{"id":1027,"date":"2021-08-11T17:28:19","date_gmt":"2021-08-12T00:28:19","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/?p=1027"},"modified":"2026-01-22T04:37:40","modified_gmt":"2026-01-22T12:37:40","slug":"comment-les-petites-entreprises-peuvent-automatiser-leurs-taches-administratives-pour-gagner-du-temps","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/comment-les-petites-entreprises-peuvent-automatiser-leurs-taches-administratives-pour-gagner-du-temps\/","title":{"rendered":"Comment les petites entreprises peuvent automatiser leurs t\u00e2ches administratives pour gagner du temps"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tAcquisition de clients<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tComment les petites entreprises peuvent automatiser leurs t\u00e2ches administratives pour gagner du temps\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t

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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"\"\t\t\t\tOwen Sweeney<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n\n

Combien de temps consacrez-vous aux t\u00e2ches administratives?<\/p>\n\n\n\n

Vous pourriez constater que vous consacrez un maximum d\u2019un jour par semaine \u00e0 traiter des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e – comme plusieurs autres petites entreprises d\u2019ailleurs – et ce qui totalise des milliers de dollars par ann\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

De plus, prenez en compte l\u2019argent perdu en raison du traitement manuel de ces t\u00e2ches, et qui vous manque pour r\u00e9investir dans votre entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Outre, le temps que vous consacrez au traitement manuel est celui que vous ne pouvez pas passer \u00e0 attirer de nouveaux clients, vendre \u00e0 vos clients actuels ou offrir un excellent service client\u00e8le.<\/p>\n\n\n\n

En collaboration avec IDG, Sage a r\u00e9cemment demand\u00e9 aux directeurs du monde entier quels \u00e9taient les processus financiers manuels dont ils songeaient \u00e0 automatiser. La majorit\u00e9 d\u2019entre eux auxquels nous avons discut\u00e9 travaillent dans le domaine de la finance.<\/p>\n\n\n\n

 <\/p>\n\n\n\n

Toutes ces t\u00e2ches peuvent gruger consid\u00e9rablement du temps et accaparer la main-d\u2019oeuvre, et les entreprises ont r\u00e9alis\u00e9 que l\u2019automatisation offre le moyen d’acqu\u00e9rir un atout concurrentiel pour l’avenir.
\nLes rapports financiers figurent aux premiers rangs sur la liste, suivis de la saisie des donn\u00e9es\/des t\u00e2ches administratives, et le service client\u00e8le et la gestion.<\/p>\n\n\n\n

Pourtant, selon l’Office des statistiques nationales, pr\u00e8s d\u2019un quart des petites entreprises (24%) reconnaissent qu’elles n’utilisent pas d’outils \u00e9lectroniques pour g\u00e9rer lesquels de ces processus sont largement r\u00e9p\u00e9titifs et \u00e0 faible valeur au sein de leur entreprise.<\/p>\n\n\n\n

En automatisant ces processus, il est donc probable d\u2019\u00eatre plus productif et plus efficace.<\/p>\n\n\n\n

Qu\u2019est-ce l\u2019automatisation?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

\u00ab L\u2019automatisation consiste \u00e0 tirer le maximum de nos capacit\u00e9s humaines, \u00bb d\u00e9clare Jen Stirrup, fondatrice de Data Relish, une boutique de science des donn\u00e9es et consultation en veille strat\u00e9gique. \u00ab Cela se traduit par la r\u00e9duction et la simplification des t\u00e2ches pour lesquelles nous n\u2019excellons pas, alors que les ordinateurs sont parfaitement con\u00e7us pour le faire \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

Dans un service financier, on pourrait utiliser l\u2019automatisation pour rapprocher les paiements avec un compte bancaire ou saisir les donn\u00e9es de re\u00e7us et de factures. Chacune de ces t\u00e2ches vous permettrait de vous occuper d\u2019autres choses, mais Madame Stirrup explique qu\u2019il ne s\u2019agit pas de faire dispara\u00eetre des emplois.<\/p>\n\n\n\n

Elle affirme : \u00ab Nous cherchons \u00e0 faciliter les choses, afin que nous puissions acc\u00e9l\u00e9rer les processus. En revanche, nous voulons \u00e9galement actionner les freins, car s\u2019il y a une anomalie, l\u2019\u00eatre humain peut intervenir, v\u00e9rifier ou modifier une d\u00e9cision qu\u2019une intelligence artificielle a prise \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

Sarah Gardener est responsable de la sous-traitance chez Shaw Gibbs<\/a>, une des 100 meilleures pratiques de comptabilit\u00e9 et de planification financi\u00e8re, ayant des bureaux \u00e0 Oxford et Londres. Elle aide, entre autres, les grandes entreprises et celles \u00e0 forte croissance, de m\u00eame que leurs \u00e9quipes financi\u00e8res, \u00e0 mettre en oeuvre de nouvelles technologies et des applis d’automatisation.<\/p>\n\n\n\n

