{"id":948,"date":"2021-11-29T16:13:01","date_gmt":"2021-11-29T15:13:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/?p=948"},"modified":"2026-01-29T17:14:42","modified_gmt":"2026-01-29T16:14:42","slug":"comment-pouvez-vous-consacrer-moins-de-temps-a-gerer-de-la-paperasse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/comment-pouvez-vous-consacrer-moins-de-temps-a-gerer-de-la-paperasse\/","title":{"rendered":"Comment pouvez-vous consacrer moins de temps \u00e0 g\u00e9rer de la paperasse ?"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tDigitalisation & Tendances<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tComment pouvez-vous consacrer moins de temps \u00e0 g\u00e9rer de la paperasse ?\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"\"\t\t\t\tSage Team<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

La gestion d\u2019une petite entreprise peut s\u2019av\u00e9rer un r\u00e9el d\u00e9fi. En vous obligeant \u00e0 jongler avec une foule de t\u00e2ches, depuis les interactions avec les \u00e9quipes marketing ou financi\u00e8res jusqu\u2019au recrutement de personnel, tout faire peut vous prendre \u00e9norm\u00e9ment de temps.<\/p>\n\n\n\n

Bien souvent, une partie excessive de votre temps est accapar\u00e9 par la gestion administrative<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Dans le cadre d\u2019une r\u00e9cente enqu\u00eate de Plum Consulting et de Sage, les entreprises estimaient qu\u2019elles perdaient 71 jours par an en t\u00e2ches administratives. Autrement dit, 14 semaines de travail totalement et exclusivement consacr\u00e9es \u00e0 de l\u2019administration.<\/mark><\/p>\n\n\n\n

Pendant ce temps, vous ne pouvez pas vous atteler \u00e0 la croissance de votre soci\u00e9t\u00e9 ou, tout simplement, \u00e0 faire ce qui vous pla\u00eet.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fJe procure toujours \u00e0 mes clients le service total qu\u2019ils d\u00e9sirent et dont ils ont besoin\u202f\u00bb, d\u00e9clare Sarah Burns, propri\u00e9taire de Prizeology, une agence de promos. \u00ab\u202fC\u2019est l\u00e0 quelque chose qui nous tient \u00e0 coeur, \u00e0 moi et \u00e0 mes coll\u00e8gues \u2014 mais il arrive que toutes ces contraintes administratives me donnent la sensation que je ne peux pas faire mon boulot. Cela absorbe toutes mes ressources.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

Vos collaborateurs g\u00e8rent la paperasse pour diverses raisons. Comment pouvez-vous all\u00e9ger cette charge de travail pour votre petite entreprise ?<\/p>\n\n\n\n

Passez \u00e0 l\u2019automatisation<\/h2>\n\n\n\n

La vie de chacun(e) d’entre nous a connu une r\u00e9volution technologique, plus particuli\u00e8rement ces derni\u00e8res ann\u00e9es en raison des technologies mobiles. Elles ont commenc\u00e9 par impacter notre vie priv\u00e9e mais ont \u00e9galement gagn\u00e9 notre vie professionnelle.<\/p>\n\n\n\n

Un t\u00e9l\u00e9phone mobile peut remplacer un billet d\u2019avion lorsque vous prenez un vol. Si vous utilisez des applis comptables, elles peuvent g\u00e9n\u00e9rer pour vous des factures \u00e9lectroniques. Vous pouvez m\u00eame prendre une photo d\u2019un re\u00e7u ou d\u2019une facture<\/a> afin que les donn\u00e9es soient automatiquement ins\u00e9r\u00e9es dans votre comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Ce sont l\u00e0 des formes d\u2019automatisation<\/a> qui font table rase des contraintes administratives. Elles d\u00e9montrent que l\u2019automatisation ne doit pas n\u00e9cessairement \u00eatre complexe.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fL\u2019automatisation vise une utilisation optimale de nos potentiels humains\u202f\u00bb, d\u00e9clare Jen Stirrup, fondatrice de Data Relish, une agence de conseil sp\u00e9cialis\u00e9e en sciences des donn\u00e9es et en business intelligence<\/em>. \u00ab\u202fElle y parvient en r\u00e9duisant et rationalisant les t\u00e2ches pour lesquelles nous ne sommes gu\u00e8re dou\u00e9s \u2014 mais pour lesquelles les ordinateurs sont parfaitement con\u00e7us.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fNous voulons agir sur le facteur temps de telle sorte \u00e0 pouvoir acc\u00e9l\u00e9rer les processus. Mais nous d\u00e9sirons \u00e9galement pouvoir actionner le frein, pour faire en sorte qu\u2019en cas d\u2019erreur, un \u00eatre humain puisse intervenir et puisse contr\u00f4ler ou adapter une d\u00e9cision prise par l\u2019intelligence artificielle.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

