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Factures récurrentes: davantage d’efficacité dans la facturation

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L’établissement des factures récurrentes et des factures d’abonnement dans un logiciel de facturation permet d’économiser des ressources et d’éviter les erreurs. Découvrez comment cela peut être accompli avec Sage 50 Extra, et comment l’association touristique Thun Thunersee en tire profit.

Par rapport aux factures ponctuelles, les factures récurrentes sont des factures périodisées, envoyées aux mêmes clients à intervalles réguliers et avec un montant fixe. Selon qu’il s’agit par exemple d’un abonnement à un magazine, d’un service numérique ou de la location d’un produit, cette périodicité peut être hebdomadaire, pluri hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.

Au lieu d’établir des factures périodiques de manière individuelle, il est possible d’économiser beaucoup de travail en établissant une facture ou un abonnement récurrent. Pour cela, il est nécessaire de disposer d’un logiciel de facturation ou d’un logiciel de gestion approprié offrant cette fonctionnalité.

Factures récurrentes dans Sage 50 Extra

Afin d’établir des factures récurrentes dans Sage 50 Extra, configurez un abonnement dans la fenêtre de dialogue « Abonnements ». Cela peut être fait pour tous les clients figurant dans la base des clients, et pour lesquels une livraison ou un service doit être facturé régulièrement. Les informations nécessaires peuvent être saisies dans les rubriques suivantes: « Abonnement », « Variable sur document » et « Livraison », et concernent le début de l’abonnement, la durée, le cycle de facturation, la fin de l’abonnement, etc. Elle sont saisies une unique fois, et permettent de lancer ensuite une facturation automatique.

Afin d’individualiser les factures, des textes standard peuvent être insérés dans des espaces prédéfinis (alias) à la rubrique « Variable sur document ». Ceux-ci sont utilisés dans les modèles de documents pour les factures d’abonnement. Dans la rubrique « Livraison », il est possible de définir une adresse de livraison qui diffère de l’adresse de facturation, ou encore le mode d’expédition. De même, il est possible de choisir les conditions de paiement ainsi que les suppléments ou déductions relatifs à l’abonnement en cours.

Il est ainsi possible de créer des abonnements dans le logiciel, d’établir des factures et des commandes récurrentes ou encore de planifier des exécutions à intervalles. Contrairement aux factures individuelles, les nouvelles factures à émettre ne doivent par la suite être que légèrement modifiées. Dans le modèle de facture, seuls la date et le numéro de la facture sont modifiés, le reste demeure inchangé ou peut être modifié manuellement si nécessaire.

La tendance à la facturation d’abonnements

Dans de nombreux domaines, les modèles avec abonnement supplantent progressivement les achats ponctuels de produits et de services . De plus en plus de services, notamment les services et produits numériques, sont acquis par les consommateurs sous forme d’abonnement ou de location au lieu d’achats ponctuels. Dans le tourisme, mais aussi dans de nombreux autres secteurs, la facturation récurrente joue donc un rôle de plus en plus important. Dans de nombreuses entreprises, la possibilité d’établir des factures récurrentes dans le logiciel de facturation permet d’augmenter considérablement le rendement, tout en réduisant le risque d’erreurs.

Sage 50 Extra comptabilité financière

Comptabilité numérique suivant ISO 20022 avec ajustement des comptes de liquidité automatisée.

Davantage au sujet de Sage 50 Extra

Efficacité accrue dans gestion des membres

L’exemple de Thun-Thunersee Tourismus (TTST) illustre la facilité d’établir des factures mensuelles générées automatiquement, ainsi que la manière dont cela permet d’économiser des ressources précieuses. L’association répond aux questions et requêtes des hôtes et des propriétaires de maisons de vacances de la région du lac de Thoune, fait office de point de vente et de conseil et organise des visites guidées. L’association perçoit également la taxe de séjour pour le compte de la ville de Thoune.

Jusqu’à récemment, TTST effectuait sa facturation de manière manuelle. Aujourd’hui, l’association utilise Sage 50 Extra pour la comptabilité et les factures. Auparavant, les factures d’adhésion (abonnements) des quelques 600 membres étaient établies manuellement par lettre modèle à partir d’un fichier Excel, et envoyées par la poste. Les collaborateurs devaient par conséquent effectuer le contrôle des comptes débiteurs de manière entièrement manuelle, et devaient se frayer un chemin à travers les nombreux tableaux Excel.

Aujourd’hui, Sage 50 Extra et un CRM externe assurent une gestion efficace des membres de TTST. Toutes les cotisations récurrentes sont établies et gérées dans Sage 50 Extra Commerce, sauvegardées au format PDF, et la plupart du temps envoyées directement aux membres par e-mail depuis le logiciel de comptabilité. L’outil de facturation tire directement du CRM les informations concernant les clients, telles que l’adresse correcte ou le montant à payer. Grâce à l’architecture ouverte de Sage 50 Extra et par le biais d’interfaces, il a été possible d’intégrer le CRM de manière fluide dans les processus. « Auparavant, la charge de travail nécessaire pour établir les factures des quelques 600 membres était très élevée. Ce travail qui nous prenait plusieurs jours peut désormais être effectué en quelques heures », explique Peter Fuchs, directeur financier de TTST.

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