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ERP – comment l’introduire ?

L’entreprise grandit, le nombre de collaborateurs augmente, les processus ainsi que les exigences se complexifient. Il est temps d’abandonner le simple logiciel de gestion et de passer à un ERP. Découvrez ici la manière de procéder pour réussir.

En tant que responsable au sein de la PME, vous avez jusqu’à présent employé un logiciel de comptabilité ou un paquet de gestion simple, comportant en plus des modules pour les commandes et la gestion des stocks. Mais à présent l’entreprise croît, le nombre de collaborateurs augmente, et l’équipe de généralistes se transforme en autant de services spécialisés ayant des tâches spécifiques. Il est temps de penser à un logiciel de gestion plus exhaustif.

Maintenir le cap grâce à un ERP

Sans le soutien logiciel approprié, il devient difficile pour les collaborateurs et coûteux pour l’entreprise de s’accorder mutuellement sur des processus de travail complexes, comme par exemple lorsque le service des ventes doit à chaque fois téléphoner à la comptabilité pour s’assurer que le client X dispose du crédit nécessaire. Ou encore lorsque des indicateurs importants doivent à chaque fois être extraits d’une pléthore de tableaux Excel.

Le moment est donc venu pour un système ERP : un logiciel d’« Enterprise Resource Planning » couvre l’ensemble de l’entreprise, relie entre eux les collaborateurs, d’une équipe et d’un service à l’autre, et rend commodément disponibles toutes les données importantes de manière centralisée. Un ERP est par ailleurs une base solide pour automatiser les processus d’entreprise et économiser ainsi du temps de travail, mais également pour rester dans le cadre des prescriptions légales, ainsi que de développer l’échange automatique de données que de plus en plus de clients et de fournisseurs demandent.

Outre cela, lorsqu’ils doivent moins se consacrer à des détails pouvant être réglés de manière bien plus simple et rapide au moyen d’un logiciel que manuellement, les collaborateurs peuvent davantage se consacrer aux clients et développer de nouvelles opportunités d’affaires. En bref : un ERP peut diminuer les coûts liés aux processus, augmenter la satisfaction des collaborateurs et des clients, faciliter la communication avec les partenaires d’affaires et ouvrir de nouvelles opportunités de croissance à l’entreprise.

Ne pas sous-estimer s.v.p

On n’achète pas un logiciel touchant l’ensemble d’une entreprise à l’étalage, et l’on ne l’installe pas en une matinée. Un projet d’ERP doit être planifié et mis en oeuvre avec soin, sans quoi l’échec est programmé. Qui désire introduire un ERP doit être bien conscient que cela ne s’effectue pas en un tour de main.

De plus : le projet d’ERP ne débute pas avec l’évaluation du logiciel. Avant même de commencer à penser à un produit concret, il convient de fixer les objectifs, d’analyser les processus d’entreprise concernés et d’en évaluer les possibilités d’optimisation, ainsi que de désigner l’équipe de projet et d’en définir les tâches et les rôles. Il est évident que ceci ne peut être accompli par deux ou trois collaborateurs qui, outre à devoir s’occuper de l’introduction de l’ERP, continueraient par ailleurs leurs tâches quotidiennes.

Particulièrement important : l’introduction d’un système ERP n’est pas en première ligne un projet du département TIC. En définitive, il s’agit là du futur de l’entreprise. Pour le succès, il est décisif que la direction soutienne le projet et ses objectifs, et que le système ERP soit adapté à la stratégie de l’entreprise. Par ailleurs, étant donné que tous les collaborateurs travailleront avec le système, des représentants de tous les services doivent impérativement faire partie de l’équipe de projet. De tels « Key-User » peuvent donner des indications importantes sur ce qui fonctionne dans la pratique et ce qui ne fonctionne pas. L’expérience montre en outre que les collaborateurs acceptent beaucoup mieux le nouveau logiciel lorsque des membres des différents services ont été impliqués suffisamment tôt.

Evaluer avec soin

De la préparation du projet, avec l’analyse des objectifs et celle des processus actuels et souhaités en point central, résulte un profil des exigences. Sur cette base l’on procède à la comparaison des caractéristiques de performance des différentes solutions ERP et en évalue l’adaptation à l’entreprise, par exemple par le biais d’un système de points relatifs à des critères pondérés.

Le profil d’exigences est une base incontournable pour l’évaluation du logiciel, mais avant même de s’attaquer à l’évaluation détaillée des candidats il convient de séparer le grain de l’ivraie. Car le marché des ERP est énorme. Il existe des centaines de fournisseurs rien qu’en Suisse, avec parfois de nombreuses solutions chacun. L’on trouve ainsi des systèmes ERP pour les PME et pour les grandes entreprises, des logiciels pour installations locales ou pour solutions dans le Cloud, des ERP pour environnements Microsoft ou Linux et ainsi de suite. À travers ces critères, les produits non adéquats peuvent rapidement être éliminés, par exemple car « trop grands », non adaptés à l’environnement de système de l’entreprise ou conçus pour des branches spécifiques.

Autre critère important : le système ERP doit être adaptable de manière flexible à de nouvelles exigences et facilement connectable avec d’autres systèmes TIC. L’on ne sait en effet jamais de quoi demain sera fait. Si, par exemple, un nouveau modèle d’entreprise n’est réalisable qu’au prix d’efforts énormes, l’utilité de cet ERP est fortement remise en question. C’est pourquoi il convient de prêter une attention particulière à la flexibilité, aux standards et à l’ouverture.

Outre la solution ERP, le partenaire qui accompagne le projet joue également un rôle fondamental. Il n’est en effet pratiquement pas question qu’une entreprise mette en place et évalue entièrement par elle-même sa solution ERP. De tels projets sont bien trop complexes pour cela. Dans la plupart des cas, le développeur lui-même ou un partenaire spécialisé sont de la partie dès le départ. Il est décisif ici que, outre la qualifications et l’expérience avec les ERP, le courant passe entre l’équipe chargée du projet et les spécialistes.

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