RGPD: cómo cumplir con el derecho a la portabilidad de los datos (video)

Dentro de los nuevos derechos para los usuarios que se han incorporado con la llegada del RGPD está la portabilidad de los datos, algo muy fácil de cumplir si se cuentan con las herramientas adecuadas para ello.

• Conoce al detalle qué es y en qué consiste el derecho a la portabilidad de datos
• Descubre como las soluciones RGPD Ready de Sage nos ayudan a cumplir con la portabilidad de datos de forma fácil

Con la entrada en vigor del RGPD se han incorporado nuevos derechos para los usuarios. Ya hemos visto el derecho al olvido y hoy vamos a saber algo más del derecho a la portabilidad de los datos. Se trata de una mejora sobre el derecho de acceso recogido en la LOPD para que el responsable del tratamiento no limite el formato en el que se ofrecen dichos datos.

¿Qué es el derecho a la portabilidad de datos?

Según el artículo 20 del RGPD, “el interesado tendrá derecho a recibir los datos personales que le incumban, que haya facilitado a un responsable del tratamiento en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento sin que lo impida el responsable al que se los hubiera facilitado”.

Lo fundamental de este derecho es que se facilitan los datos en un formato estructurado, que es fácilmente exportable y asumible por otras entidades. De esta forma el usuario que tiene un servicio y pasa a otro no tiene por qué estar facilitando los datos otra vez a la nueva empresa, sino que puede solicitar al responsable del tratamiento su portabilidad.

Además, la ley indica expresamente que, al ejercer su derecho a la portabilidad de los datos, “el interesado tendrá derecho a que los datos personales se transmitan directamente de responsable a responsable cuando sea técnicamente posible”.

Es importante recalcar que la portabilidad de los datos no implica que sean borrados de los sistemas del responsable del tratamiento, ni afecta al periodo de retención o conservación informado aplicable a los datos que el interesado ha proporcionado. La empresa a la que solicitamos la portabilidad seguirá conservando nuestros datos.

¿Cómo nos ayudan las soluciones RGPD Ready de Sage a cumplir esta obligación?

Es importante que los responsables de datos tengan establecido un protocolo de actuación. En principio se establece que el derecho a la portabilidad de los datos cuenta con un plazo para contestar por parte de la entidad de un mes, exceptuando aquellos casos más complejos para los que se concede un plazo de tres meses.

Respecto a los formatos de entrega, la ley solamente indica que deben ser en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, por lo que no serviría un PDF para dicha incorporación sino que tendría que ser un formato xml o csv, por ejemplo.

Con las soluciones Sage RGPD Ready, cuando el encargado de tratamiento recibe la solicitud por escrito de portabilidad de un usuario, le enviará a dicho cliente una plantilla que deberá completar para solicitar los datos que desea exportar.

Una vez que le ha devuelto dicha plantilla completada, se asocia a la base de datos de dicho cliente en el sistema e inicia la portabilidad de datos. Todo el proceso se realiza de forma rápida y sencilla y se entregan los datos al cliente en Excel o csv, por lo que no tendrá ningún problema para incorporarlos a otro sistema.

Además, en caso de que así lo solicite el cliente, se podrán entregar los datos al responsable de tratamiento de la empresa con la que va a operar nuestro usuario, ya que el reglamento permite que dicha portabilidad se realice de responsable a responsable. De esta forma cumplir con esta obligación para las empresas deja de ser una tarea complicada o engorrosa y se despacha rápidamente dejando todo registrado en la ficha del cliente.