¿Cuánto paga la empresa de Seguridad Social por un trabajador?

En este contenido actualizado te contamos cómo se calcula la Seguridad Social de un trabajador. Además, te explicamos cómo analizar este coste y cuáles son las herramientas adecuadas para organizar los datos que necesitas.

• Las cotizaciones sociales pueden ser una importante fuente de costes laborales.
• La Seguridad Social del trabajador incluye dos partes: una a su cargo y otra (la más grande) al de la empresa.

Cuando tienes empleados, hay algunos costes que son especialmente importantes. La Seguridad Social del trabajador es uno de ellos, no solo por el importe, sino también por los cálculos. Debes tenerlo todo muy claro para saber manejar las nóminas y las obligaciones relacionadas con cotizaciones.

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Por tanto, debes analizar muy bien todo lo que tienes que hacer y los medios que garantizarán un cumplimiento correcto. Esto último es especialmente importante, ya que hay que buscar el equilibrio. Todos los datos deben estar siempre en orden, pero, además, estos procesos no deben consumir demasiado tiempo. 

La mecánica del cálculo del coste de la Seguridad Social para la empresa

En general, para calcular las cotizaciones, tanto a cargo de la empresa como del trabajador, deberás aplicar tres pasos:

1. Calcular la base de cotización.
2. Multiplicar la base de cotización por los tipos correspondientes a diferentes contingencias. 
3. Realizar la suma de los productos resultantes de las multiplicaciones del paso anterior.

Cómo se calcula la base de cotización 

El importe de la base de cotización, en principio, es el de la remuneración total (sueldo base, complementos, gratificaciones extraordinarias, etc.), pero debes tener en cuenta varios ajustes:

• Si un trabajador percibe más de lo que, en principio, tendría derecho, esa cantidad adicional se suma para calcular la base de cotización.
• Si alguna percepción vence más allá del mes, se prorratea. Por ejemplo, si cobra un complemento cada tres meses, no se introduce todo en el mes que se deba cobrar, sino una tercera parte cada mes.
• Las bases de cotización tienen un máximo, que es igual para todas las actividades, categorías profesionales y contingencias. Por ejemplo, para 2024, ese tope se ha cifrado en 4 720,50 euros.
• También existe un mínimo para la base de cotización, pero este difiere en función de la categoría.
• En algunos casos, las vacaciones devengadas y no disfrutadas que se finiquitan tras un despido, se cotizan de forma independiente. 
• Determinados conceptos no entran en la base de cotización.

Conceptos excluidos de cotización en la Seguridad Social de un trabajador

No entran en la base de cotización:

• Asignaciones para gastos de locomoción para desplazarse fuera del centro habitual de trabajo realizados en transporte público.
• Asignaciones para los gastos normales de locomoción, manutención y estancia ocasionados como consecuencia de un viaje de trabajo a distinto municipio. A estos efectos, tendrás que considerar como normales las que se correspondan con dietas exceptuadas de gravamen en el IRPF. Lo que supere esa cifra deberá incrementar la base de cotización.
• Indemnizaciones por fallecimiento, traslados, suspensiones o despidos. No obstante, en algunas indemnizaciones por despido debes tener en cuenta que, si se paga una cantidad superior a la prevista en el Estatuto de los Trabajadores, el resto deberás sumarlo a la base de cotización.
• Prestaciones de la Seguridad Social y las mejoras de las prestaciones concedidas por la empresa.
• Asignaciones por gastos de estudios que vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo.
• Retribuciones por horas extraordinarias, que tienen su propia cotización. No obstante, sí que han de incluirse en la base para calcular la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Los tipos de cotización 

En general, los tipos de cotización son los mismos para todos los trabajadores. No obstante, hay casos en los que las normas permiten aplicar unos menores por una menor acción protectora de la Seguridad Social. Por ejemplo, puede darse en algunos trabajadores que se consideran asimilados a los trabajadores por cuenta ajena.

Por lo demás, los tipos concretos vienen fijados en las leyes de presupuestos. En la de 2024, se establecieron los siguientes:

• 28,3 % por contingencias comunes (23,60 % a cargo de la empresa y 4,70 % del trabajador).
• El tipo de cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales sigue una tarifa variable en función de la actividad. Los tipos van del 1,5 % al 7,15 %.
• 7,05 % por desempleo (5,5 % a cargo de la empresa y 1,55 % del trabajador). En contratos temporales, asciende al 8,3 % (6,7 % a cargo de la empresa y 1,6 % del trabajador).
• 0,2 % por la cotización al Fondo de Garantía Salarial (FOGASA), íntegramente a cargo de la empresa.
• 0,7 % por formación profesional (0,6 % a cargo de la empresa y 0,1 % del trabajador).
• Por otro lado, el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) tiene un tipo del 0,7 % (0,58 % a cargo de la empresa y 0,12 % a cargo del trabajador).

Además, las horas extraordinarias cotizan en 2024 con los siguientes tipos:

• Las motivadas por fuerza mayor cotizan al 14 % (12 % a cargo de la empresa y 2 % del trabajador).
• Las restantes cotizan al 28,3 % (23,6 % a cargo de la empresa y 4,7 % del trabajador).

¿Sobre quién recae el coste?

Un error frecuente es considerar que el coste de la cotización a la Seguridad Social que asume la empresa coincide con la cantidad de la que jurídicamente se hace cargo. La realidad suele ser más compleja.

La traslación de las cotizaciones puede hacer que su peso real se cargue de forma distinta a como figura en los textos de las normas.

De hecho, si pudiésemos tener dos mundos paralelos, con y sin cotizaciones, veríamos que, en realidad, en unos casos su peso recae sobre las empresas por completo, mientras que en otros cae sobre los trabajadores por completo y hay toda una ‘gama de grises’ entre ambos extremos.

Cada empresa afronta unas condiciones de mercado diferentes. Tanto su demanda de trabajadores como la oferta tiene sus propias características. Por ejemplo:

• Si, con independencia de que se pague más o menos, el número de candidatos contratables es más o menos fijo, la cotización recaerá en los trabajadores. Las empresas contratarán mientras el coste salarial compense y los empleados verán reducida su retribución. 
• Si con independencia del coste salarial, la empresa requiere contratar un número más o menos fijo de trabajadores, el coste de las cotizaciones recaerá sobre ella. Si no pagase más para compensar el impacto de la cotización, no encontraría los candidatos suficientes.
• Cuando la oferta o la demanda de trabajo varían más en función de las retribuciones, los efectos son mixtos. Pueden encarecerse el coste laboral y reducirse tanto la remuneración percibida por los empleados como la cantidad de horas de trabajo.

Los sistemas de información y la Seguridad Social de los trabajadores

Un aspecto importante es tener todos los datos en orden para poder realizar los cálculos. Esto exige saber mucho sobre tus empleados y lo mejor es contar con una herramienta que organice los procesos, como Sage HR.

En ese sentido, también es importante que los empleados puedan participar de ese flujo de información. Al fin y al cabo, se trata de datos que les afectan.

En resumen, no solo hay que saber calcular el importe de la Seguridad Social a cargo de la empresa, sino también valorar el impacto de las cotizaciones.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.