Elle soutient qu\u2019il y a maintenant moins d’obstacles qui emp\u00eachent les petites et moyennes entreprises (PME) d’impl\u00e9menter la m\u00eame pens\u00e9e intelligente dans leurs propres op\u00e9rations.<\/p>\n\n\n\n

Madame Gardener dit : \u00ab La mise en oeuvre des solutions TI peut s\u2019av\u00e9rer un domaine complexe, mais en obtenant des conseils de la part d\u2019un tiers ind\u00e9pendant ayant une exp\u00e9rience sp\u00e9cialis\u00e9e, cela pourrait en valoir la peine \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Il est \u00e9galement important de ne pas oublier qu\u2019une fois vous avez impl\u00e9ment\u00e9 l\u2019automatisation, vous aurez besoin d\u2019un responsable pour g\u00e9rer l\u2019utilisation et l\u2019int\u00e9gration des nouveaux syst\u00e8mes.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Utiliser les applis, c\u2019est une chose, mais ajouter vraiment de la valeur, vous devez \u00e9galement interpr\u00e9ter les donn\u00e9es qui en r\u00e9sultent. Car ces informations pertinentes en temps r\u00e9el renforcent la planification des affaires, et constituent ainsi une vraie valeur ajout\u00e9e \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

Comment mon \u00e9quipe financi\u00e8re a commenc\u00e9 l\u2019automatisation<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Shaz Nawaz est propri\u00e9taire et g\u00e8re AA Accountants<\/a>, un cabinet d’expertise comptable \u00e0 Peterborough. Voici comment il a instaur\u00e9 l\u2019automatisation dans son travail en finance.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Je l\u2019ai mis en oeuvre il y a dix ans, \u00bb d\u00e9clare M. Nawaz. \u00ab Nous avons pris en compte les t\u00e2ches banales, r\u00e9guli\u00e8res et r\u00e9p\u00e9titives \u2013 et soyons honn\u00eates \u2013 que personne n\u2019aime faire. Pour nous, une grande partie de ces t\u00e2ches consiste \u00e0 obtenir les donn\u00e9es financi\u00e8res des clients.<\/p>\n\n\n\n

Et mon \u00e9quipe n\u2019\u00e9tait tout simplement pas emball\u00e9e par cette perspective \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Alors, nous avons dress\u00e9 une liste de t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et assez r\u00e9guli\u00e8res que nous ex\u00e9cutions, et nous nous sommes mis \u00e0 la recherche d\u2019une meilleure solution.<\/p>\n\n\n\n

Et cela a chang\u00e9 la donne \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Nous nous sommes rendus compte qu’il n’y aurait pas une seule partie du logiciel qui ferait tout, nous avons donc con\u00e7u une pile de technologies pour r\u00e9pondre aux diff\u00e9rents aspects de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Par exemple, nous avons un responsable de la client\u00e8le qui travaille avec de nouveaux clients potentiels. Nous leur demandons de remplir un questionnaire, et ensuite ils peuvent prendre un rendez-vous. Lorsqu\u2019ils le font, nous leur envoyons des rappels et courriels pour se pr\u00e9senter. Tout ce processus est automatis\u00e9 \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Lorsqu\u2019ils deviennent clients, nous utilisons un logiciel de gestion de cabinets pour s\u2019occuper de notre flux de travail, y compris l\u2019envoi d\u2019informations, telles que des rappels et autres communications. Les clients peuvent toujours prendre rendez-vous sans que nous ayons besoin de l\u2019ajouter l\u2019agenda \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Nous utilisons un logiciel pour t\u00e9l\u00e9verser automatiquement la documentation financi\u00e8re que nous recevons dans le logiciel comptable, et maintenant nous travaillons avec les clients pour obtenir un acc\u00e8s de lecture seule \u00e0 leurs comptes bancaires \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Ceux qui travaillent dans le domaine financier devraient r\u00e9aliser, comme nous d\u2019ailleurs, que nous ne pouvons pas utiliser l\u2019automatisation de fa\u00e7on exag\u00e9r\u00e9e. Une certaine mesure d\u2019interaction s\u2019impose. Par exemple, nous automatisons la r\u00e9servation des rendez-vous, nous les tenons, et les clients souhaitent toujours cette interaction \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab C\u2019est important pour eux, et pour nous aussi.<\/p>\n\n\n\n

De plus, l\u2019automatisation signifie que nous pouvons \u00eatre des conseillers de confiance. Car nous disposons de temps que nous pouvons leur accorder \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

Six t\u00e2ches que votre \u00e9quipe financi\u00e8re peut maintenant automatiser<\/h2>\n\n\n\n

