Cómo realizar un análisis coste-beneficio para un sistema ERP

Te explicamos las claves para realizar un análisis coste-beneficio de la adopción de un sistema ERP. 

• El ERP es uno de los mejores aliados para el futuro de tu negocio. 
• El análisis coste-beneficio debe basarse en unas expectativas realistas. A continuación, te contamos cómo hacerlo. 

La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una propuesta muy atractiva para las empresas que buscan consolidar la información de gestión e introducirla a lo largo de la empresa, pero para introducir nuevas tecnologías, hace falta un plan de negocio para justificar la inversión. 

Según el estudio Pequeña empresas, grandes oportunidades que realizó Sage a finales de 2021, y que ha sido recientemente publicado, las pymes de buena parte del mundo lo tienen claro. El 51 % esperaba incrementar su inversión en tecnología. Y sus objetivos de mejora llegan a todos los rincones del negocio, con clientes, personal y flujo de caja a la cabeza. Por ello, tiene todo el sentido que se planteen soluciones integrales del tipo ERP que aporten coherencia a todo el flujo de datos e información.   

Pero antes de implementar un ERP en su organización, los líderes empresariales deben establecer un argumento económico para defender la inversión. Tanto los gastos de capital como los gastos operativos deben compararse con la rentabilidad esperada de la inversión (ROI) para cualquier compra clave de la empresa. Cuando el retorno de la inversión proyectada supera el coste total de propiedad (TCO), la introducción de un nuevo sistema ERP debe tener un impacto positivo en la rentabilidad, pero hay varias consideraciones que hay que hacer antes de poder llegar a esa conclusión. 

¡TUITÉALO! Seguro que el ERP le conviene a tu empresa. Toma nota de qué costes y beneficios debes tener en cuenta. 

Tener en cuenta los costes 

Debes tener en cuenta desembolsos iniciales con motivo de la adquisición. Además, has de considerar la corriente de pagos que se producirá después con la implementación del ERP en su organización. 

Si hay sistemas existentes disponibles, el trabajo de integración buscará sincronizar las tecnologías. Se producirá una conversión de archivos y una consolidación de la información de gestión. No obstante, la eliminación de los viejos procedimientos y soluciones de legado también puede generar costes e implicar una migración de datos que ocupará tiempo. 

Una vez instalado, deberás considerar los costes de pruebas rutinarias. Son necesarios para garantizar que el usuario se beneficie de la funcionalidad completa. Y, a través del tiempo, algo semejante te pasará con revisiones y actualizaciones periódicas del ERP.  

Por otro lado, tendrás que considerar otros desembolsos, como: 

• Los de formación del equipo para que se adapte a los nuevos procedimientos.  
• Una partida para posibles imprevistos. 

Tener en cuenta los beneficios 

El uso de soluciones de ERP y de procesos de gestión de recursos optimizados trae incontables ventajas:  

• Ayuda a simplificar los procedimientos. 

• Evitarás trabajos duplicados y costes de manipulación manual.  
• Gozarás de más información en la toma de decisiones.  
• Controlarás el rendimiento de los distintos departamentos y en toda la organización en su conjunto.  
• Obtendrás procesos más eficaces y eficientes de toma de decisiones. 
• En la fábrica, la automatización de tareas manuales aumenta la velocidad de entrega y reduce el error humano.  

• Los trabajadores clave pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido, con una fiabilidad garantizada gracias a sistemas globales que señalan inexactitudes y errores. 

La compra de un sistema ERP debe considerarse como un proyecto a largo plazo que se traduzca en beneficios para tu negocio  

Se podrían enumerar muchas otras, pero la ventaja de los ERP que suele citarse más es que consigue que todas las áreas del negocio se muevan juntas, como un conjunto. Los sistemas ERP hacen que sea más sencillo registrar y reportar datos a través de una serie de elementos tangibles. También facilitan los procesos de seguimiento de negocio y hacen la resolución de problemas más rápida. Con datos claros en las manos de quienes toman las decisiones, las organizaciones pueden establecer expectativas realistas en cuanto a plazos y costes. 

Fijar el nivel de las expectativas 

Los sistemas ERP no cambiarán el rendimiento del negocio de un día para otro. En muchos sentidos, son un facilitador del cambio, en lugar de la solución. Tiene sentido ser conservadores al proyectar los beneficios económicos de los nuevos sistemas y procesos ERP.  

En definitiva, conviene que seas realista.Si a los distintos departamentos de tu negocio les transmites expectativas exageradas, puedes generar frustración. Con ello, solo conseguirás empeorar la percepción del ERP.  Al final, disminuirás la implicación del equipo humano y perderás parte de los beneficios potenciales.  

Es recomendable que elabores un escenario de costes para el peor caso junto con una estimación probable. Además, debes establecer un sólido caso de negocio para la inversión en el ERP, sobre todo cuando el clima económico sea difícil, con presupuestos cada vez más limitados. Esto les da a los objetivos del proyecto un contexto estratégico y te facilitará la decisión de optar por el ERP o no. 

Lograr el máximo valor del ERP 

Si revisas y actualizas los procesos del negocio periódicamente, el retorno de la inversión de la implementación de los sistemas ERP es claro. Llevarás revisiones periódicas de procesos y utilizarás datos cuantitativos. Con los comentarios del personal que participa en la planificación de los recursos, el retorno de la inversión debería superar el coste total de propiedad. 

Como paso previo a la introducción de una solución de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), debes tener la inversión justificada. Y eso pasa por un análisis coste-beneficio apoyado sobre expectativas realistas. 

Los sistemas ERP son de gran utilidad para la correcta organización una empresa por diferentes motivos. El empleo de estas herramientas dará grandes resultados y beneficios a largo plazo.  

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2022 por su relevancia.