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Comment transformer une offre en commande

Les entreprises décrochent les commandes à travers des offres attrayantes, claires, et surtout complètes. Nous vous présentons ici les points auxquels vous devez prêter attention.

Les clients achètent rarement à l’aveuglette. En principe, ils souhaitent s’informer en avance au sujet des produits, des services ainsi que des prix. C’est la raison pour laquelle ils demandent tout d’abord une offre et décident seulement ensuite de l’accepter ou non. « Les offres sont un instrument de marketing », déclare Fabian Lauener, Product Manager chez Sage. « En fin de compte, c’est le client qui décide s’il achète quelque chose ou non. C’est la raison pour laquelle une offre doit être d’une part claire, et d’autre part complète. » Les indications suivantes doivent figurer dans une offre :

  • Nom et adresse du prestataire
  • Nom et adresse du bénéficiaire des prestations
  • Date ou durée de validité de l’offre. L’entreprise peut fixer celle-ci librement
  • Ensemble détaillé des prix, des coûts et des quantités. L’éventuel nombre de pièces doit donc être indiqué. Les prix doivent par ailleurs toujours inclure la TVA, et sauf indication contraire, lorsque celle-ci n’est pas indiquée il est légitime de considérer les prix mentionnés comme l’incluant déjà
  • Indications au sujet des conditions de paiement, telles que la possibilité de paiement du produit ou du service en tranches, ou si le paiement doit être effectué en une fois
  • Mention des éventuels escomptes ou rabais

En général contraignante

Une offre est contraignante pour celui qui l’effectue. Il est conseillable d’y mentionner une durée de validité, « car il s’agit de la durée durant laquelle vous restez lié par l’offre », explique Lauener. « Lorsqu’il s’agit uniquement, de manière claire, d’un devis estimatif approximatif, ou si l’offre comporte la formule ‘Sous réserve de coûts additionnels ou de modification des prix’, les prix indiqués ne sont pas contraignants
et peuvent s’avérer plus élevés. » Des coûts peuvent par ailleurs déjà être générés par l’établissement de l’offre, lorsque des examens préliminaires ou des évaluations des dégâts sont préalablement nécessaire. « Le demandeur d’offre doit toutefois en être informé », explique Lauener.

Ne pas oublier d’assurer le suivi

Pour les entreprises, il n’est pas suffisant de soumettre l’offre au client. Il s’agit également d’en assurer le suivi, c’est à dire que le client doit être recontacté au bon moment. Ici, faire preuve de tact est également nécessaire, afin de ne pas agacer le client potentiel. « Dans le cas idéal, il a déjà été convenu au préalable avec le client de quand on le recontactera », explique Lauener. Les entreprises peuvent également annoncer dans une lettre d’accompagnement quand elles contacteront à nouveau le client au sujet de l’offre. Si vous conservez une vue d’ensemble sur vos offres ouvertes, vous pouvez par ailleurs procéder à des estimations de quelles commandes, et donc de quels montants vous pourrez engranger à travers les courriers de suivi. Avec un logiciel de comptabilité affichant toutes les offres de manière claire et ordonnée, les entreprises sont en mesure de gérer sans peine les offres.

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