La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad. Se define como la representación cronológica, valorada en unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos).
Se trata, por tanto, de un elemento que permite llevar a cabo el registro de las operaciones financieras y comerciales. Estas operaciones económicas se registran en asientos de débito o crédito dependiendo del origen de la transacción. El conjunto de cuentas de una empresa supone una representación completa del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa.
Consta de las siguientes partes:
- Código numérico. Identifica a la cuenta.</li>
- Debe o Débito. Se sitúa en la parte izquierda de la cuenta.</li>
- Haber o Crédito. Se sitúa en la parte derecha de la cuenta.</li>
- Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Si la suma de los débitos de una cuenta son mayores que la suma de los créditos, entonces se dice que dicha cuenta tiene un saldo deudor. Si por el contrario el total de los créditos es mayor que los débitos el saldo será acreedor.
El título o nombre de la cuenta. Hace referencia a la cuenta en la que estamos registrando.
Cómo se clasifican las cuentas
Se clasifican en:
1. Cuentas reales. Son los bienes, derechos y obligaciones de la empresa. Son, por lo tanto el activo, pasivo y el capital. Se trata de cuentas de carácter permanente porque permanecen abiertas por más de un período contable conservando sus balances.
2. Cuentas nominales. Incluyen los ingresos, costos y gastos. Son cuentas temporales, es decir, están abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa. Cuando éste finaliza, son cerradas y su resultado se traspasa a la cuenta capital.
3. Cuentas mixtas. Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y otra parte nominal. Al cierre económico todo su saldo debe ser de naturaleza real.
4. Cuentas de orden. Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas.
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Cuáles son los tipos de cuentas más importantes
Las fundamentales en contabilidad son:
1. Activos. Son todos los bienes y derechos que posee una empresa. Pueden ser físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio, o intangibles como la propiedad intelectual, la marca… Las cuentas de activos son de naturaleza deudora. Esto quiere decir que aumentan su saldo cuando se les da un débito y por el contrario se reduce su saldo al acreditarse.
2. Pasivos. Son las obligaciones que tiene una empresa con alguna entidad. Las cuentas de pasivos son de naturaleza acreedora, lo que significa que aumentan su saldo con crédito y disminuye cuando se les da un débito.
3. Capital. El capital contable representa las aportaciones de los propios dueños del negocio, las aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado. Al invertir en un negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una empresa. La cuenta de capital o patrimonio son de origen crédito y, por lo tanto, el saldo de la cuenta aumentará cada vez que se acredite a esta cuenta y disminuirá cada vez que se haga un débito.
4. Ingresos Se trata del dinero que entra a una empresa debido a las actividades económicas de la misma. Los ingresos son de origen crédito, aumentan su saldo cuando se acredita la cuenta y disminuye cuando hay algún débito. Ésta es una de las cuentas con más movimientos. Las ganancias de la empresa suben cada vez que hay alguna venta de mercadería. Si un cliente decide devolver mercancías, esa devolución se considera como una reducción a los ingresos, por lo que hay que darle un débito para indicar que el saldo ha disminuido.
Otros tipos
5. Costos. Es el desembolso de dinero que se hace con el objetivo de adquirir un activo que generará beneficios económicos al negocio. Además del precio del activo que se adquiere, también se considera un costo a todo el proceso que conlleva poner dicho activo en funcionamiento. Es de naturaleza deudora y por lo tanto aumenta su saldo cada vez que se le da un débito y disminuye su saldo cuando se acredita.
6. Gastos. Un gasto es una salida de dinero destinado a la distribución de un producto o un desembolso causado por la administración de una empresa. Se diferencia del costo porque queda consumido al instante. EJEMPLO: los salarios administrativos, el pago de la energía eléctrica… Es de naturaleza deudora y por lo tanto aumenta su saldo cada vez que se le da un débito y disminuye su saldo cuando se acredita.