Il y a des t\u00e2ches qui peuvent maintenant \u00eatre automatis\u00e9es dans votre \u00e9quipe financi\u00e8re avec l\u2019utilisation d\u2019un bon logiciel. Suivons le flux des fonds dans une entreprise.<\/p>\n\n\n\n

    \n

  1. \u00c9valuations des co\u00fbts<\/h3>
    <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    La premi\u00e8re phase de vente d\u2019un produit ou service cr\u00e9e un devis ou une estimation. Cela inclut une comptabilit\u00e9 pour l\u2019inventaire, les frais g\u00e9n\u00e9raux et la main-d\u2019oeuvre. Et cela peut s\u2019av\u00e9rer un processus complexe, surtout s\u2019il y a plusieurs \u00e9quipes impliqu\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

    Tr\u00e8s vite, nous nous sommes aper\u00e7us que les employ\u00e9s faisaient le travail en double en \u00e9crivant manuellement les donn\u00e9es, puis les saisissaient dans un syst\u00e8me, et les \u00e9quipes financi\u00e8res ne pouvaient pas facilement produire des rapports utiles.<\/p>\n\n\n\n

    Dot\u00e9 d\u2019un logiciel comptable, les devis peuvent \u00eatre facilement cr\u00e9\u00e9s, puis envoy\u00e9s automatiquement aux clients, mais vous et les autres membres pouvez faire le suivi de ceux qui ont \u00e9t\u00e9 retenus, perdus ou expir\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

      \n

    1. Collecte de donn\u00e9es<\/h3>
      <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      L\u2019\u00e9quipe qui offre les biens et services cr\u00e9era sans aucun doute des d\u00e9penses pour lesquelles elle vous pr\u00e9sentera des re\u00e7us, et vous pourriez recevoir des documents, par exemple, un bon de commande pour autoriser le travail.<\/p>\n\n\n\n

      La saisie de ces donn\u00e9es peut prendre du temps, mais l\u2019utilisation d\u2019AutoEntry peut vous aider. Il vous permet de num\u00e9riser les re\u00e7us ou les factures, puis il achemine automatiquement les donn\u00e9es vers votre syst\u00e8me comptable. Cela s\u2019est r\u00e9v\u00e9l\u00e9 bien efficace, car il peut r\u00e9duire le travail qui prenait auparavant des jours \u00e0 quelques heures.<\/p>\n\n\n\n

      De plus, certains logiciels comptables permettent \u00e0 votre personnel mobile ou en r\u00e9union avec des clients, de prendre une photo d\u2019un re\u00e7u au moment de l\u2019achat, en utilisant leur t\u00e9l\u00e9phone. D\u00e8s que la photo est prise, les donn\u00e9es sont alors automatiquement achemin\u00e9es vers la solution comptable.<\/p>\n\n\n\n

        \n

      1. Facturation<\/h3>
        <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

        Lorsque les biens et services sont fournis, vous devez envoyer une facture.<\/p>\n\n\n\n

        Si vous avez produit un devis dans votre logiciel comptable, tel que mentionn\u00e9 plus haut, vous pouvez donc le convertir automatiquement en facture, accompagn\u00e9e de toutes les informations incluses. Et puisque les bons mod\u00e8les de factures sont disponibles dans le logiciel, vous pouvez envoyer une facture compl\u00e8te et de haute qualit\u00e9 en quelques secondes, sans recueillir les informations de personnes concern\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

        Les informations, telles que les num\u00e9ros de factures sont automatiquement g\u00e9n\u00e9r\u00e9s et suivis dans le logiciel.<\/p>\n\n\n\n

          \n

        1. Recouvrement des paiements<\/h3>
          <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

          Si vos biens ou services sont livr\u00e9s sur place, alors vous pouvez int\u00e9grer une solution de paiement, telle qu\u2019un lecteur de carte avec votre logiciel comptable. Cela signifie que votre \u00e9quipe mobile peut recouvrer les paiements o\u00f9 elle se trouve, et \u00e9viter de faire la chasse aux paiements, et par le fait m\u00eame, contribuer \u00e0 accro\u00eetre consid\u00e9rablement le flux de tr\u00e9sorerie de votre entreprise.<\/p>\n\n\n\n

          \u00c0 d\u00e9faut, le logiciel comptable vous permet de d\u00e9finir d\u2019autres modes de paiement, tels que faire affaire avec des prestataires de services, qui vous laissent cr\u00e9er des commandes permanentes ou pr\u00e9l\u00e8vements automatiques pour effectuer les paiements r\u00e9guliers en continu. Cela profite non seulement \u00e0 l’\u00e9quipe financi\u00e8re, mais \u00e9galement \u00e0 l’ensemble de l’entreprise gr\u00e2ce \u00e0 l’automatisation, car elle n\u2019a pas besoin de cr\u00e9er et d\u2019autoriser les paiements individuels, ou m\u00eame se soucier du suivi des factures re\u00e7ues.<\/p>\n\n\n\n

