Estas son las ventajas de la implantación de la factura electrónica en Europa

En este contenido actualizado te explicamos las razones por las que crece la implantación de la factura electrónica en Europa. Analizaremos por qué la impulsa la Unión Europea y cuáles son los objetivos más importantes de las próximas novedades en España.

• La implantación de la factura electrónica favorece la automatización de procesos administrativos y de gestión.
• Para una pyme, simplificar trámites y procesos administrativos es abrir una puerta a nuevas oportunidades de negocio.

La implantación de la factura electrónica recibió un impulso en España con la llamada Ley Crea y Crece. Ahora, estamos pendientes de la inminente aprobación del borrador que fijará el calendario de implantación en facturación B2B. En todo caso, las fechas estarán cada vez más cercanas y conviene analizar los cambios con tiempo.

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A la espera de ese nuevo avance, la dirección está clara: la facturación electrónica irá llegando a nuevos ámbitos. Ello va a permitir avanzar en la digitalización de los procesos no solo de facturación, sino también contables, fiscales y de toma de decisiones de gestión. A partir de ahí, se irá progresivamente conformando una nueva factura que incorporará características como los estados de factura. 

El impulso europeo a la implantación de la factura electrónica

Las normas comunitarias dejan bastante margen a los estados miembros para decidir el ritmo del proceso de generalización de la factura electrónica. Sin embargo, se centran en algunos aspectos esenciales:

• La Directiva 2006/112/CE del Consejo garantiza un contenido y tipos de facturas armonizado en los diferentes estados. Esto facilita la gestión del IVA, pero también la de todos los datos que han de ‘viajar’ vía electrónica con la factura, con independencia del país de origen y destino. Así, los procesos fiscales y contables que se apoyan en estos datos pueden tener elementos comunes que facilitan la digitalización.
• Esa misma directiva también sienta las bases de los medios que pueden garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura electrónica. Así se consigue generar unos estándares técnicos que no solo cumplan con las obligaciones jurídicas, sino que también generen confianza en la transmisión de datos de facturación.
• La Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo impulsa la factura electrónica en la contratación pública. Entre sus objetivos estaba el de simplificación de un contexto con múltiples normas. Pretende favorecer la interoperabilidad; promover sistemas más sencillos, baratos y seguros y tener en cuenta las necesidades específicas de las pymes.

¿Cómo se prevé que sea el calendario de implantación?

De momento, en España se vislumbran los siguientes nuevos pasos:

• Ya conocemos el texto de la Ley 18/2022. Esta fija la obligación de facturación electrónica en relaciones B2B, pero pospone su entrada en vigor.
• Según dicha ley, el siguiente paso será la aprobación del reglamento de desarrollo. Aún no ha sucedido, pero conocemos su proyecto cuyo texto final podría sufrir modificaciones. La fecha de aprobación quizá pueda coincidir con esta primavera o con el comienzo del verano.
• Un año más tarde, la factura electrónica será obligatoria en las relaciones B2B de empresarios o profesionales que facturen más de 8 millones de euros.
• A los dos años de la aprobación del real decreto ya será obligatoria para todos los empresarios o profesionales.
• Por tanto, hay un período de transición entre el año posterior a la aprobación del reglamento y el siguiente. En esos doce meses habrá empresarios y profesionales tanto obligados como no obligados. En ese sentido, durante ese período, el proyecto de reglamento prevé que las facturas electrónicas se acompañen de un PDF. De esta manera, será legible para los empresarios o profesionales aún no obligados (los de menos de 8 millones de euros de facturación).

7 ventajas del impulso europeo a la factura electrónica

El impulso comunitario se ha reforzado por el de los propios países miembros. Estos están yendo más allá. Para ello, extienden obligaciones y derechos de facturación electrónica y trabajan en estándares avanzados para los procedimientos. De la suma de ambos esfuerzos se obtienen muchas ventajas.

1. Experiencia compartida

Las normas europeas han creado un marco común interpretado con matices singulares en cada estado. Si, por ejemplo, la ley crea y crece va a generalizar su uso en relaciones B2B en España, todos los estados pueden tomar nota de los puntos fuertes y débiles de la reforma. Estamos ante un proceso compartido y la planificación de las medidas jurídicas ha de tener en cuenta los resultados obtenidos por otros países.

