¿Qué es y para qué sirve la contabilidad?

La contabilidad es una obligación para las sociedades mercantiles y proporciona información de vital importancia para la toma de decisiones. Algunas empresas, aunque parezca mentira, aún no saben para qué sirve y lo importante que es.

• Conoce para qué sirve la contabilidad, los tipos que hay y si estás obligado a llevarla.
• Te detallamos cuales son los libros contables obligatorios.

Contenido del post

1. ¿Qué es la contabilidad?
2. ¿Qué libros contables son obligatorios?
3. Tipos de contabilidad
4. ¿Todos los empresarios tienen que llevar una contabilidad?
5. ¿Problemas derivados de una contabilidad con errores?

Para algunos empresarios, la contabilidad es un gasto improductivo, motivado por una obligación impuesta, que si pudieran no llevarían. Es más que probable, que estos empresarios tengan todo tipo de problemas derivados de un mal uso, y en muchos casos de su mala llevanza.

La contabilidad es una herramienta clave para la toma de decisiones, tanto a nivel interno, como externo (prestamistas e inversores), por lo que debe reflejar la imagen fiel de la sociedad.

1)¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el registro en asientos contables, de todas las operaciones que se realizan en la empresa, siguiendo un orden cronológico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento que se recogen en el Plan General de Contabilidad.

En el Plan Contable se recoge que la contabilidad debe de estar libre de errores y reflejar la imagen fiel de la sociedad.

En el artículo 25.1 del Código de Comercio, se establece que los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, tienen la obligación de llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa y que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

2)¿Qué libros contables son obligatorios?

El Código de Comercio obliga a llevar dos libros contables:

• El libro diario. Registra cronológicamente el importe de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de la actividad empresarial.
• El libro de inventarios y cuentas anuales. El libro de inventarios debe abrirse con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable), transcribiendo al menos trimestralmente, con sumas y saldos, los balances de comprobación (segundo estado contable). Además, anualmente debe incluirse el inventario de cierre del ejercicio (tercer estado contable) y las cuentas anuales (último estado contable).

Las cuentas anuales deben incluir: 

• balance,
• cuenta de pérdidas y ganancias,
• estados de cambio en el patrimonio neto,
• estados de flujo de efectivo
• y la memoria.

El Código de Comercio obliga a llevar el libro diario y el de inventarios y cuentas anuales.

3)Tipos de contabilidad

La contabilidad es una herramienta clave para las organizaciones, ya que permite obtener información interna y externa de la sociedad.

• La contabilidad financiera proporciona información para uso tanto externo como interno. Es obligatorio que esté al día para las sociedades de capital y facilita, entre otras cosas, que los inversores y prestamistas puedan decidir si invierten o conceden crédito a una empresa. Debe llevarse según se determina en el Plan General de Contabilidad.
• La contabilidad analítica o de costes no es obligatoria, pero la llevan casi todas las grandes empresas y muchas pymes. Esta contabilidad facilita un mayor control del negocio y facilita la toma de decisiones a nivel interno. Su finalidad es estudiar cómo se distribuyen los costes y los ingresos de la empresa para obtener información interna para la toma de decisiones.

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4)¿Todos los empresarios tienen que llevar una contabilidad?

Dependiendo de la personalidad jurídica que tenga el empresario y el tipo de estimación de los rendimientos, en el caso de las personas físicas (autónomos), la legislación fiscal establece diferentes obligaciones:

Sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades

Las sociedades mercantiles que tributan por el IS deben llevar una contabilidad oficial, de acuerdo con el Plan General Contable en vigor en cada momento, de acuerdo con lo establecido en el art. 133.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Sus cuentas anuales servirán de base para determinar la base imponible del IS.

Autónomos, sociedades civiles, comunidades, que tributan en el IRPF

Pueden elegir entre:

• Estimación directa. Para las personas físicas con una cifra de negocio superior a los 600 mil euros en el ejercicio anterior, o para los que hayan optado de forma voluntaria por este régimen.
• Estimación directa simplificada. Para las personas físicas cuya cifra, en el ejercicio anterior, no haya superados los 600 mil euros. Bajo este régimen no se está obligado a llevar una contabilidad oficial, aunque sí se debe determinar el beneficio del negocio.
• Estimación objetiva (módulos). Para las personas físicas que realicen cualquier actividad cuyo epígrafe se incluya en la tributación por Estimación Objetiva.

Para las asociaciones y, en general, para las entidades sin ánimo de lucro, la presentación de los libros contables y cuentas anuales no es estrictamente obligatoria. Salvo que así lo definan los estatutos de la entidad, o se trate de entidades de utilidad pública. Pero sí es recomendable para dar una imagen sólida de cara a terceros, miembros y asociados.

5)¿Problemas derivados de una contabilidad con errores?

Algunos de los problemas derivados de no darle a la contabilidad la importancia que se merece y de tener una contabilidad repleta de errores, son los siguientes:

• Las ventas y el negocio pueden crecer, pero no hay liquidez, ya que no se realiza un control exhaustivo de los saldos de clientes. La empresa no sabe realmente lo que le deben ni lo que debe.
• Problemas con la Agencia Tributaria, ya que la contabilidad es la base para diferentes declaraciones tributarias.
• La contabilidad no se puede utilizar para la toma de decisiones y si se utiliza se toman decisiones erróneas.
• Las entidades financieras restringen el crédito porque la contabilidad no refleja la imagen fiel y no se fían de sus cuentas.
• Los administradores tienen responsabilidad, frente a socios y terceros, del daño que pudieran causar con sus actos y omisiones contrarios a la ley. De manera que, si las cuentas anuales que firman no se han realizado aplicando los criterios y las normas de contabilidad recogidas en el Plan General Contable, sobre ellos recaerá la responsabilidad.

Una buena contabilidad es clave para un negocio, por lo que no debe verse como una obligación, sino como una herramienta clave de ayuda a la gestión empresarial. Un buen software de contabilidad como Sage 50, simplifica y automatiza los procesos contables, para reducir al máximo las tareas contables más rutinarias. Además de facilitar la elaboración de informes y liquidaciones tributarias.

Nota del editor: Este contenido fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.