Comment développer son entreprise ?

Mettez le holà aux réunions improductives !

14 février 2018

Vous avez sans doute déjà vécu ce scénario à maintes reprises : des réunions internes sans issue et sans intérêt, qui constituent une véritable perte de temps pour vous et vos collègues. Un ordre du jour sans points clairement définis, des présentations interminables que vous auriez pu boucler en deux minutes, des discussions à rallonge, stériles… Tout le monde déteste ces cas de figure et pourtant ils sont monnaie courante. Nous vous dispensons quelques conseils qui vous aideront à éviter ces travers à l'avenir.

Désigner un modérateur

Cette personne doit mener la réunion à bonne fin. Concrètement, cela signifie qu'elle doit s'assurer que tout le monde reste attentif. S'il y a trop de digressions autour du thème central ou si la réunion risque de dépasser le temps imparti, cette personne doit intervenir. Si le modérateur s'acquitte bien de cette tâche, de nombreux collègues lui en seront certainement reconnaissants, car le temps précieux consacré aux réunions sera enfin productif.

N'inviter que des personnes qui peuvent effectivement apporter une contribution pertinente à la discussion

Même s’il vous semble que j’enfonce une porte ouverte, il arrive encore trop souvent que des participants à une réunion n’y apportent rien de bien concret. Assurez-vous dès lors de n'inviter que les personnes qui manifestent et/ou présentent un réel intérêt pour la réunion. Moins nombreux seront les participants, plus la réunion sera productive.

Liste des points de l'ordre du jour

Les réunions qui commencent sans ordre du jour clairement défini sont souvent chaotiques. Le présentateur ne sait pas exactement ce qu'on attend de lui et les personnes présentes ne peuvent pas se préparer. Par conséquent, assurez-vous de transmettre à l'avance les points de l'ordre du jour à toutes les personnes présentes. Essayez de rendre ces points aussi concrets que possible, afin que chacun comprenne immédiatement de quoi il s'agit.

Entretenez l’attention des participants

Rien n'est plus ennuyeux qu'un monologue interminable… Évitez dès lors qu’une seule personne ne « tienne le crachoir ». Demandez activement aux participants de donner leur opinion et invitez-les fermement à participer activement.

Choisissez le bon moment

Évitez d’organiser une réunion juste après le déjeuner ou immédiatement avant la fin de la journée de travail. Choisissez un moment où tout le monde est attentif, souvent tôt le matin. Soyez également ponctuel, afin que la réunion puisse être terminée dans les délais fixés.






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