Cómo hace la factura perfecta (infografía)

Una vez que un empresario o profesional ha terminado de realizar un servicio o ha entregado un material a un cliente, llega el momento de cobrar por la operación realizada. Para ello es necesaria la emisión del correspondiente documento mercantil acreditativo de la operación realizada: la factura.

Pero, ¿qué debe contener la factura para ser correcta de acuerdo con la normativa vigente? ¿cuándo debe expedirse? ¿sirve cualquier formato? ¿qué modalidades de factura existen? Veamos a continuación y en la infografía que ha preparado Sage toda su casuística.

¿Qué debe contener la factura?

Si bien no existe un formato de factura obligatorio, sí que debe tenerse en cuenta que, de acuerdo con la normativa fiscal, toda factura debe contener, como mínimo, los siguientes datos:

• Número y, en su caso, serie. El número debe ser correlativo con la última factura emitida dentro de la misma serie. Pueden crearse tantas series distintas como se precise.
• Fecha de expedición: fecha en la que la factura es emitida.
• Fecha de operación si es distinta de la de expedición. Fecha de devengo del Impuesto sobre el Valor Añadido. En general cuando se entrega la mercancía o se realiza el servicio.
• NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor. Si se desea, puede indicarse adicionalmente el nombre comercial, marca, logo, así como otro u otros domicilios adicionales, pero ello no exime de incluir la información obligatoria.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, del destinatario de las operaciones.
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados. La descripción de los mismos debe permitir conocer la operación facturada.
• Tipo o tipos de IVA aplicado (puede haber más de uno si se facturan operaciones sometidos a distintos tipos del impuesto).
• Cuota tributaria de IVA repercutido desglosada (salvo en el caso de las facturas simplificadas en que, opcionalmente, puede indicarse la expresión «IVA INCLUIDO»)
• En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
• Otras menciones, en situaciones especiales:
  • En operaciones exentas referencia a la normativa que declara la exención
  • Encaso de que la factura sea realizada por el cliente, la mención «facturación por el destinatario».
  • Mención a «inversión del sujeto pasivo«, cuando se den las circunstancias legales para que sea el receptor de la factura quien deba autorepercutirse el IVA.
  • Mención a «Régimen especial de Agencias de viajes o «Régimen especial de bienes usados» en los casos en que son de aplicación.

Ademas, la normativa mercantil establece los empresarios individuales, sociedades y entidades sujetos a inscripción obligatoria harán constar en toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas, el domicilio y los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil, siendo sancionable la omisión. Por tanto, en el caso de sociedades mercantiles debe indicarse en que Registro se encuentra inscrita la compañía, así como el libro, tomo y hoja del apunte.

¿Cuándo debe expedirse?

El IVA se devenga en el momento de la entrega del bien vendido o de la prestación del servicio o, en el momento del cobro si éste es anterior.

Desde ese momento, si el destinatario es empresario, hay de tiempo hasta el día 15, inclusive, del mes siguiente para expedir la factura. Si el destinatario es un particular que no ejerce actividades económicas, la factura debe expedirse en el mismo momento del devengo.

El plazo para remitir la factura al destinatario es de un mes desde la fecha de expedición.

En una misma factura pueden incluirse distintas operaciones siempre que pertenezcan al mismo mes natural.

¿Cómo remitirlas?

Las facturas pueden ser remitidos por cualquier medio admitido en derecho y, particularmente, pueden remitirse por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento (aunque sea tácitamente, no oponiéndose a su recepción electrónica) y los medios electrónicos utilizados garanticen la autenticidad del origen y la integridad del contenido y legibilidad.

Un simple archivo PDF enviado por correo electrónico es válido como factura electrónica. Desde 2013 no es necesaria la utilización de firma electrónica para su envío.

En todo caso es necesario conservar las facturas durante todo el periodo de prescripción.

¿Qué modalidades de factura existen?

• Facturas ordinarias: sirven para documentar cualquier operación económica.

• Facturas rectificativas, conocidas comúnmente como «abonos». Se realizan cuando debe rectificarse una factura ordinaria. Deben ir en una serie distinta de las facturas ordinarias.

• Facturas recapitulativas: incluyen distintas operaciones al mismo destinatario, realizadas dentro del mismo mes.

• Facturas simplificadas (tiques): en determinadas actividades del comercio minorista permiten emitir facturas que no tienen que contener toda la información obligatoria de las facturas ordinarias. En concreto no es necesario identificar al destinatario de la operación ni desglosar la cuota de IVA.

• Facturas proforma: tienen un carácter puramente comercial, sin validez fiscal ni obligación de pago.

A continuación, resumimos Cómo hacer la factura perfecta en una infografía.