¿Qué es una política de ausencias y permisos? Claves para crearla

Una buena política de ausencias y vacaciones en tu empresa es la base para mejorar la productividad y la satisfacción laboral.  

• ¿Sabes que, según la Guía del Mercado Laboral 2022 de Hays España, un 54% de los españoles se sienten insatisfechos en su trabajo?  
• Algunas de las medidas que proponen los trabajadores para mejorar su situación son: el incremento salarial (62%), un mayor reconocimiento (37%), mayores posibilidades de ascenso (27%) y el horario más flexible (20%). En este sentido, la flexibilidad en la política de ausencias y vacaciones también influye. Te contamos cómo diseñarla.  

El diseño de la política de ausencias y vacaciones es una de las tareas fundamentales de los departamentos de Recursos Humanos. La gestión de las ausencias y vacaciones de los empleados de forma correcta incide en la retención de talento o en el ambiente laboral, por lo que afecta a la productividad del negocio. Sin embargo, todavía hay empresarios que no le dan la importancia que tiene.  

¡TUITEALO! Conoce las claves para crear la política de ausencias y vacaciones de tu empresa. 

¿Qué es la política de ausencias y vacaciones? 

La política de ausencias y vacaciones en una empresa es un proceso administrativo realizado, generalmente, por el departamento de Recursos Humanos, que organiza las vacaciones y los permisos entre los empleados, cumpliendo con lo requerido por la ley y adaptando la situación a las circunstancias de cada empleado.  

Claves para diseñar la política de ausencias y vacaciones 

Lo primero que debemos tener claro es la diferencia entre:  

Política de ausencias 

Debemos saber que existen varios tipos de ausencias: las justificadas y las no justificadas. Entre las primeras encontramos las ausencias por matrimonio, fallecimiento, mudanza, deber público o nacimiento, así como los permisos de maternidad o las bajas laborales.  

Las ausencias no justificadas son aquellas que no están contempladas en el Estatuto de los Trabajadores o en los convenios colectivos. En algunos casos, pueden suponer la imposición de sanciones disciplinarias como el despido.  

Política de vacaciones  

En este caso debemos conocer la regulación de las vacaciones que establece el Estatuto de los Trabajadores y considerar aspectos como la antigüedad, la igualdad, los empleados con hijos o los picos de demanda que afectan a la actividad de la empresa.  

Además, en la política de vacaciones inciden elementos como el tipo de contrato de trabajo de cada empleado, la jornada laboral o la situación de los trabajadores en un ERTE.  

Claves para diseñar la política de ausencias y vacaciones 

El diseño de la política de ausencias y vacaciones es fundamental para la satisfacción laboral de los empleados. Se pueden seguir las siguientes claves:  

Gestiona de forma ágil las solicitudes de los empleados 

Si un trabajador solicita vacaciones o comunica una ausencia, es necesario gestionarla rápidamente. Un largo plazo de espera puede generar incomodidad, conflictos y mal ambiente en la empresa.  

Utiliza la tecnología 

Un software de gestión de Recursos Humanos ayudará a que todos los trámites se realicen sin errores y en plazos breves de tiempo. Además, los empleados podrán:  

• Solicitar vacaciones y comunicar ausencias de forma sencilla.  
• Obtener rápidamente la aprobación.  

• Ver de cuántos días de vacaciones disponen.  

Claves para crear una política de ausencias y vacaciones: sé ágil en la gestión, aplica la tecnología, haz seguimiento, considera la demanda de tus productos o servicios y aplica la flexibilidad.  

Haz seguimiento de cada caso 

Los trabajadores que estén de baja, por ejemplo, deben sentir que, como empresario, te preocupas por su situación y haces un seguimiento de su evolución. No se trata de una mera gestión, es necesario mostrar empatía y tratar con cuidado y tacto cada caso.  

Considera los flujos de trabajo de la empresa 

Puede que tu empresa registre aumentos en la demanda de sus productos o servicios durante determinadas épocas del año (navidad o verano, por ejemplo). Deberás considerar este aspecto para gestionar las ausencias y las bajas y que no se produzcan situaciones en las que haya una demanda alta y gran parte de la plantilla está de vacaciones.  

Aplica la flexibilidad  

La flexibilidad en cuanto a ausencias y vacaciones es un factor muy valorado por los empleados, existen empresas como Netflix, que aplican políticas de vacaciones ilimitadas. De esta forma, el empleado puede estar de vacaciones siempre que lo desee si cumple con sus objetivos y se coordina con el resto de empleados.  

Según el informe de Infojobs, Estado del mercado laboral en España: la flexibilidad, el nivel de desconexión digital y el apoyo de la empresa son tareas pendientes para 2022.  

En definitiva, la optimización de la política de ausencias y vacaciones incide directamente en la satisfacción de los empleados y es fundamental saber que es una pieza clave de las tareas del departamento de recursos humanos.  

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