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Un mythe éternel : le bureau sans papier

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Un mythe éternel : le bureau sans papier

Le bureau sans papier n’est jamais devenu réalité, mais le bureau avec peu de papier a fait ses preuves : avec les technologies numériques, les entreprises travaillent de manière plus efficace, et certaines ont même renoncé au papier-toilette.

Pour les employés de bureau soucieux des coûts et de l’ordre, cela est trop beau pour être vrai. Pour les entreprises travaillant dans l’imprimerie, il représente un cauchemar : le bureau sans papier. Alors que l’on y croyait encore dans les années 90, un bureau se passant complètement de papier est aujourd’hui considéré comme un voeux pieu et une utopie irréaliste. Dans le monde du travail à l’ère de la numérisation, le traitement, le stockage et la transmission numérique d’informations offre cependant toute sorte d’avantages par rapport aux documents imprimés sur papier.

Le papier a fait ses preuves

La plupart des entreprises continuent à manier le papier, les imprimantes, l’encre et le toner. Dans certaines d’entre elles, les collaborateurs ne peuvent abjurer qu’avec peine les documents papier et impriment de préférence les e-mails, les pages internet et d’énormes documents PDF.

En théorie, tout le monde est d’accord : moins de papier serait souhaitable. Suivant une étude commissionnée par Sage et menée par TNS Emnid, 71 % des plus de 800 employés de bureau interrogés en Allemagne, Autriche et Suisse considèrent «judicieuse» «la vision d’un bureau pratiquement sans papier d’ici 10 ans». 67 % considèrent cette vision comme «réalisable».

L’impression fréquente «pour transmission interne»

Cependant, une grande quantité de papier continue à s’écouler, jusque dans les entreprises à haut degré de numérisation. Même les plus grands avantages de la gestion électronique des documents n’apporte rien, si à la fin l’on imprime tout de même les données.

Dans l’enquête, 47 % des participants suisses répondent à la question «Pourquoi imprimez-vous les documents électroniques ?» par «pour l’archivage». Cela peut en effet être très important dans certaines situations (pour des raisons légales par exemple), mais dans la majeure partie des cas une archive numérique avec backup s’avère plus pratique, plus économique et efficace. Les résultats de l’enquête font apparaître un grand potentiel d’économies : l’impression se fait très souvent «pour transmission interne» (34 %) ou simplement «pour lecture» (34 %). Un bureau sans papier ? Il semble encore s’agir d’une chose pour les rêveurs.

Renoncer au papier-toilette

Que le bureau sans papier ne soit jamais devenu réalité malgré des années d’évocation a incité quelques entreprises à vouloir prouver que cela est pourtant bien possible. Dans l’entreprise IT hollandaise Decos, les quelque 100 collaborateurs renoncent déjà entièrement au papier depuis 2011, et de ce fait un ordre parfait règne dans les locaux. Inutile d’y chercher une imprimante, et afin de parfaitement respecter la consigne du «bureau sans papier», Decos renonce même au papier-toilette et a installé des WC à jet d’eau.

D’abord réfléchir puis imprimer

Dans le cas où une entreprise désirerait introduire un bureau pauvre en papier, les employés doivent être familiarisés avec la gestion numérique des documents. Les solutions pour l’archivage électronique et le soutien aux processus numériques existent, tel qu’avec Sage 50 Extra.

Si les imprimeurs d’e-mails notoires réprimaient leur réflexe d’appuyer à chaque fois sur le bouton «imprimer» pour les nouvelles importantes ou les documents ouverts, les montagnes de papier au bureau seraient considérablement plus petites.

Suivant les résultats de l’enquête, des mesures pour se rapprocher d’un bureau sans papier ont déjà été prises dans 61 % des entreprises suisses. Au cours des dernières années, l’usage de papier dans les entreprises suisses a par ailleurs été «fortement réduit» (24 %) ou «légèrement réduit» (36 %). Seuls 12 % ont déclaré que la consommation de papier avait augmenté. L’économie de temps et la protection de l’environnement constituent les principaux motifs pour un bureau sans papier. L’obstacle majeur au renoncement à l’usage de papier dans l’entreprise est la peur de la perte des données. L’on oublie dans ce cas qu’un backup des documents papier importants pouvant atterrir par mégarde dans la corbeille ou dans le broyeur n’est possible qu’à grand renfort de photocopies.

La chose n’est toutefois pas encore résolue uniquement à travers une gestion des documents appropriée. Les collaborateurs doivent être tenus de n’imprimer que lorsque nécessaire. Seul lorsque les imprimeurs d’e-mails notoires réprimeront leur réflexe d’appuyer sur le bouton «imprimer» pour les messages importants ou les documents ouverts les montagnes de papier au bureau se réduiront considérablement. La devise doit être : d’abord réfléchir, puis imprimer.

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