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Bulletin de versement: qu’est-ce qui vient après?

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Bulletin de versement: qu'est-ce qui vient après?

À partir du 20 septembre 2022, les bulletins de versement classiques rouges et orange (BV/ BVR) auront fait leur temps. À partir de cette date, seuls les factures QR et les factures électroniques resteront valables. Quelles sont les alternatives électroniques au bulletin de versement, et comment sont-elles employées?

Dans le cadre de l’harmonisation du trafic des paiements (ISO 20022), la facture QR a été introduite en Suisse le 30 juin 2020. Durant la période de transition s’étendant jusqu’au 20 septembre 2022, aussi bien les bulletins de versement ES et ESR que la nouvelle facture QR resteront utilisables. Après cette date, les bulletins de versement rouges (BV) et les bulletins de versement orange avec numéro de référence (BVR) ne pourront plus être employés. Ils seront remplacés par la facture QR ainsi que par les factures électroniques numériques.

Les factures QR sont généralement utilisées pour les paiements entre les entreprises et leurs clients (B2C). Sur celles-ci, toutes les informations de facturation sont à la fois fournies sous forme de texte et consignées dans un code QR. Les e-factures sont en revanche de plus en plus utilisées pour les transactions entre entreprises (B2B), et également pour l’échange de paiements avec les administrations publiques (B2G). Nous expliquons ci-dessous les principaux formats de factures.

Formats classiques pour les factures

Les bulletins de versement classiques, c’est-à-dire BV et BVR, sont destinés à être traités manuellement et ne permettent pas de traitement numérique. Seule la ligne de codage peut être saisie à l’aide d’un appareil de scannage ou d’une application.

Que sont les formats de facture hybrides?

Les bulletins de versement seront remplacés par la facture QR qui, outre les informations de facturation en texte, fournit également toutes les informations de manière à ce qu’elles soient lisibles par une machine. De tels formats de facture, lisibles à la fois par l’Homme et par la machine, sont appelés formats de facture hybrides, pouvant donc aussi bien être traités manuellement que par une machine. Les factures QR peuvent être envoyées sous forme papier, ou de fichier PDF. Sous forme numérique, les factures QR peuvent facilement être importées dans le logiciel Sage par simple glisser-déposer, afin d’y être traitées ultérieurement. Le code QR peut toutefois aussi être lu à partir du papier ou de l’écran, au moyen de l’application Sage Center.

Outre la facture QR, il existe d’autres formats de facture hybrides établis sous forme de document PDF. Dans ceux-ci, des données de facturation sont structurées et intégrées au format XML afin de pouvoir être traitées numériquement. Le format hybride permet en principe une utilisation flexible: selon les possibilités disponibles, les PDF peuvent être imprimés et traités manuellement ou encore traités de manière numérique et automatisée au sein des processus de l’entreprise.

Que sont les factures électroniques?

Les factures électroniques (e-factures) incluent un ensemble de données numériques permettant leur traitement de manière purement électronique. Elles ne peuvent donc pas être lues et traitées par des humains: l’envoi, la réception et le traitement en sont automatisés. Une e-facture comporte un code numérique structuré au format XML et lisible par une machine.

Les e-factures sont donc plus que de simples factures au format PDF. Celles-ci sont automatiquement établies, lues et enfin transférées vers un logiciel approprié en vue de leur paiement. De même, toutes les opérations telles que la validation, l’imputation ou la comptabilisation sont effectuées de manière numérique et partiellement automatisée. L’ensemble du traitement des paiements au sein de l’entreprise s’effectue ainsi de manière plus efficace.

Qu’est-ce que la facture X?

La facture X est la forme la plus courante d’e-facture. Il s’agit d’un format de facture purement électronique sans composante visuelle, donc sans informations lisibles par les humains. Elle n’est donc pas prévue pour être traitée manuellement. Les données des factures structurées au format XML renferment toutes les informations nécessaires à la gestion des créanciers. La facture X est très répandue et par exemple acceptée par les institutions et les autorités de l’UE.

À quoi sert le format de facturation ZUGFeRD?

