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Numérisation dans les PME : gestion des créanciers

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Créanciers numériques

Vous souhaitez gérer votre entreprise de manière efficace et en économisant des ressources ? Dans ce cas, utilisez les logiciels adéquats et numérisez vos processus. 2ème partie de notre série sur la numérisation : les processus entourant la gestion des créanciers.

Dans une entreprise, la gestion et le traitement des créances clients peuvent mobiliser beaucoup de temps et de ressources. Les tâches récurrentes pour le paiement des factures, les processus d’approbation ou les rapprochements manuels dans la comptabilité représentent une charge de travail considérable pour les collaborateurs. C’est à ce niveau qu’intervient la numérisation : celle-ci augmente considérablement l’efficacité et ménage le budget, en traitant les processus de manière numérique et en les automatisant. Si vous utilisez un logiciel de gestion ou de comptabilité pour traiter les tâches de base dans votre PME, telles que la gestion des créanciers, les virements, les relevés de compte, etc. vous commencez à puiser dans un vaste potentiel.

Réduire la paperasserie

Les avantages du traitement numérique des factures sont mis en évidence par l’exemple de l’institut Tropical and Public Health, Swiss TPH en abrégé. Cet institut basé à Bâle reçoit environ 19 000 factures par an, dont beaucoup arrivent sous forme papier et doivent être traitées manuellement. Étant donné que ce travail prend beaucoup de temps, Swiss TPH a décidé de fortement automatiser ce processus. Pour ce faire, l’institut utilise le système de gestion des documents (DMS) DocuWare conjointement à Sage 200 Extra.

Pour pouvoir être traitées électroniquement, les factures papier doivent être scannées et stockées numériquement. Or, depuis la fin juin 2020, les nouvelles factures QR peuvent être utilisées en Suisse. Mais dans la plupart des cas, ce sont les factures classiques avec numéro de référence qui sont toujours en circulation, et pour celles-ci le logiciel doit être en mesure d’en extraire automatiquement les informations importantes.

Traitement automatisé des factures numériques

DocuWare peut être utilisé de manière totalement intégrée dans Sage 200 Extra. Le DMS identifie le contenu des documents physiques. Le logiciel est lancé en cliquant sur un bouton dans la fenêtre de la comptabilité créanciers de Sage 200 Extra. Le lecteur de documents qui y est connecté scanne le numéro de référence afin que le logiciel puisse saisir toutes les données importantes, telles que l’adresse de l’émetteur de la facture, le numéro et la date de celle-ci, et les stocker dans Sage 200 Extra. Le document est archivé numériquement et associé à l’écriture comptable correspondante.

Les écritures et les documents peuvent être consultés à tout moment, à des fins de contrôle ou lorsqu’un traitement ultérieur est nécessaire, et ce par exemple à partir de la fenêtre de recherche des créanciers, du reporting, de la fenêtre des relevés de compte ou de la vue d’ensemble des postes ouverts. Chez Swiss TPH, les factures enregistrées sont vérifiées à l’aide d’un flux de travail configuré sur mesure. En outre, une recherche en texte intégral permet de retrouver plus facilement des écritures ou des documents spécifiques, de manière rapide et sûre.

Pour Swiss TPH, la plus-value apportée par le traitement numérique de la gestion des créanciers se manifeste de quatre différentes manières :

  1. Les collaborateurs traitent désormais beaucoup plus rapidement l’ensemble des processus.
  2. Grâce à l’archivage électronique, à la recherche en texte intégral et au processus de validation, la transparence est beaucoup plus élevée.
  3. La sûreté des documents a été renforcée.
  4. Les exigences en matière de papier et d’espace ont été réduites.

Traitement efficace des factures QR

Pas toutes les entreprises ont besoin d’une GED avec des flux de validation numériques. Grâce aux nouvelles factures QR combinées avec un logiciel de gestion de Sage, vous pouvez numériser et automatiser vos processus de gestion des créanciers et des débiteurs.

Pour vous permettre de traiter numériquement les factures QR, votre logiciel doit offrir une fonctionnalité QR et être prêt pour le trafic des paiements harmonisé selon la norme ISO 20022. Au lieu d’acheter un lecteur ou un scanner, vous pouvez utiliser la nouvelle application Sage Center compatible avec les smartphones Android et les iPhones. Cette application gratuite vous permet de scanner les factures QR rapidement et facilement. Immédiatement après le scannage, toutes les informations de paiement sont transférées à votre logiciel, par exemple Sage Start, Sage 50 Extra ou Sage 200 Extra. Le trafic des données entre l’application et le logiciel Sage s’effectue de manière cryptée via le Cloud et les données sont stockées dans un centre de données suisse selon les normes de sécurité les plus élevées.