Comme nous le signalions, l\u2019automatisation est d\u00e9j\u00e0 largement pr\u00e9sente dans les principaux logiciels de gestion mais les besoins en travail administratif n\u2019en diminuent pas moins. Un exemple\u2026 De nombreuses entreprises ont recours \u00e0 un CRM, autrement dit \u00e0 un syst\u00e8me de gestion de la relation client. Ce dernier g\u00e8re les interactions client tout au long du cycle, depuis l\u2019identification de prospects jusqu\u2019\u00e0 leur gestion en tant que clients. A aucun stade de ce cycle, une soci\u00e9t\u00e9 lambda n\u2019a pas besoin d\u2019imprimer des formulaires \u00e0 remettre aux clients ou de tenir \u00e0 jour, sur papier, les d\u00e9tails des transactions.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fLes meilleures technologies sont transparentes et vous ne les remarquez pas\u202f\u00bb, ajoute Jen Stirrup. \u00ab\u202fElles font tout simplement leur boulot. Lorsque l\u2019automatisation fonctionne bien, elle s\u2019efface, mais elle continue d\u2019avoir toute votre confiance.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

En mati\u00e8re de technologie, la RPA – c\u2019est-\u00e0-dire l\u2019automatisation des processus pilot\u00e9s par des robots – est le degr\u00e9 primaire pour la cr\u00e9ation de t\u00e2ches r\u00e9plicables. C\u2019est l\u00e0 un principe qu\u2019appliquent fr\u00e9quemment les logiciels de comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fIl peut \u00eatre utile, dans l\u2019environnement professionnel, de compl\u00e9ter automatiquement des champs dans les formulaires\u202f\u00bb, d\u00e9clare Jen Stirrup. \u00ab\u202fC\u2019est une importante tendance dans le secteur et elle prendra encore de l\u2019essor \u00e0 mesure que les individus commencent \u00e0 mieux cerner l\u2019automatisation \u00e0 faible impact.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

La pupularit\u00e9 de l\u2019Intelligence Artificielle (IA) ne cesse de cro\u00eetre. Ses avanc\u00e9es sont quasi quotidiennes.<\/p>\n\n\n\n

A l\u2019heure actuelle, la plupart des impl\u00e9mentations de l\u2019IA rel\u00e8vent de l\u2019ANI – l\u2019\u201cArtificial Narrow Intelligence\u201d.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fL\u2019ANI signifie que l\u2019IA excelle dans une et une seule chose\u202f\u00bb, explique Jen Stirrup. \u00ab\u202fUn exemple en est l\u2019assistant Alexa d\u2019Amazon. Vous lui demandez de faire quelque chose, par exemple vous passer une chanson, et le dispositif s\u2019ex\u00e9cute. Il le fait tr\u00e8s bien.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fIl y a aussi l\u2019IA g\u00e9n\u00e9rale, comme vous pouvez en voir des exemples dans des films tels que Terminator. Mais nous sommes encore loin de parvenir \u00e0 ce stade.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

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Gagnez du temps en traitement de documents<\/h2>\n\n\n\n

Rachel Baker, responsable contenu aupr\u00e8s de la soci\u00e9t\u00e9 de gestion documentaire Cleardata, d\u00e9clare qu\u2019il existe diff\u00e9rentes mani\u00e8res pour une petite entreprise de consacrer moins de temps dans le traitement de sa paperasse. Nous vous en pr\u00e9sentons trois ci-dessous.<\/p>\n\n\n\n

