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Certificat de travail sans appréhension

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Certificat de travail sans appréhension

Que doit contenir un certificat de travail? À l’aide d’un logiciel, rien de plus facile que d’établir les certificats de travail de manière complète, efficace et conforme à la loi.

De nombreux responsables et collaborateurs des RH sont embarrassés lorsqu’il s’agit de rédiger un certificat de travail. Étant donné que beaucoup d’entre eux n’effectuent pas souvent cette tâche dans leur travail quotidien, il existe pour eux de nombreuses incertitudes quant au contenu et à la forme. Que faut-il inclure dans un certificat, et comment formuler correctement l’évaluation d’un collaborateur? Même les personnes ayant souvent l’occasion de rédiger des certificats se trouvent parfois en embarras, notamment en ce qui concerne la formulation correcte des évaluations de performance.

Qu’est-ce qui doit impérativement figurer dans un certificat de travail?

Lors de la rédaction d’un certificat, il convient de tenir compte de certains faits fondamentaux:

  • En Suisse, les salariés ont droit à l’établissement d’un certificat de travail à la fin de leur contrat de travail, ou à un certificat intermédiaire à tout moment durant leur rapport de travail (art. 330a CO).
  • Les certificats de travail doivent être véridiques et formulés de manière favorable et positive.
  • Outre l’identité de l’employé et de l’employeur, les dates de début et de fin de la relation de travail doivent être indiquées. En outre, la signature de la personne responsable au sein de l’entreprise ainsi que la date de délivrance du certificat doivent être inclues.
  • Les activités du ressort de l’employé doivent être décrites de manière aussi complète que possible. Il s’agit par exemple de la fonction exercée, des responsabilités et d’éventuelles formations internes et externes.
  • L’employé doit être décrit à travers une évaluation pertinente de ses performances. Cela peut inclure les connaissances professionnelles, le comportement envers les supérieurs, les collègues ainsi que les clients et les partenaires commerciaux. En règle générale s’y ajoute également une phrase de conclusion mentionnant le motif du départ ou les circonstances ayant conduit à la démission, ou encore la mention de la partie à l’origine du départ.

De manière générale, les informations importantes ne doivent pas être tues. La partie principale du certificat traite des activités et de l’évaluation des performances du collaborateur. Ce sont précisément ces évaluations qui doivent être rédigées de manière à ce que le collaborateur soit décrit de manière véridique. Le texte ne doit laisser aucune place à l’interprétation et être à la fois précis, complet et conforme à la loi.

Établir des certificats de travail de manière efficace et conforme à la loi

Grâce à la combinaison du logiciel Sage avec le Manager de certificats de WEKA Business Media SA, les certificats de travail ainsi que les certificats intermédiaires, finaux, d’apprentissage ou de stage et les attestations de travail peuvent être établis en ligne. Les clients ont la possibilité de lancer le processus d’établissement des certificats via un bouton dans le logiciel Sage. Le Manager de certificats puise les données personnelles nécessaires directement à partir du logiciel Sage.

Tandis qu’avec Sage Start et Sage 50 Extra le Manager de certificats est directement intégré dans l’application, avec Sage 200 Extra il est connecté en tant que Manager de certificats Sage via une interface. De cette manière, les données (du personnel) présentes dans Sage sont également utilisées, mais plusieurs personnes peuvent participer à l’établissement des certificats. « De cette façon, un collaborateur des RH peut démarrer la rédaction du certificat, le connecter à la base du personnel de Sage et le munir des formalités d’usage. Il peut ensuite inviter un supérieur de l’employé en question à évaluer son collaborateur démissionnaire directement dans l’outil en ligne », explique Daniel Blumer, responsable Key Account Management chez WEKA.

