La inteligencia colectiva permite que un conjunto de individuos alcance soluciones a problemas complejos. Pero, ¿y si ese grupo es pequeño? Por ejemplo, ¿una pyme puede sacar provecho de la inteligencia colectiva?
Claramente la respuesta es sí. En esta entrada trataremos algunas de las claves que hacen posible que las pymes puedan apoyarse en la inteligencia colectiva para desarrollar soluciones ventajosas frente a sus retos.
1) Hay que estudiar el entorno
La inteligencia colectiva de las personas que trabajan en la pyme ha de ponerse al servicio del cliente y sus necesidades. Todos deben realizar su aportación para la mejora de las soluciones que ofrece la empresa.
Hay que ponerse en el lugar de los demás. Cada persona que desarrolla una determinada labor dentro de la empresa se puede hacer preguntas como, por poner solamente algunos ejemplos:
- ¿Qué pueden pensar los clientes de cómo su trabajo contribuye al resultado del producto final? ¿Qué pensarían si tuviesen más información sobre su labor?
- ¿Cómo desarrollaría su labor un trabajador que desempeña tareas semejantes en una empresa competidora? ¿Se puede aprender algo?
- ¿Qué impresión generaría su actuación a un posible inversor interesado en la empresa? ¿Cómo le explicaría qué importancia tienen los esfuerzos que realiza por mejorar su trabajo?
- ¿Qué conocimientos técnicos puede ser conveniente adquirir para mejorar su labor? ¿Cómo y dónde se pondrían adquirir?
Obviamente, las respuestas dependerán de las circunstancias cambiantes del entorno. Sin embargo, de ellas cada miembro de la organización puede extraer enseñanzas que puedan mejorar su labor y aportar al conjunto.
2) Es necesario generar una organización
Cuando pensamos en organización, en relaciones de jerarquía, organigramas, planificación y control de procesos, etc. tendemos a pensar en la gran empresa. Es cierto que los cauces informales de relación son más sencillos en las pymes. Sin embargo, es necesario que cada miembro del grupo tenga una posición dentro de él.
Se puede establecer una comparación con un ser vivo. Los seres vivos tienen unos órganos que actúa cada uno con su función, pero conjuntada con la de los demás. Esa actuación conjuntada permite sobrevivir al ser vivo. La pyme es como ese ser vivo que necesita que cada miembro realice una función concreta.
3) Hay que averiguar cuándo es conveniente alterar la organización
Las pymes, por su tamaño, pueden acceder a menor especialización de sus miembros y a unas menores inversiones al servicio de su labor. Pero, en contrapartida, las pymes bien organizadas tienen más sencillo cambiar la forma en la que se organizan.
Por ejemplo, en las pymes es habitual que una misma función sea desarrollada por personas diferentes según las circunstancias del momento. Al haber menos especialización, cada uno suele ocuparse de muchas tareas diferentes y no siempre es posible que de las mismas funciones se ocupe siempre la misma persona. El éxito o el fracaso organizativo de las pymes depende en buena medida del acierto al colocar en cada ocasión a la persona adecuada al frente de una responsabilidad.
Por otro lado, esa menor especialización es una oportunidad para que cada miembro pueda tener una visión más amplia de la empresa. Con ello sería posible conseguir que las aportaciones de cada uno tengan más presente la labor de los demás.
4) Todos deben aportar al conjunto
El mayor enemigo de la inteligencia colectiva en las pymes es el respaldo permanente e incondicional de las decisiones del líder. En ese líder, que normalmente es administrador, pueden converger la admiración de los trabajadores, la amistad, ciertos miedos, etc. Pero ese líder no es infalible.
Es importante que cada miembro se sienta concernido con la organización de la empresa. Debe solicitar información, aclaraciones, realizar sugerencias, quejas, críticas razonadas, etc. Y debe hacerlo de una forma constructiva, no para generar conflictos artificiales.
Pero no menos importante es que se trate de aportaciones efectivas, con valor. El líder no siempre se equivoca. De hecho, el líder normalmente lo es porque tiene un elevado grado de acierto o, al menos, razonable. De lo contrario la empresa difícilmente habría sobrevivido. No es necesario cuestionar por sistema. Eso únicamente aporta ruido, no conocimiento valioso para la empresa.
Puede ser muy útil el empleo de soluciones informáticas para la gestión de ideas. Nos pueden ayudar mucho a gestionar la participación eficiente de todos los empleados y colaboradores externos.
5) Hay que incorporar inteligencia colectiva del exterior
Las empresas deben generar soluciones, pero esas soluciones se pueden apoyar en las generadas en el exterior. Se puede seguir comparando con los seres vivos. Los seres vivos tienen órganos que contribuyen cada uno al conjunto, pero la cosa no queda ahí. El conjunto de los seres vivos genera un ecosistema en el que se desarrollan las circunstancias propicias para la vida.
Una pyme es como un ser vivo con menos órganos especializados. Pero esa circunstancia no implica que no pueda aprovechar para sobrevivir y crecer todo lo que le aporta el ecosistema emprendedor. De cada relación con proveedores, clientes, Administración, acreedores, inversores, etc. la pyme debe obtener puntos de apoyo.
6) Hay que saber trabajar en equipo con organizaciones externas
Existen soluciones que vienen del exterior y que las pymes pueden incorporar de forma pasiva. Pero, además, existen otras soluciones que hay que generar con la colaboración del exterior.
Por ejemplo, un buen proyecto externalizado surge de un diálogo adecuado entre cliente y proveedor. Éste debe ser capaz de manifestar sus potencialidades y aquél sus necesidades.
En ese sentido, es importante analizar las relaciones con terceros desde un punto de vista organizativo. Es decir, hay que valorar qué incidencia tiene esa relación concreta en la cadena de valor del producto y en la consecución de las mejores soluciones para el cliente. Y, por supuesto, deben trazarse estrategias para que nuestra empresa pueda obtener la mayor proporción posible del valor generado.
7) Una pyme debe esforzarse por generar conocimiento
Las pymes tienen una estructura material y humana de dimensiones reducidas. Lo que sí puede tener es un elevado conocimiento de su sector. Si es capaz de trasladar ese conocimiento a experiencias diferentes, a productos nuevos, mercados diferentes, distintos segmentos, etc. tendrá una gran oportunidad para crecer.
El conocimiento puede llevarse a un soporte material. Por ejemplo, puede materializarse en una máquina, en la construcción de una planta de una determinada forma, en unos archivos informáticos… Son elementos que pertenecen a la empresa y sobre los que tiene un control.
Pero la mayor parte del conocimiento va ligado a las personas y, por lo tanto, no se puede adquirir jurídicamente su soporte. Por eso es muy importante que los gestores de las pymes tomen conciencia de la importancia de las aportaciones de cada miembro de la empresa.
Cada trabajador o cada socio de la pyme tiene un conocimiento que ofrece ventajas específicas a la empresa para desarrollar sus actividades. Conviene valorar cómo trasladar esas ventajas a soluciones concretas en el mayor número posible de ámbitos.
La inteligencia colectiva hace sencillo poner en el mercado soluciones complejas al servicio de los clientes. Las pymes deben ser capaces de desentrañar las claves de cómo lo hacen. Es decir, no solamente se trata de que el producto triunfe, sino de comprender por qué el producto triunfa.