2. Disminución de costes de implantación

Maximizar las ventajas de la factura electrónica exige dar respuestas a los retos tecnológicos. Hay que traducir a algoritmos informáticos los objetivos de las normas. La existencia de un ecosistema tecnológico europeo que presta respuestas a los requerimientos facilita la adopción de respuestas más inteligentes. 

Por ejemplo, el software de facturación de Sage genera facturas electrónicas de forma automática en función de los parámetros que hayas establecido. Así podrás enviarlas a tus clientes de una forma segura y sin complicaciones.

Por otro lado, la implantación de la factura electrónica debe entenderse dentro de un proceso más amplio, que podemos llamar nueva factura. Ello implicará adaptarse a requisitos normativos, pero también a un entorno cambiante lleno de posibilidades. Como resultado, las empresas y autónomos europeos tendrán beneficios que compensarán con creces los costes de implantación.

3. Impulso de la automatización

Con la factura electrónica es más sencillo que los datos contenidos en ella fluyan con mayor agilidad. Eso debe beneficiar no solo a los emisores y destinatarios, sino también a todos quienes deben trabajar con esos datos: administraciones, entidades financieras, asesores, etcétera. En el horizonte, dibujamos un escenario en el que con unos pocos clics los datos lleguen a todos a quienes tienen que llegar.

Además, ese nuevo enfoque va a aportar especialización y planificación. Los profesionales internos y asesores externos podrán centrarse en que todas las operaciones estén bien diseñadas con anticipación.

4. Simplificación administrativa

Un flujo de datos más ágil e inteligente debe ser trasladable a muchas tareas administrativas: 

• Los contratos han de ser más sencillos y su cumplimiento más constatable. 
• Se puede seguir avanzando en la contabilización automática de las facturas y en el seguimiento continuo de los pagos. 
• La gestión de los impuestos indirectos puede contar con herramientas facilitadas por la Administración que aprovechen el flujo electrónico de datos de facturación. 

5. Nuevas oportunidades para las pymes

Este es quizá el objetivo más ambicioso que las reformas pretenden lograr con la implantación de la factura electrónica. Y dentro de estas oportunidades la más destacada es la de controlar la morosidad. 

Así, por ejemplo, en España se pretenden crear estados de factura que permitan constatar cuándo llega el momento del pago. Con ello, por una parte, dispondremos de un enorme conjunto de información que debería facilitar comprender cuáles son las causas y características de la morosidad en España.

La implantación de la facturación electrónica en Europa aportará muchas oportunidades a las pymes, como se ve en España con la lucha contra la morosidad.

Y más allá, hay muchos objetivos ambiciosos para las pymes. La implantación de la factura electrónica supone un paso importante en su digitalización. Y debe llevar a un análisis interno sobre su organización y sistemas. Si saben leer bien el cambio, este será fluido y productivo. La transformación será gradual y se acabará alumbrado una nueva factura que no solo cumpla con requisitos más estrictos, sino que sea cada vez más útil.

6. Apoyo de otros aspectos de la digitalización

Se busca un flujo de datos de facturación que sea utilizable por todos los interesados, incluso si se encuentran en diferentes puntos de la Unión Europea. Pero esos datos no solo sirven para cumplir obligaciones legales, sino que, además, refuerzan la mejora de los procesos. 

De hecho, tener en formato digital compatible con múltiples herramientas, cuánto, cuándo, cómo, a quién y dónde compras, vendes (y cobras y pagas) es una gran ventaja. Hoy existen técnicas de análisis que permiten obtener información útil para tu negocio que hasta hace poco podía permanecer oculta. 

7. Mayor confianza y control

La generalización de la factura electrónica en un mayor número de ámbitos es parte de un proceso de digitalización más amplio. Este se orienta a un control más preciso e inmediato de las obligaciones fiscales, contables y mercantiles. 

En España, hay muchos ejemplos como SII, Ticket BAI, VERI*FACTU o el software antifraude. Otros países desarrollan diferentes proyectos y es probable que algunos se trasladen al nuestro. En la meta, tenemos un horizonte de mayor confianza y transparencia y en el que se refuerza el cumplimiento normativo. 

La factura electrónica va marcando hitos en el proceso de digitalización de las pymes de toda Europa y del mundo entero. La próxima parada en España la ha marcado la ley crea y crece con la generalización en las relaciones B2B. Ahora, esperamos su desarrollo reglamentario.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.