[PODCAST] Consejos básicos para realizar el cierre contable de forma correcta

En este episodio de Sage Advice Podcast,«Gestión empresarial como clave del éxito», Joan Boluda nos explica cuáles son los consejos básicos para realizar el cierre contable de forma correcta. ¡Escúchanos! 

• Cerrar bien el año no es como cerrar una puerta. Requiere un proceso que nos llevará cierto tiempo. 
• Nuestra meta está puesta en el depósito de cuentas, que la mayoría de las empresas realizan antes de que finalice el mes de julio.
  

Aunque estemos acabando el año, nos queda bastante trabajo por hacer. Para ello, vamos con nuestros consejos para realizar el cierre contable de forma correcta. 

Contar con un buen soporte documental para realizar el cierre contable

El primero es tener un buen soporte documental de nuestras decisiones contables de cierre del ejercicio. Detrás de cada una de las operaciones del cierre, debe haber una justificación que se base en el seguimiento de los principios y criterios establecidos por la normativa. 

Lo vemos claramente con las existencias. Llegado el cierre del ejercicio, deberemos realizar la regularización de existencias. Ese trabajo lleva una parte más visible. Habremos realizado unos asientos en el libro diario reflejando la variación de existencias. Como resultado, en el balance aparecerán los saldos actualizados y veremos el ingreso o gasto correspondiente en la cuenta de pérdidas y ganancias. 

Sin embargo, esto implica un trabajo menos visible, pero del cual depende el buen desarrollo del proceso. Hay que tener todas las existencias controladas. Veremos qué tipos tenemos (todas las que puedan considerarse intercambiables entre sí). A continuación, controlaremos los precios a los que se han adquirido los diferentes lotes para aplicar un método para asignarlas valor (precio medio ponderado o FIFO, normalmente). 

Conservar y organizar las facturas

Por lo tanto, debemos conservar y organizar las facturas para poder hacer todo ese trabajo. Y, si las existencias las hemos producido nosotros, deberemos tener todos los documentos que nos permitan calcular el coste. Además, habremos de constatar que las existencias siguen en nuestro poder (no ha habido mermas, fugas, robos, extravíos, salidas mal contabilizadas, etcétera). Sin un buen inventario, nos será imposible realizar esta labor correctamente. 

Esa misma filosofía de apoyo documental es aplicable a muchos otros campos. Por ejemplo, nos pasará lo mismo cuando pretendamos examinar si corresponde anotar una provisión o una corrección por deterioro. El asiento es muy sencillo y su reflejo en las cuentas muy claro, pero la decisión debe soportarse en datos. 

Sistemas de información que faciliten el cierre contable

Si queremos tener un buen cierre contable, es necesario disponer de unos sistemas de información bien organizados. Desde hace años, eso pasa por soluciones informáticas, ya no vivimos en la era de la tinta y el papel. 

¿Y qué le pedimos a nuestra solución de contabilidad y facturación para facilitar el cierre? Pues básicamente tres deseos: 

Que sea sencillo

Poca utilidad tendrá contar con una herramienta muy potente para gestionar la información que necesitamos para el cierre si nadie la entiende. Su manejo ha de ser intuitivo y pensado para negocios de nuestro tamaño y sector. 

Que centralice la información

El segundo deseo debe ser que centralice todo lo posible la información, que todo lo que necesitamos para el cierre tenga un único ‘hogar’. El cierre es muy pesado cuando parte de los documentos están en papel, otros en una memoria USB, otros en un disco duro… En la actualidad, lo más práctico es que ese ‘hogar’ sea la nube, ya que es accesible desde cualquier ubicación con conexión, en cualquier momento y facilita la colaboración. 

Que sea una solución integral

Poco sirve que podamos llevar en ella las cuentas si no tenemos a nuestra disposición nóminas, facturas, documentos bancarios y de tesorería, etcétera. 

Sage ofrece soluciones como Sage Contabilidad y Facturación, que cumplen esos deseos para cada tipo de autónomo o pyme, según su tamaño y sector. Elegir estas herramientas es un paso inteligente para cerrar bien el ejercicio. 

No dejar espacio a las dudas durante el cierre contable

Los administradores son responsables de la formulación de las cuentas conforme a la imagen fiel. Deberían disipar cualquier inquietud antes de firmar las cuentas. 

El cierre es un momento de toma de decisiones contables con importantes repercusiones, entre ellas las fiscales. En muchos casos, hay que valorar si se dan las condiciones que establece la normativa contable para proceder de una u otra forma. Esto es muy importante, por ejemplo, en valoraciones, correcciones por deterioro, criterios para imputar temporalmente ingresos y gastos… 

En ese sentido, los administradores han de estar informados de forma accesible y sencilla. Deben aclararse todos los ‘puntos calientes’ del cierre, aquellos en los que pueden caber varias interpretaciones o valoraciones.  

Los contables deben explicar suficientemente a los administradores por qué se debe tomar una decisión y no otra y los riesgos que hay. El objetivo debe ser evitar sustos con la auditoría de cuentas, inspecciones fiscales o la credibilidad de las cuentas, entre otros aspectos. 

Si las dudas persisten, incluso entre los profesionales encargados de las cuentas de la empresa, podemos recurrir a consultas. Las remitiremos al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas si tratan sobre temas propiamente contables o a la Dirección General de Tributos si lo son sobre las repercusiones fiscales de lo que vamos a contabilizar. 

En definitiva, el cierre contable exige un buen soporte documental, herramientas para facilitar el flujo de información y un análisis detenido de los casos complejos. Si seguimos estas pautas, la probabilidad de sustos es mínima. 

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