Debajo de un panel de trabajo lleno de anotaciones caóticas, se encuentra una pequeña mesa donde el jefe del taller de mecánica recibe, ordena y apila las OR (ordenes de reparación). Mientras, un empresario ha dejado su vehículo en la recepción del concesionario para que sea reparado, ignorando que pasará por un equipo que podría darle algunas lecciones sobre la productividad en una empresa.
De hecho, en la mayoría de los casos el jefe de taller también ignora los conocimientos que acumula al verse prisionero del día a día, aunque por supuesto, hablamos de los buenos jefes de taller: de aquellos que se preocupan por hacer que día a día mejoren los resultados de su equipo.
Organización, orden y productividad
La nueva OR llega a la mesa del jefe de taller, que observa el listado de tareas a realizar al vehículo que acaba de ser recibido. Con esta información, debe asignar el vehículo a uno o varios mecánicos, calculando el tiempo total o específico que debería tardarse en arreglar los problemas del vehículo o en diagnosticarlos.
En este punto entra en valor la experiencia del jefe de taller como mecánico, ya que el tiempo objetivo que le marcará al operario debe ser realista y adecuado según lo que crea oportuno, más allá de lo que se haya facturado de forma estándar. ¿Cuántos jefes de oficina han pasado por las categorías inferiores como para saber qué puede exigir y qué no?
Marcar plazos excesivos puede ser lo normal en un taller con un mal control de la productividad, haciendo que las entregas de vehículos se acumulen a última hora del día pensando que esto reduce la presión sobre los técnicos, pero que realmente la incrementa notablemente al final de la jornada, reduciendo la rentabilidad de las horas trabajadas, que son abonadas por la empresa.
Mientras, marcar plazos demasiado cortos introduce una presión innecesaria que aumenta el estrés y los posibles errores, obligándonos a corregir constantemente el plazo estimado de entrega. Esto nos condena a la desinformación y dificulta el control de las tareas pendientes.
Encontrar el punto justo está en manos del jefe de taller y de sus conocimientos, y depende de cómo transmita y controle que sus ordenes se cumplan.
Es importante que conozca bien a su equipo, para entregar los trabajos adecuados a los operarios, sabiendo cómo de resolutivo es cada uno en cada área para evitar retrasos y problemas. Ahora, multipliquemos estos problemas por cada uno de los vehículos que entran al taller y sumemos el problema de mover los vehículos y de tener actualizada la información sobre cómo va el trabajo en cada uno, para poder tener informados a los clientes que pregunten por sus coches.
Además, introduzcamos un nuevo elemento: cuando se hace necesario solicitar una nueva pieza, el trabajo con el vehículo puede quedar en suspensión hasta que el departamento encargado la reciba, teniendo que tener un control adicional sobre el momento en que esto sucede.
Sabiendo que el operario que se estaba encargando del coche puede estar encargándose de otro vehículo cuando llegue la pieza, posiblemente deberá retomarlo otro diferente. Es obligatorio que exista una buen comunicación dentro del taller, pero también hacia otros departamentos.
Un jefe de taller organizado, es un maestro de la productividad y de la gestión de equipos. No solo tiene que motivar a los técnicos (lo cual no se hace en la mayoría de ocasiones, por desgracia), sino también que organizar el trabajo para evitar los cuellos de botella, reduciendo la carga de estrés que soportan todos los que allí trabajan.
El control metódico que debe tener sobre lo que allí acontece, hace que no sea un puesto adecuado para cualquier mecánico. De este modo, en un taller de mecánica bien dirigido se vive una realidad totalmente diferente a uno mal llevado, aunque a simple vista no podamos descubrir las diferencias. No solo es cuestión de poner un control de calidad al final de la reparación y/o de lavar el vehículo antes de entregarlo.
¿Qué me puede enseñar un jefe de taller?
Conoce a tu equipo, conoce el trabajo que se desarrolla, marca objetivos realistas, sigue su proceso y controla su cumplimiento, trata de reducir el estrés innecesario, ordena y distribuye adecuadamente las cargas de trabajo, cumple tus compromisos con los clientes haciendo que estos sean objetivos comunes, adáptate a los cambios de última hora, da ejemplo, ensúciate las manos cuando sea necesario, transmite que la productividad es buena para todos.
Cuando el empresario va a recoger su vehículo solo piensa en el alivio que le supone poder volver a desplazarse en él, pero no se da cuenta de todo lo que podría aprender de los que hicieron posible su reparación.