Comment améliorer le flux de travail au sein d’une entreprise

Nous sommes tous confrontés aux mêmes défis et nous avons tous des agendas bien chargés. La gestion des processus administratifs ne sont pas seulement des sujet sympa de discussion, il est impératif de faire en sorte que votre entreprise soit compétitive.
Voici comment j’ai géré mes flux de travail au sein de mon entreprise et comment je le recommande à mes clients.

1. Vous devez vous assurer que vous passez du temps à voir chaque étape de votre flux de travail et celui de vos employés. Réservez régulièrement du temps dans votre calendrier pour effectuer ce travail d’analyse. Si vous ne le réservez pas, vous ne le ferez pas. C’est un travail important à faire et cela en vaut la peine. Faire de la gestion au jour le jour n’est pas nécessairement productif.

2. Examiner et analyser vos processus. Et posez-vous quelques questions :

• Devrais-je vraiment faire cette entrée de données 2 fois, 3 fois ou plus et ce de façon régulière ? Pour moi la réponse ici est toujours non.
• Est-ce nécessaire de faire cette entrée de données, avons-nous besoin de cette information. Sera-t-elle utile par la suite. À qui serviront-elles dans le futur ?
• Pourquoi faisons-nous manuellement la saisie de données ? Est-il possible d’automatiser cette partie ?
• Qu’est-ce qui me prend le plus de temps dans mon travail quotidien ? Y a-t-il un moyen d’automatiser, de réduire ce temps ?
• Est-ce qu’il y un goulot d’étranglement, si oui, le mesurer et le contrôler.
• Est-ce qu’il y a des distractions.

Je vous parlerai ici sur l’automatisation de la saisie de données et la compatibilité entre les applications et la possibilité de synchronisation entre les applications :

• Y a-t-il une application qui peut m’aider dans mon travail.
• Restez toujours à l’affut des avancées technologiques de votre domaine d’activité, qui pourrait vous donner un avantage compétitif.
• Assurez-vous que l’application est compatible avec vos logiciels et les outils déjà en place.
• Est-ce que cette nouvelle application impliquera de la saisie en double ou peut-on synchroniser les données avec vos applications.
• Avant de choisir une application, essayez-la et comparez-la avec d’autres. La plupart des applications vous donnent une période d’essai de 30 jours.
• Assurez-vous de l’essayer et de comprendre que c’est l’application avec laquelle vous allez vivre pendant un certain temps. Je prends toujours 2 périodes par année pour faire des tests d’applications qui me permettent d’optimiser mes processus d’administration en me sauvant du temps tout en réduisant les erreurs.
• Les applications sont parfois magiques, mais pensez toujours à l’ensemble de votre flux de travail. Elles sont magiques mais peuvent devenir coûteuses et redondantes. L’objectif est de rendre le flux de travail meilleur et plus rapide, l’analyse de l’application et l’analyse de l’interaction des applications sont donc vraiment important.

Vérifiez et analysez le résultat final. Assurez-vous qu’il n’y a aucuns problèmes avec la qualité de votre travail et qu’il correspond à vos standards.

Une fois les tests faits, déployez. Mais posez-vous la question : est-ce que mon nouveau processus est facile à apprendre et avez-vous des procédures pour l’expliquer ? Vous avez toujours besoin d’avoir une procédure écrite, pour les employés, il sera plus facile pour eux de comprendre et de respecter votre flux de travail. C’est important, car si vous créez un processus de travail incohérent, les gens vont rapidement trouver un moyen de s’en écarter. Rendez-le simple, pour vous et pour les autres.

Vous rencontrerez possiblement de la réticence aux changements mais il m’est arrivé souvent de voir qu’une fois les nouvelles procédures en place les employés réalisent qu’ils sauvent du temps et deviennent réceptif au changement. Il devient alors plus facile de continuer à peaufiner les processus car ils auront probablement de super idées à vous soumettre pour d’autres améliorations. Rappelez-vous toujours que vous trouverez ici ou là, des minutes à économiser. Mais en fin de journée, en fin de semaine ou en fin d’année, toutes ces infimes minutes deviendront des heures et des jours. Et ce temps sera utilisé différemment : plus de clients, ce qui vous permettra d’autres opportunités et d’ouvrir les portes à d’autres activités ou même plus de temps libre pour vous.