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Gestion numérique au lieu de démarches administratives pénibles

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Gestion numérique au lieu de démarches administratives pénibles

Vidéo explicative pour EasyGov. Source : Youtube/EasyGov.Swiss

Chez les PME, inscriptions et changements auprès des autorités sont souvent la cause de charges de travail additionnel importantes. Le nouveau portail de E-Government EasyGov simplifie le contact avec la Confédération, les cantons et les communes.

En Suisse, qui désire fonder sa propre entreprise a besoin de 14 autorisations de 14 administrations, et le tout dure 14 mois. À Shanghai, la même procédure ne nécessite que 2 mois. C’est ce qui apparaît d’une citation du conseiller Johann Schneider-Ammann lors de son inauguration du guichet en ligne pour les entreprises en 2017. Bien que cette déclaration ait été largement exagérée, cet ancien entrepreneur explique qu’il sait à travers son expérience personnelle que le potentiel de simplification dans l’administration des PME de la part des autorités est bien réel. La Confédération, les cantons et des représentants de l’économie privée ont lancé le portail en ligne EasyGov dans le cadre la stratégie suisse de cyberadministration, afin de réduire et de centraliser la charge administrative pour les PME et les startups.

Un portail pour de nombreuses tâches

Sur easygov.swiss il est possible de créer en quelques étapes sa propre entreprise, mais également de gérer des entreprises existantes. Des inscriptions ou des changements dans le registre du commerce peuvent par exemple être effectués, des collaborateurs peuvent être inscrits auprès de l’AVS et d’une assurance accidents, ou des transactions pour la TVA peuvent être exécutées. Dans la première phase figurent les inscriptions et changements de base. D’autres services administratifs électroniques de la Confédération, des cantons et des communes seront progressivement intégrés. D’ici la fin de 2019, les procédures administratives les plus demandées seront disponibles en ligne.

Les limites du numérique

Tout ne peut cependant pas être accompli en ligne. Certaines modifications personnelles ou administratives continueront à devoir être effectuées sur place. Le changement de nom ou de l’objet social d’une entreprise doit être authentifié par un notaire et soumis au registre du commerce cantonal. Une autre chose qui pour l’instant ne peut être simplifiée pour des raisons de sécurité est le processus d’établissement d’une procuration par courrier, nécessaire chez EasyGov. Une numérisation intégrale n’est donc pas possible.

Qui souhaite utiliser EasyGov doit d’abord créer un compte et procéder à une confirmation via identification à deux facteurs ou à travers SuisseID. Il est ensuite possible de demander un accès personnel. Lorsque la première personne inscrite reçoit cet accès, elle peut ensuite inviter d’autres personnes à travers le processus de procuration.

Accès pour fiduciaires et partenaires d’affaires

Les utilisateurs supplémentaires peuvent par exemple être des partenaires de l’entreprise, des collaborateurs des ressources humaines ou également des fiduciaires, auxquels des accès correspondants peuvent être attribués. Dans le système centralisé, les données de base de l’entreprise ne doivent être saisies qu’une seule fois, et restent à tout moment à la disposition des différentes autorités et utilisateurs. La saisie unique de données empêche par ailleurs les discontinuités et de cette manière les sources d’erreurs. Le regroupement de différentes tâches sur un portail en ligne offre des avantages en particulier pour les fiduciaires travaillant pour différentes entreprises, car les utilisateurs on à tout moment accès à des données stockées de manière centralisée.

 

Une simplification également pour les non-spécialistes

Nous avons fait le test : l’emploi du guichet électronique est simple. Il s’agit en fin de compte de ne pas effrayer les utilisateurs des entreprises dans lesquelles la numérisation n’est pas très avancée. Au contraire : étant guidé étape par étape à travers les différentes possibilités, le risque pour l’utilisateur d’oublier des procédures et des obligations administratives diminue. Si l’on démarre par exemple avec la création d’une entreprise en ligne, on se voit questionner sur la forme juridique, la branche et le chiffre d’affaires visé. Ce faisant, le système n’affiche à l’utilisateur que les étapes indispensables et possibles pour l’entreprise en question. Si le chiffre d’affaires visé se situe en deçà de 100’000 francs par an, l’enregistrement pour la TVA ou au registre du commerce ne sont que rarement demandés (par ex. suivant la branche). De même, le système se charge d’attirer l’attention sur d’éventuelles informations manquantes.

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