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Gestion financière avec Sage : efficace et orientée vers l’avenir

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Clinicum Alpinum

Au Clinicum Alpinum, Sage 200 Extra assure une gestion efficace des finances et du personnel. Cette solution logicielle répond à toutes les exigences de la clinique, comptabilité analytique comprise, et offre un grand potentiel pour de futures extensions et l’intégration de systèmes tiers.

Situé à 1500 mètres d’altitude dans les alpes de la Principauté du Liechtenstein, le Clinicum Alpinum est une clinique spécialisée dans le traitement des dépressions graves et des maladies liées au stress. Un personnel médical, thérapeutique et infirmier hautement qualifié traite les patients de manière individualisée en utilisant diverses approches thérapeutiques. L’entreprise Clinicum Alpinum SA, fondée en 2015, a ouvert la clinique en 2019. Celle-ci emploie aujourd’hui 65 collaborateurs et, outre la clinique, exploite un restaurant accessible au public.

Clinicum Alpinum

« Nous avons demandé plusieurs offres de solutions logicielles, et l’offre de Sage nous a le plus convaincus »

André Gamper, responsable des finances

La gestion des finances par un seul homme

André Gamper est responsable pour la gestion financière de l’entreprise. Grâce à ses quinze années d’expérience dans le secteur des soins de santé et à la solution logicielle Sage 200 Extra, il est en mesure d’effectuer de manière autonome toutes les tâches dans le domaine des finances. Il est ainsi responsable de la comptabilité, de la facturation et des transactions, ainsi que des salaires ou de la clôture de l’exercice.

En tant que responsable des finances et du contrôle de gestion, il a beaucoup construit en peu de temps. « Nous avons demandé plusieurs offres de solutions logicielles, et l’offre de Sage nous a le plus convaincus », explique-t-il. « Grâce à cette solution, nous pouvons couvrir tout ce qui est important pour l’administration de la clinique sans avoir à recourir à d’autres fournisseurs. J’ai pu installer la solution logicielle dans notre entreprise naissante en travaillant conjointement à Sage, de sorte qu’elle fonctionne désormais de manière efficace et taillée sur mesure pour nos besoins. »

Extension continuelle de la solution logicielle

« Le fait que nous ayons pu construire à partir de zéro et que nous n’ayons pas eu à intégrer d’applications déjà existantes ou d’anciens systèmes informatiques a été un grand avantage. Mais en même temps, nous ne pouvions pas nous appuyer sur des systèmes existants, ce qui a rendu l’effort à fournir d’autant plus important », explique André Gamper. Pendant la phase de démarrage de l’entreprise, qui a largement coïncidé avec la crise du coronavirus, M. Gamper s’est concentré sur les applications les plus importantes. Il s’agissait par exemple de la comptabilité des débiteurs et des créanciers, des immobilisations, de la budgétisation, du décompte de la TVA ainsi que de l’administration des salaires et de la gestion des données de la base du personnel.

« Les consultants et le service d’assistance m’ont aidé de manière rapide et compétente, tant pour l’implémentation sur site que pour le lancement, ainsi que pour les questions en aval. Et le fait que la solution complète ait finalement coûté moins cher que le prix prévu est un autre facteur appréciable. »

André Gamper, responsable des finances

D’autres tâches et fonctions de la gestion financière ont d’abord dû être mises en attente. D’un point de vue financier entre autres, la clinique devait en effet se concentrer sur les processus essentiels, c’est-à-dire le traitement des patients. « Heureusement toutefois, Sage 200 Extra offre un grand potentiel pour d’autres fonctions, dont nous n’utilisons qu’une petite partie », explique M. Gamper. Le Clinicum Alpinum entend utiliser ce potentiel à l’avenir. La solution sera par exemple également utilisée pour importer et traiter les prestations et saisir les factures. Un système de gestion des documents (SGD) est également prévu pour saisir et gérer les factures par voie électronique. L’automatisation des processus fréquemment utilisés et l’intégration de systèmes tiers sont également prévues pour l’extension future du système. Il est également prévu que les factures des débiteurs, telles que celles pour les événements ou le restaurant, puissent être établies dans la solution de Sage. Grâce à des interfaces, d’autres solutions logicielles peuvent en effet également être intégrées à Sage 200 Extra, telles que le système d’information hospitalier (HIS) et le système de planification du personnel de Polypoint.

Les améliorations fonctionnelles à venir devront être abordées en fonction de leur priorité. André Gamper apprécie le fait de pouvoir compter à tout moment sur le soutien de Sage. Il est très satisfait du conseil et du soutien offerts par Sage. « Les consultants et le service d’assistance m’ont aidé de manière rapide et compétente, tant pour l’implémentation sur site que pour le lancement, ainsi que pour les questions en aval. Et le fait que la solution complète ait finalement coûté moins cher que le prix prévu est un autre facteur appréciable. »

Un énorme gain d’efficacité

Même si toutes les fonctions ne sont pas encore utilisées, le choix de Sage 200 Extra a fait ses preuves dès le premier jour. « Avant que nous n’intégrions la comptabilité des salaires dans le système, un cycle de salaires prenait jusqu’à trois jours », explique M. Gamper. L’ensemble des étapes devait en effet être réalisé manuellement. « Aujourd’hui, cela me prend environ trois à quatre heures, même en incluant la vérification manuelle de toutes les fiches de salaire. » Les calculs et les saisies pour la LPP, l’AVS ou l’assurance-accidents, mais aussi la saisie ultérieure des indemnités journalières de maladie prenaient beaucoup de temps. Étant donné que de nombreuses choses se font désormais en quelques clics, il gagne énormément de temps. André Gamper en est convaincu : « Sans ce logiciel, il ne me serait guère possible d’accomplir mes tâches seul ». Par la suite, il souhaite également mettre en place la possibilité d’envoyer les fiches de salaire par voie électronique. En les envoyant par e-mail aux collaborateurs qui le souhaitent, il pourra encore gagner en efficacité.

Parés pour l’avenir

En tant que clinique sise dans la Principauté du Liechtenstein, le Clinicum Alpinum est axé sur le système de santé suisse. Sa certification auprès de H+, l’association des hôpitaux suisses, est prévue prochainement. Ceci fournira entre autres des avantages à la clinique dans les négociations tarifaires. « Afin de répondre aux exigences de H+, nous devons rendre transparentes les données concernées et les mettre à disposition exactement comme spécifié », explique André Gamper. Cela inclut par exemple la comptabilité des unités d’imputation, qui doit être représentée dans le système. « La mise en place de la comptabilité analytique n’est pas sans difficultés, quel que soit le système informatique dans lequel elle est implémentée. Mais de mon point de vue, SAGE offre de nombreuses possibilités d’implémenter la comptabilité par unité d’imputation selon les spécifications de H+ ».

Cependant, il est également important à des fins internes de savoir quels domaines sont rentables, lesquels sont particulièrement performants et où des optimisations sont possibles. À cette fin, la solution logicielle peut analyser tous les centres de coûts et unités d’imputation. Dans le domaine des soins de santé, les patients sont assimilés à des centres de coûts. Pour chaque patient, il convient de cartographier les coûts encourus, par exemple pour les thérapies, la restauration ou les soins. Les calculs des recettes et des coûts par patient permettent de savoir si les tarifs couvrent les coûts. Pour André Gamper, Sage 200 Extra est devenu un outil indispensable pour toutes les questions financières.  » Étant donné que nous pouvons cartographier le calcul des centres de coût dans Sage, nous serons en mesure d’accroître encore l’efficacité et le contrôle dans notre activité. »

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