1000 blocks de texte en quatre langues

Pour procéder à cette évaluation, les supérieurs hiérarchiques choisissent d’abord une note allant de 1 (performance insuffisante) à 4 (dépasse largement les attentes) dans différents critères d’évaluation. « Ensuite, en fonction de cette notation, il y a jusqu’à six blocks de texte différents à choisir pour chaque critère d’évaluation. Le supérieur sélectionne ensuite le plus approprié parmi ceux-ci », explique Daniel Blumer. « Au total, 4000 modules de texte conformes à la législation sont disponibles en quatre langues, rédigés et vérifiés par des juristes et des avocats spécialisés dans le droit du travail. » Les blocks de texte peuvent être complétés ou remplacés par des formulations personnalisées.

Accélérer le processus d’établissement des certificats

Avec cet outil, les certificats peuvent non seulement être établis beaucoup plus rapidement, mais grâce au Manager de certificats et à son intégration à la solution Sage, les processus internes deviennent également beaucoup plus efficaces. En particulier dans les services des ressources humaines délivrant constamment des certificats, l’application contribue de manière significative à une plus grande efficacité, déclare M. Blumer. « Associé à la solution Sage, l’outil est aussi bien utile aux directeurs de PME ne devant que rarement rédiger un certificat, qu’aux collaborateurs RH expérimentés pour qui la rédaction de certificats est une tâche quotidienne, en leur faisant gagner du temps. »

Les utilisateurs de Sage n’ont pas besoin d’installer le Manager de certificats, mais peuvent accéder à l’application en ligne directement à travers la solution Sage. Dans Sage 50 Extra Salaires par exemple, l’outil s’ouvre via la base du personnel dans l’onglet « Données personnelles ». Après avoir rempli les données des collaborateurs et sélectionné le type de certificat, il est possible de démarrer l’évaluation et la rédaction au moyen des blocks de texte. À la fin, le document peut être édité sous forme de fichier Word.

Un «langage secret» codé?

Dans un certificat, doit-on pouvoir lire entre les lignes? Est-il vrai que des évaluations négatives peuvent se cacher dans des phrases censées être formulées de manière neutre? Le fait est que la formulation employée dans les certificats est souvent source d’incertitude pour les collaborateurs. « Par le passé, les certificats de travail étaient souvent codés. On y utilisait un langage que seuls les responsables des RH savaient déchiffrer », explique Daniel Blumer. Aujourd’hui cependant, ces codes secrets ne sont plus utilisés et ne sont pas autorisés dans les certificats de travail en Suisse. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises indiquent par une note de bas de page qu’aucun code n’a été utilisé.

Une lecture attentive est toutefois aujourd’hui encore nécessaire pour comprendre exactement ce que le certificat veut indiquer. « Aujourd’hui, les certificats de travail sont également formulés de manière détournée. Il peut ainsi arriver qu’un passage ou une phrase semblent objectivement positifs, mais qu’en réalité ceux-ci constituent une évaluation négative », explique M. Blumer. La formulation « Le collaborateur a fourni une prestation satisfaisante » constitue en réalité une description négative de ses performances.

Attention aux superlatifs

En règle générale, les déclarations comportant des superlatifs tels que « …Toujours à notre plus entière satisfaction » décrivent de très bonnes performances, tandis que des formulations telles que « Il s’est efforcé de… » indiquent des performances insuffisantes. Cela est également le cas dans le Manager de certificats, comme l’explique Daniel Blumer: lorsque vous choisissez une valeur de 3 pour un critère d’évaluation, vous obtiendrez des modules de texte comportant des phrases telles que « À notre entière satisfaction ». Lorsque vous saisissez la valeur 4, cela correspond à des formulations telles que « À notre plus entière satisfaction… ».

Afin de pouvoir aborder des points négatifs malgré l’obligation de formulation bienveillante, les qualités positives sont généralement décrites en premier, suivies des points négatifs. L’accent doit toutefois toujours être mis sur les points forts. Idéalement, l’auteur du certificat devrait ensuite formuler une idée d’approche sur la manière dont le collaborateur pourrait remédier aux faiblesses décrites.