La salle de courrier num\u00e9rique<\/h3>\n\n\n\n

Si vous recourrez \u00e0 un service de salle de courrier num\u00e9rique, le courrier entrant destin\u00e9 \u00e0 votre entreprise est directement envoy\u00e9 vers la soci\u00e9t\u00e9 de gestion documentaire qui ouvre, trie et num\u00e9rise les documents re\u00e7us en votre nom. Les documents sont scann\u00e9s avant d\u2019\u00eatre envoy\u00e9s sous forme num\u00e9rique \u00e0 la personne concern\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

Des factures, par exemple, peuvent \u00eatre envoy\u00e9es directement vers le syst\u00e8me comptable de votre soci\u00e9t\u00e9. Vos collaborateurs gagnent ainsi du temps et peuvent se consacrer \u00e0 leurs principales t\u00e2ches. Cela signifie \u00e9galement que les documents sont ais\u00e9ment accessibles via n\u2019importe quel \u00e9quipement \u00e9lectronique.<\/p>\n\n\n\n

Saisie intelligente de donn\u00e9es<\/h3>\n\n\n\n

Un moyen important d\u2019acc\u00e9l\u00e9rer le traitement des documents consiste \u00e0 recourir \u00e0 l\u2019OCR (technologie de reconnaissance optique des caract\u00e8res) afin d\u2019en extraire intelligemment des donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

Cette technologie est int\u00e9gr\u00e9e \u00e0 des applis telles que Sage Cloud Demat<\/a> et est en mesure de lire, de traiter et de num\u00e9riser des donn\u00e9es \u00e0 partir de documents structur\u00e9s. Cela signifie que les donn\u00e9es peuvent \u00eatre trait\u00e9es beaucoup plus rapidement que lors d\u2019une saisie manuelle.<\/p>\n\n\n\n

Des donn\u00e9es importantes, telles que les num\u00e9ros de commande d\u2019achats, les noms de fournisseurs et le montant, peuvent \u00eatre extraites des factures et \u00eatre ensuite valid\u00e9es sur base d\u2019informations existantes. Les bureaux de num\u00e9risation peuvent traiter vos documents \u00e0 l\u2019aide de l\u2019OCR, de telle sorte que vos collaborateurs puissent consacrer davantage de temps \u00e0 des t\u00e2ches plus valorisantes et plus amusantes.<\/p>\n\n\n\n

Syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique de documents<\/h3>\n\n\n\n

Si la paperasse prend tellement de temps, c\u2019est notamment en raison d\u2019un manque d\u2019efficacit\u00e9 dans l\u2019organisation et d\u2019une incapacit\u00e9 \u00e0 retrouver des documents lorsque vous en avez besoin. Un syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique de documents (GED) ouvre la voie \u00e0 une recherche et \u00e0 une consultation en ligne ais\u00e9es de vos documents.<\/p>\n\n\n\n

Un service de num\u00e9risation professionnel ou un fournisseur GED peut num\u00e9riser tous vos documents papier et les envoyer vers un syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique o\u00f9 ils seront correctement index\u00e9s et pourront \u00eatre retrouv\u00e9s sur base d\u2019un nom, d\u2019une date ou d\u2019informations importantes.<\/p>\n\n\n\n

Quelques conseils pour consacrer moins de temps \u00e0 g\u00e9rer la paperasse<\/h2>\n\n\n\n

AccountAbility-Plus, une agence-conseils qui propose des services op\u00e9rationnels et de back office<\/em>, formule les quelques conseils suivants pour consacrer moins de temps \u00e0 traiter la paperasse de votre soci\u00e9t\u00e9 :<\/p>\n\n\n\n

