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Est-ce que je procède à mes rappels de manière correcte ?

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Est-ce que je procède à mes rappels de manière correcte ?

Peu plaisant, mais inévitable : lorsqu’un client ne paie pas, l’entreprise peut lui envoyer un rappel. Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Nous vous révélons quelles indications doivent figurer dans un rappel.

Qui ne paie pas reçoit un rappel. Cela peut devenir déplaisant, et ce non seulement pour les clientes et clients. Plus d’une personne devant établir des factures a de la peine à employer un ton ferme, même lorsque les paiements en souffrance et l’argent manquant ont des conséquences désagréables pour l’entreprise. Pas de tergiversations donc : lorsque vos demandes de règlement rencontrent des oreilles sourdes, n’hésitez pas à procéder au premier rappel. Mais quelle forme celui-ci doit-il prendre ?

Selon la loi, un rappel est une demande sans équivoque de paiement d’une facture échue. La forme, la formulation le nombre ou la fréquence des rappels n’est toutefois pas réglée juridiquement en Suisse. Les entreprises ne sont même pas obligées de procéder à des rappels : une fois le délai de paiement échu, c’est-à-dire quand le montant de la facture est dû, un client pourrait déjà se voir menacé de poursuites. L’ordre de paiement de la part de l’office des poursuites aurait dans ce cas valeur de rappel. Avant la mise en branle de cette autorité ou encore le coûteux transfert de la facture à une agence de recouvrement, les entreprises préfèrent envoyer deux à trois rappels.

Comment procéder

La règle principale est : garder son calme ! Ayez toujours en arrière-pensée que la facture se trouve sous une montagne de papier chez le client ou qu’elle se soit perdue dans les profondeurs de sa boite aux lettres. Il n’en demeure pas moins que les factures impayées sont pénibles pour votre entreprise. Procédez pour cette raison aux rappels de manière toujours amicale mais ferme. Les informations suivantes ne doivent pas manquer :

  • De la lettre doit clairement apparaître qu’il s’agit d’un rappel, et non d’une simple demande de paiement. L’indication d’une numérotation informe par ailleurs du nombre de rappels déjà effectués.
  • L’adresse complète du créditeur (l’expéditeur) et du débiteur (le destinataire) doivent également figurer dans le rappel.
  • Le motif exact de la requête ainsi que le montant exigé doivent être indiqués. Le débiteur doit clairement être en mesure de voir de quelle facture il s’agit, avec quelle date de facturation, et combien il doit payer.
  • Selon la loi, le créditeur a le droit de facturer des intérêts de retard à partir du premier rappel. Lorsque des intérêts sont exigés, il est important d’indiquer la date à partir de laquelle ils s’appliquent ainsi que taux exact.
  • Avec le rappel, de nombreuses entreprises exigent également des suppléments. Dans ce cas, le montant du supplément de rappel doit absolument être mentionné. Il n’est toutefois possible d’appliquer des suppléments de rappel que si ceux-ci ont été préalablement stipulés contractuellement, tel que dans les CGV.
  • Même si le débiteur vous connaît parfaitement : les coordonnées bancaires du créditeur doivent à nouveau figurer dans le rappel, ainsi que votre numéro d’identification des entreprises (IDE) avec l’adjonction du numéro TVA (par ex. CHE-123.456.789 MWST)
  • Naturellement, les rappels comportent également une date d’échéance. Celle-ci devrait toujours être réduite de rappel en rappel.
  • Le créditeur doit également savoir ce qui l’attend en cas d’ultérieur défaut de paiement. C’est la raison pour laquelle les rappels contiennent également une menace de conséquences, telles que par exemple une résiliation de contrat ou une demande de réparations.

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