Business Intelligence en el entorno empresarial: ¿Cómo facilitar el paso de la estrategia a la táctica? (guía)

Las herramientas de Business Intelligence (BI) ayudan a los directivos de las empresas a tomar decisiones empresariales acertadas en el momento adecuado, poniendo a su disposición la información de una manera comprensible.

• Te detallamos las principales características de las herramientas de Business Intelligence.
• Conoce cómo las herramientas de Business Intelligence te pueden ayudar a pasar de la estrategia a la táctica.

Se puede tener un completo Plan de Empresa, en el que se incluya un buen presupuesto y se encuentre bien definida la estrategia a seguir por parte de la empresa. Incluso se pueden tener definidos diferentes escenarios para tomar diferentes decisiones en función de las circunstancias que se den. Pero hay algo muy importante que hay que asegurar dentro del flujo de decisiones de la empresa: el paso de la estrategia a la táctica.

Para facilitar el paso de la estrategia a la táctica, es fundamental contar con una contabilidad al día y libre de errores, así como con una herramienta de Business Intelligence (BI) que facilite la toma de decisiones.

Cada vez son más los directivos que buscan apoyarse en herramientas de Business Intelligence  que les ayuden a no equivocarse, ya que simplifican la extracción y análisis de los datos, convirtiéndolos en información útil para la toma de decisiones.

Características de las herramientas de Business Intelligence

Entre las características más destacadas de las herramientas de Business Intelligence podemos destacar las siguientes:

• Proporcionan informes personalizados a todas las áreas funcionales de la empresa: contabilidad, almacén, recursos humanos, ventas o producción.
• Extraen los datos de todos los programas que se utilizan en la compañía, pero también de fuentes externas, como clientes o proveedores.
• Facilitan la interpretación de la información para agilizar la toma de decisiones. No sirve de nada tener la información si no somos capaces de interpretarla.
• Ofrecen informes en tiempo real.
• Una buena herramienta de Business Intelligence tiene que ser intuitiva y hacer que la manipulación de los datos sea fácil para cualquiera.
• Disponen de un panel de control para visualizar los datos de forma gráfica y fácilmente comprensible.
• Los informes se pueden compartir con facilidad tanto dentro como fuera de la empresa.
• Las pantallas están diseñadas pensando en la experiencia del usuario.
• Se pueden obtener informes en diferentes formatos.

Las herramientas de BI deben tener un 80% de funciones suministradas de serie y un 20% de funciones parametrizadas por la empresa.

Las estadísticas apoyan el paso de las hojas de cálculo a herramientas de Business Intelligence

Muchas empresas toman decisiones en base a datos erróneos o desactualizados. Todavía hoy en día la mayoría de las empresas sigue utilizando Excel. En concreto lo hacen un 54% de las empresas. Y esto a pesar de los problemas que esto les acarrea. Entre estos problemas podemos destacar los siguientes:

• El 90% de los directivos no dispone de la información necesaria en el momento en que la necesita.
• El 47% de las empresas considera que muchas de sus decisiones se basan en datos erróneos o incompletos.
• El 39% de los encuestados estima que la falta de visibilidad sobre las operaciones frena su productividad y eficacia.
• El 23% opina que sus datos están demasiado fragmentados para ofrecer una visión clara del negocio

A pesar de ello, según un sondeo llevado a cabo por el instituto francés OpinionWay, solo un 25 % de las empresas de entre 20 y 199 trabajadores cuenta con una solución de BI.

El panel de control y la creación de informes con los índices adecuados

El panel de control es la herramienta que nos va a permitir definir la información que se nos muestra y los índices que queremos visualizar en función de nuestras necesidades.

Las herramientas de BI permiten crear diferentes paneles de control en minutos, en función de los periodos o las personas destinatarias de la información.

Los resultados se pueden publicar después para los diferentes departamentos.

Existen dos tipos de usuarios que utilizarán la herramienta: los que crean los indicadores y paneles y los que los reciben y alimentan. Las herramientas de creación de informes están de esta forma al alcance de toda la empresa. Los usuarios finales pueden acceder a los datos de forma personalizada según los haya definido su responsable. Un comercial puede ver los datos de su zona, pero no los de un compañero, por ejemplo.

La interfaz de la herramienta debe permitir desde su panel de control crear los índices necesarios para la empresa y personalizarlos para que luego cada departamento tenga la visión que necesita.

Una de las áreas que más demanda este tipo de soluciones es la administrativa y financiera. El BI combinado con las herramientas de contabilidad y tesorería hace mucho más fácil la toma de decisiones. Al tener la información en tiempo real y con un alto grado de precisión facilita el llamado cierre contable acelerado.

Por lo tanto, las herramientas de Business Intelligence son el futuro para facilitar la toma de decisiones en el entorno empresarial. Aunque todavía son muchas las empresas que se aferran a herramientas del pasado para la toma de decisiones empresariales.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2022 por su relevancia.