1. Mettez-vous en qu\u00eate d\u2019un logiciel<\/h3>\n\n\n\n

Il existe sur le march\u00e9 de nombreuses solutions logicielles qui r\u00e9duisent la charge administrative. Mais ces solutions doivent se mettre \u00e0 votre service et vous devez y avoir recours. Essayez-les et voyez ce qui marche ou non. Parmi elles figurent probablement des syst\u00e8mes CRM et comptables. Prenez d\u00e8s lors le temps n\u00e9cessaire pour d\u00e9terminer lesquelles d\u2019entre elles sont les plus indiqu\u00e9es pour votre soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

2. Efforcez-vous d\u2019externaliser<\/h3>\n\n\n\n

Vous ne devez pas n\u00e9cessairement \u00eatre un expert dans tous les domaines.<\/p>\n\n\n\n

Vous atteler \u00e0 d\u00e9crocher une vente sera toujours plus lucratif que de vous focaliser sur des t\u00e2ches administratives. Commencez d\u00e8s lors par r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 la possibilit\u00e9 d\u2019externaliser une partie de votre administration. Faites en sorte de la confier au bon prestataire \u2014 un service d\u2019assistance op\u00e9rationnelle complet est potentiellement ce dont vous avez besoin.<\/p>\n\n\n\n

Ce type de soci\u00e9t\u00e9 vous proposera un \u00e9ventail de services auxquels vous pouvez avoir recours lorsque vous en avez besoin. Autre possibilit\u00e9 : elle vous proposera un back office<\/em> complet qui prendra efficacement en charge la gestion administrative de votre soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

3. D\u00e9finissez vos priorit\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n

Veillez \u00e0 classer chaque jour vos t\u00e2ches par ordre de priorit\u00e9 de telle sorte \u00e0 vous atteler d\u2019abord aux t\u00e2ches les plus productives et lucratives.<\/p>\n\n\n\n

4. Prenez conscience du temps que monopolisent vos t\u00e2ches administratives<\/h3>\n\n\n\n

Faites le compte, environ chaque mois, du temps que vous prennent vos t\u00e2ches administratives. Vous constaterez probablement que c\u2019est davantage que vous ne le pensiez.<\/p>\n\n\n\n

5. Consacrez du temps \u00e0 des canevas<\/h3>\n\n\n\n

Consacrez un peu de temps \u00e0 l\u2019\u00e9laboration d\u2019une s\u00e9rie de canevas ou mod\u00e8les que vous pouvez utiliser chaque fois que vous devez contacter un client. Il peut notamment s\u2019agir d\u2019en-t\u00eates de lettre, de devis, de factures et d\u2019accus\u00e9s de r\u00e9ception.<\/p>\n\n\n\n

6. Veillez \u00e0 ce que vos processus soient en ordre<\/h3>\n\n\n\n

D\u00e9cidez de la mani\u00e8re dont vous voulez g\u00e9rer vos mauvais payeurs et investissez dans des activit\u00e9s d\u00e9di\u00e9es au suivi des cr\u00e9dits.<\/p>\n\n\n\n

7. Soyez joignable<\/h3>\n\n\n\n

Rien n\u2019\u00e9loigne plus rapidement un client que le fait de ne pas parvenir \u00e0 entrer en contact avec vous. Envisagez d\u00e8s lors d\u2019investir dans un service qui prenne les appels. Non seulement vos clients y gagneront un service personnalis\u00e9 mais vous saurez \u00e9galement qui vous devez contacter et pourquoi.<\/p>\n\n\n\n

8. Tenez votre comptabilit\u00e9 \u00e0 jour<\/h3>\n\n\n\n

Le fait de tenir r\u00e9guli\u00e8rement \u00e0 jour votre compatibilit\u00e9 sera un \u00e9norme avantage sur le long terme. Prenez l\u2019habitude de conserver vos extraits de compte en un seul endroit de telle sorte \u00e0 pouvoir les retrouver lorsque vous en avez besoin. Mieux encore, scannez-les avec la bonne solution comptable install\u00e9e sur votre GSM afin que l\u2019information apparaisse dans votre logiciel.<\/mark><\/p>\n\n\n\n

