• La tecnología actual allana el camino del trabajo en equipo mejorando los flujos de comunicación y generando procesos más colaborativos

Todos sabemos que trabajar en equipo puede producir enormes sinergias, especialización, abrirnos a novedades e intercambios positivos, cubrir deficiencias personales, desarrollar el potencial de las complementariedades entre distintas personas… El resultado es que se pueden ofrecer soluciones a retos inabordables individualmente,

Sin embargo, la colaboración es un reto. Sus frutos dependen de la capacidad que existe dentro de la organización para superar las dificultades del trabajo en equipo. Afortunadamente, la evolución de la tecnología está ayudando a derribar muchas de las barreras tradicionales del trabajo en equipo.

La nube facilita la compartición de la información

Con la nube, dos o más personas que pueden estar situadas en diferentes puntos del planeta pueden compartir su trabajo sin necesidad de mover físicamente documentos o soportes materiales. Y pueden trabajar simultánea o sucesivamente, editando o visualizando, transmitiendo o no la información obtenida a terceros… Las posibilidades son de lo más diversas.

Antes de la llegada de la transformación digital y de la nube, las opciones para trabajar en equipo se centraban, fundamentalmente en tres opciones: la coincidencia habitual dentro de un mismo espacio físico, los viajes y desplazamientos del lugar habitual de trabajo o el envío físico o telemático del documento original o de una copia.

Esas posibilidades reclamaban atención a dos aspectos fundamentales: la agenda de los miembros del equipo y estado y ubicación de los documentos con los que se trabaja. La nube está descongestionando la agenda. Es más sencillo trabajar simultáneamente en el mismo documento. Si a los miembros de un equipo les va bien trabajar conjuntamente en un mismo momento, no importa que se encuentren en ubicaciones diferentes.

También se facilita la colaboración sucesiva. Cada uno puede hacer su aportación y el reflejo queda inmediatamente en la nube. Los otros miembros del equipo no tienen que preocuparse de dónde se encuentra físicamente el documento, ni de realizar envíos o confirmar recepciones físicas o telemáticas. Nada se pierde y todo se ubica siempre en el mismo lugar: la nube.

Las herramientas de productividad están creando estándares de colaboración

La organización es clave en el buen desarrollo de una labor de equipo. Es necesario crear procesos que contribuyan a que el trabajo fluya adecuadamente. Uno de los problemas tradicionales ha sido que, antes de comenzar, conviene examinar con cierta profundidad los cauces de comunicación, los calendarios de tareas, los incentivos de las partes a la cooperación, los mecanismos de control, etc.

Las herramientas de productividad nos ayudan a definir cómo se realiza el trabajo en equipo. Crean estándares conocidos de colaboración. Así, por ejemplo, una determinada aplicación tiene unos procedimientos establecidos para crear un documento, modificarlo, visualizarlo, compartirlo, adjuntar información, comprobar errores, verificar si la otra parte recibe la información pertinente, analizar estadísticas de uso, etc.

Como resultado, se producen importantes ahorros de costes. Para los empleados, es más sencillo asimilar lo que hay que hacer. Por su parte, la empresa tiene más elementos de comparación para saber si los procesos de colaboración funcionan, ya que existen experiencias pasadas con esas herramientas de productividad en la empresa o fuera de ella.

Las soluciones de gestión empresarial están automatizando la parte más rutinaria del trabajo en equipo

Los equipos interdepartamentales eran un quebradero de cabeza hasta hace poco tiempo. Cada área tiene su propio lenguaje y forma de trabajar, fija su atención en objetivos distintos y está acostumbrada a trabajar con herramientas diferentes.

Para facilitar la colaboración entre departamentos, ha sido frecuente que se creen normas internas y procedimientos especiales. En el caso más extremo, algunas empresas han padecido el denominado síndrome del Código de Hammurabi.

Las soluciones de gestión modernas están pensadas precisamente para la colaboración. Conectan y conjuntan todo el talento de la empresa de forma automática. Por ejemplo, pueden crear formatos comunes para compartir la información entre departamentos.

El big data como aliado en el descubrimiento de fallos de comunicación

La comunicación interna es uno de los grandes desafíos del trabajo en equipo. Los jefes quieren saber si sus subordinados entienden sus órdenes y las cumplen. Además, desean conocer si los reportes que reciben reflejan toda la realidad sin mentiras, errores u omisiones.

Algunos fallos son muy evidentes, incluso difíciles de solucionar. Sin embargo, también es habitual que algo no funcione bien en la comunicación interna sin saber muy bien cuál es la pieza que hace fallar ese complejo engranaje.

El big data es un gran aliado en esta tarea de descubrir las deficiencias de comunicación interna. Facilita estudiar los datos relacionados con el equipo, con el fin de descubrir patrones ocultos de fallo.

Las soluciones tecnológicas contribuyen a mejorar los flujos de información y a generar unos procesos más orientados a la colaboración con menores costes de diseño, implementación y control.