Le format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) est une norme de facturation hybride, développée en Allemagne et en France et également recommandée en Suisse. ZUGFeRD s’est de facto imposée comme norme, et se base sur la facture X électronique. Cela signifie que le format de données structurées utilisé par ZUGFeRD est enregistré dans un fichier PDF conformément au standard de la facture X. Ainsi, une facture X envoyée par e-mail peut par exemple être transférée vers le logiciel de comptabilité par glisser-déposer lors de sa réception, en vue de son traitement ultérieur. Grâce à la composante visuelle, la facture peut également être traitée manuellement. Ce format est parfois également appelé ZUGFeRD/Factur-X.

Pourquoi le format PDF est-il utilisé pour les factures hybrides?

Les fichiers PDF utilisés pour les e-factures doivent être établis conformément à la norme ISO PDF/A dans la version A-3. Ce format s’appelle PDF A-3 et constitue la norme actuelle tant pour les e-factures que pour l’archivage des documents. Le PDF A-3 permet de déposer des données au format XML, telles que requises pour les e-factures. Ce format est compatible au niveau international et convient à l’envoi et à la réception de factures par e-mail ou encore par transfert de données via FTP. En outre, elles sont parfaitement adaptées à un archivage à long terme, car les documents au format PDF A-3 peuvent être archivés de manière fidèle à l’original et conforme à la législation. Pour son traitement au sein de solutions logicielles modernes telles que Sage 200 Extra, il suffit de transférer la facture reçue par e-mail vers le système ERP par simple glisser-déposer. Les informations de paiement y sont alors automatiquement lues et saisies dans le traitement des créanciers.

Quels sont les avantages des e-factures au format ZUGFeRD/facture X?

Les entreprises utilisant le format hybride ZUGFeRD 2.0 comme norme de facturation peuvent profiter des avantages du traitement numérique et analogique. Le traitement numérique des factures est non seulement plus efficace car il simplifie l’ensemble du processus, mais également moins sujet aux erreurs. Dans le cadre de la numérisation d’autres processus ou de la transformation numérique d’une entreprise, le traitement électronique des factures est un facteur important.

Les principaux avantages des factures électroniques et des factures hybrides 

Les factures purement électroniques, tout comme les formats hybrides tels que la facture QR, offrent d’énormes avantages grâce à leur possibilité de traitement numérique.

Lors de l’établissement de la facture:

  • Des coûts de traitement plus bas: pas d’impression, de mise sous pli et d’envoi de factures au format papier.
  • Un traitement plus efficace grâce à des processus automatisés.
  • Les erreurs sont évitées: pas de fautes de frappe ou de numéros de référence manquants.
  • Les factures peuvent être établies directement à partir du programme de facturation.
  • Un archivage des factures conforme à la législation.
  • Un haut degré de transparence grâce à l’intégration des processus et des systèmes.

Lors de la réception de la facture:

  • Des coûts réduits grâce à la suppression de l’ouverture des plis, de la saisie manuelle ou du scannage des factures papier.
  • Le contrôle et l’imputation des factures s’effectuent de manière plus efficace.
  • La réduction du temps d’attente des factures jusqu’à leur traitement.
  • L’archivage physique des factures n’est pas nécessaire.

Comment traiter les e-factures?

Les e-factures entrantes peuvent soit être traitées directement avec un système de GED ou de comptabilité, soit être affectées à un flux de tâches approprié afin d’être soumises aux processus de contrôle et de validation internes de l’entreprise. Pour cela, il est indispensable que la solution PGI soit compatible avec la norme de facturation en question.

Quels sont les autres formats de factures électroniques?

Outre les formats mentionnés, il existe encore divers autres formats pour le règlement électronique des factures. Ainsi, l’administration fédérale a imposé dès 2016 à ses fournisseurs l’envoi de leurs factures sous forme exclusivement électronique. Outre ZUGFeRD, d’autres formats sont utilisés en Suisse:

  • Norme EANCOM-EDIFCAT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): celle-ci existe déjà depuis 1986 et est en constante évolution. Ce format permet, conjointement à la facture, d’échanger de nombreuses informations telles que des données d’identification, de transfert ou de base, ce qui rend toutefois son utilisation plus complexe que celle d’autres formats.
  • iDoc (Intermediate Document): il s’agit d’un format d’échange de données et de factures entre certains systèmes PGI. Celui-ci permet d’échanger non seulement des factures, mais également des données relatives aux clients, aux livraisons, aux articles, aux mouvements, etc.

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