Vos premiers pas vers une diminution de la paperasse<\/h2>\n\n\n\n

Assurer la gestion des formalit\u00e9s administratives peut s\u2019av\u00e9rer chronophage et freiner la gestion quotidienne de votre soci\u00e9t\u00e9. Bien que certaines formalit\u00e9s administratives soient n\u00e9cessaires, il est important d\u2019entrer de plain-pied dans l\u2019\u00e8re num\u00e9rique et d\u2019utiliser l\u2019IA ou la reconnaissance optique de caract\u00e8res (OCR) pour des t\u00e2ches telles que la facturation, la cr\u00e9ation de devis<\/a> ou du stockage de documents.<\/p>\n\n\n\n

Pour vous lancer, Jen Stirrup recommande tout d\u2019abord de proc\u00e9der \u00e0 une recherche sur Internet. Elle ajoute :<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fJe jetterais un oeil sur des \u00e9tudes de cas. Commencez par faire la liste des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et fastidieuses que vous n\u2019aimez pas accomplir. R\u00e9fl\u00e9chissez \u00e0 la mani\u00e8re dont vous pouvez les optimiser en vous inspirant de ce que d\u2019autres ont r\u00e9alis\u00e9.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fPendant toute une semaine, j\u2019ai consign\u00e9 \u00e0 quoi je consacrais mon temps, ce que je faisais r\u00e9ellement. Le r\u00e9sultat peut \u00eatre assez diff\u00e9rent de ce que nous pensons faire. Je me suis rendue compte que je consacrais dix heures par semaine \u00e0 la gestion de mes r\u00e9seaux sociaux. J\u2019ai donc commenc\u00e9 par automatiser mes tweets et mes publications sur LinkedIn. D\u00e9sormais, j\u2019y consacre un jour par mois au lieu de monopoliser une semaine de mon temps juste pour faire cette seule activit\u00e9.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

\u00ab\u202fVous seriez \u00e9tonn\u00e9 du nombre de t\u00e2ches qui peuvent \u00eatre automatis\u00e9es.\u202f\u00bb<\/p>\n\n\n\n

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Guide : 7 moyens d\u2019optimiser votre soci\u00e9t\u00e9<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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La gestion d\u2019une petite entreprise peut s\u2019av\u00e9rer un r\u00e9el d\u00e9fi. En vous obligeant \u00e0 jongler avec une foule de t\u00e2ches, depuis les interactions avec les \u00e9quipes marketing ou financi\u00e8res jusqu\u2019au recrutement de personnel, tout faire peut vous prendre \u00e9norm\u00e9ment de temps. Bien souvent, une partie excessive de votre temps est accapar\u00e9 par la gestion administrative. […]<\/p>\n","protected":false},"author":274,"featured_media":1454,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_sage_video":false,"post_featured_image_hide":false,"footnotes":""},"categories":[10,11],"tags":[159,171,199],"business_type":[15,16],"context":[],"industry":[],"persona":[23,26,28],"imagine_tag":[131,118,117,125],"coauthors":[223],"class_list":["post-948","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitalisation-tendances","category-gestion-financiere","tag-comptabilite","tag-gestion-des-affaires","tag-intelligence-artificielle","business_type-artisan-et-petite-entreprise","business_type-petite-et-moyenne-entreprise"],"sage_meta":{"region":"fr-be","author_name":"Sage Team","featured_image":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/20\/2022\/04\/GettyImages-1072509104.jpg","imagine_tags":{"131":"Business Intelligence","118":"Business management","117":"Comptabilit\u00e9","125":"Gestion facturation"}},"distributor_meta":false,"distributor_terms":false,"distributor_media":false,"distributor_original_site_name":"Sage Advice Belgique","distributor_original_site_url":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog","push-errors":false,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/948","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/users\/274"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/comments?post=948"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/948\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/media\/1454"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/media?parent=948"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/categories?post=948"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/tags?post=948"},{"taxonomy":"business_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/business_type?post=948"},{"taxonomy":"context","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/context?post=948"},{"taxonomy":"industry","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/industry?post=948"},{"taxonomy":"persona","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/persona?post=948"},{"taxonomy":"imagine_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/imagine_tag?post=948"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-be\/blog\/api\/wp\/v2\/coauthors?post=948"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}