            \n

          1. Contr\u00f4le du cr\u00e9dit<\/h3>
            <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

            Bien s\u00fbr, il est parfois impossible de ne pas \u00e9mettre une facture et d\u2019attendre le paiement.<\/p>\n\n\n\n

            Cependant, l\u2019utilisation d\u2019un bon logiciel comptable peut vous aider, puisqu\u2019il peut envoyer des rappels automatiques aux clients, soit peu de temps avant la date d’\u00e9ch\u00e9ance de la facture, ou bien une fois les modalit\u00e9s sont expir\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

            Cette fonction r\u00e9duit consid\u00e9rablement le travail de l\u2019\u00e9quipe financi\u00e8re, et assure le maintien du flux de tr\u00e9sorerie.<\/p>\n\n\n\n

              \n

            1. Rapprochement<\/h3>
              <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

              Lorsque vous recevez le paiement, vous devez l\u2019apparier au compte bancaire avec la facture pertinente dans votre syst\u00e8me. Outre, le rapprochement peut monopoliser une grande partie des ressources d’un bureau financier.<\/p>\n\n\n\n

              Alors, pourquoi ne pas automatiser? En utilisant les progiciels comptables, vous pouvez cr\u00e9er des r\u00e8gles pour faire correspondre automatiquement les paiements aux factures.  De plus, l\u2019utilisation de l\u2019intelligence artificielle permet au logiciel comptable de rapprocher des paiements ponctuels ou distincts.<\/p>\n\n\n\n

              Un membre de votre \u00e9quipe devra, bien s\u00fbr, v\u00e9rifier le rapprochement, mais cela dit, il y a une \u00e9norme diff\u00e9rence au niveau temps et main-d\u2019oeuvre entre regarder deux listes et faire correspondre des montants, et simplement v\u00e9rifier que le rapprochement est ad\u00e9quat.<\/p>\n\n\n\n

              L\u2019automatisation repr\u00e9sente une excellente occasion pour vous donner une longueur d\u2019avance, mais assurez-vous de bien la g\u00e9rer. Et Madame Gardener ajoute : \u00ab La technologie est simplement un catalyseur. Les gens feront toujours des affaires avec les gens \u00bb.<\/p>\n\n\n

              \n\t
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              \n\t\t\t\t\t\t\t\t

              Abonnez-vous \u00e0 l\u2019infolettre de Sage Advice<\/h2>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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              Abonnez-vous \u00e0 l\u2019infolettre de Sage Advice et recevez, directement dans votre bo\u00eete courriel, nos tous derniers conseils.<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tS'abonner<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\"\"\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

              Combien de temps consacrez-vous aux t\u00e2ches administratives? Vous pourriez constater que vous consacrez un maximum d\u2019un jour par semaine \u00e0 traiter des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e – comme plusieurs autres petites entreprises d\u2019ailleurs – et ce qui totalise des milliers de dollars par ann\u00e9e. De plus, prenez en compte l\u2019argent perdu en […]<\/p>\n","protected":false},"author":737,"featured_media":1570,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_sage_video":false,"post_featured_image_hide":false,"footnotes":""},"categories":[28,17],"tags":[229,166],"business_type":[9],"lilypad":[],"context":[],"industry":[],"persona":[],"imagine_tag":[],"coauthors":[271],"class_list":["post-1027","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-acquisition-de-clients","category-strategie-juridique-et-operations","tag-business-continuity","tag-comptabilite-101","business_type-petite-entreprise"],"sage_meta":{"region":"fr-ca","author_name":"Owen Sweeney","featured_image":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/16\/2022\/04\/GettyImages-1072509104.jpg","imagine_tags":[]},"distributor_meta":false,"distributor_terms":false,"distributor_media":false,"distributor_original_site_name":"Sage Advice Canada Fran\u00e7ais","distributor_original_site_url":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog","push-errors":false,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/1027","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/users\/737"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/comments?post=1027"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/posts\/1027\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/media\/1570"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/media?parent=1027"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/categories?post=1027"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/tags?post=1027"},{"taxonomy":"business_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/business_type?post=1027"},{"taxonomy":"lilypad","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/lilypad?post=1027"},{"taxonomy":"context","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/context?post=1027"},{"taxonomy":"industry","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/industry?post=1027"},{"taxonomy":"persona","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/persona?post=1027"},{"taxonomy":"imagine_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/imagine_tag?post=1027"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sage.com\/fr-ca\/blog\/api\/wp\/v2\/coauthors?post=1027"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}