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Les embûches de la comptabilité des salaires

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Un logiciel de gestion des salaires vous simplifie beaucoup la tâche. Un travail manuel et une bonne préparation des données restent toutefois parfois nécessaires lors de modalités de salaires particulières, telles que les commissions ou le travail par roulement.

Pour le service des ressources humaines ou le fiduciaire, le calcul des salaires et l’établissement des fiches de salaire mensuelles est un processus chronophage. Cependant, à l’aide du logiciel approprié, ils sont généralement en mesure d’effectuer cette tâche sans aucun problème. Grâce aux solutions logicielles modernes, même les tâches autrefois ingrates telles que la communication des données salariales aux assurances sociales ou le décompte de l’impôt à la source ne sont plus des tâches fastidieuses. Grâce à la procédure uniforme de communication des salaires (PUCS) et au calcul automatique de l’impôt à la source, les préposés à ces tâches exécutent celles-ci avec un minimum d’efforts. Même l’envoi numérique des fiches de salaire ne représente plus beaucoup de travail.

Certains domaines de la comptabilité des salaires causent cependant encore des maux de tête aux responsables RH, par exemple lorsque les collaborateurs sont payés à commission ou sont employés en travail par roulement. Contrairement aux valeurs habituelles figurant dans le décompte des salaires, ces montants doivent généralement être recalculés chaque mois et font donc partie des coûts variables. « Tout est dans la qualité des données disponibles pour ce calcul. Lorsque tous les taux de commission ont été enregistrés à l’avance dans le système et que les temps de travail ont été correctement saisis, et si l’importation des données se fait de manière automatisée via une interface, le calcul des salaires avec commissions et le travail par roulement ne posent aucun problème » explique Gaby Siegrist, Senior Consultant Professional Services chez Sage.

Intégration des provisions

Les commissions, en tant que salaire au rendement, sont principalement répandues dans la vente ou dans la branche des assurances. Les employés y perçoivent un pourcentage, par exemple sur les ventes qu’ils concluent, ou sur l’acquisition ou la transmission de nouveaux clients. Les commissions peuvent être liées à un salaire fixe ou être payées sans salaire fixe. Étant donné que de nombreux facteurs tels que le département, le vendeur ou la filiale peuvent jouer un rôle dans le calcul de la commission, les informations pour le calcul de celle-ci ne sont souvent pas disponibles de manière centralisée. Pour calculer les taux, il est alors nécessaire de regrouper les données à partir de sources et de systèmes différents afin que le système de salaires puisse procéder aux attributions correspondantes.

Afin de pouvoir calculer les commissions mensuelles d’un collaborateur, les pourcentages de commission sont généralement saisis dans les systèmes de caisse ou de décompte. De cette façon, le montant de la commission est directement disponible pour le système de salaires. Gaby Siegrist, conseillère à la clientèle, donne l’exemple suivant: lorsque les employés d’un concessionnaire automobile vendent une voiture neuve, une commission d’environ 3 % est comptabilisée directement dans le système. Si, par contre, il s’agit d’une voiture d’occasion, ce ne sont peut-être que 2% de commission qui sont enregistrés dans le système. »

Dans la comptabilité des salaires de Sage ou l’ERP, les commissions peuvent être calculées soit dans le genre de salaire ou dans la base du personnel. L’intégration automatique des commissions dans le système des salaires n’a donc rien de sorcier, pour autant que les informations pertinentes y aient été consignées à l’avance. « Cela devient plus compliqué lorsque les informations n’ont pas été saisies correctement. Il faut alors procéder à des corrections à postériori », explique Gaby Siegrist. Cela ne peut se faire que manuellement et signifie éventuellement une charge de travail supplémentaire. Bien que des modifications simples telles que l’ajustement des pourcentages puissent encore être effectuées par soi-même jusque dans Sage 200 Extra, l’équipe de conseillers de Sage est volontiers à disposition pour les modifications plus spécifiques.

Des commissions peuvent être versées pour des individus, mais aussi pour des équipes. Dans le cas des équipes, ce n’est pas le pourcentage qui est enregistré dans le système, mais la somme à atteindre. Cela signifie qu’un contrôle trimestriel ou semestriel est effectué pour vérifier si l’objectif a été atteint, et si les ajustements et les allocations correspondants ont été effectués. Les montants ou pourcentages concernés sont modifiés manuellement dans les données des salaires.

Indemnités pour le travail par roulement

Dans le cas du travail par roulement, en revanche, procéder à une saisie des temps précise est le meilleur prérequis pour une intégration sans erreur et aussi simple que possible dans le décompte des salaires. Ici, il existe de nombreux facteurs à considérer: qui a travaillé combien de temps et à quelle heure? Des primes pour prise de service tard ou de bonne heure, ou encore pour le travail nocturne doivent-elles être prises en compte? Le collaborateur a-t-il travaillé un dimanche ou un jour férié? Dans quelles conditions le travail devait-il être effectué? Des indemnités doivent-elles être ajoutées pour le travail dans un entrepôt frigorifique, de déchets ou dans une zone dangereuse?

En particulier lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu et qu’un employé doit en remplacer un autre, ou que quelqu’un fait des heures supplémentaires le dimanche à court préavis, il est important que tous les paramètres soient minutieusement pris en compte dans le système déjà lors de la saisie des temps. Lorsque les données sont transférées, l’ERP convertit les différentes primes en montants à payer.

Il en va par ailleurs de même pour le travail par roulement et les indemnités que pour les commissions: si des corrections doivent être apportées par la suite, cela n’est possible que de manière manuelle et avec une certaine quantité de travail. Une saisie détaillée des temps de travail ainsi qu’une interface correspondante avec l’ERP est donc indispensable pour le traitement automatique de toutes les indemnités de roulement et primes spéciales.

Logiciel de RH et de salaires

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