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Comment fonctionne l’embauche de collaborateurs

Que doit faire un employeur lorsqu’il embauche de nouveaux collaborateurs ? Voici un aperçu des points les plus importants.

De bonnes qualifications, une longue expérience professionnelle, une impression sympathique lors de l’entretien : lorsque la candidate ou le candidat a convaincu, la voie vers l’embauche est libre. Mais lors de la prise de fonction des nouveaux collaborateurs, c’est l’employeur qui dans un tout premier temps doit fournir un certain travail. Du personnel nouveau est en effet toujours lié à un certain nombre de tâches administratives. Voici celles dont il doit s’acquitter lors de l’embauche de nouveaux collaborateurs :

Contrat de travail

Pour l’entrée en fonctions, il faut un contrat de travail réglant le rapport de travail entre le nouveau collaborateur ou la nouvelle collaboratrice d’une part et l’employeur d’autre part. Le contrat de travail fixe les points tels que le salaire, le volume de travail, les jours de vacances ou les délais de résiliation. Les contrats de travail peuvent être conclus oralement ou par écrit. Pour éviter d’éventuels malentendus, un contrat écrit est toutefois préférable. Vous trouverez davantage d’informations sur le site internet de la Confédération, et un modèle de contrat est par ailleurs disponible.

Inscription auprès de la caisse de compensation

Pour les salariés, le salaire est dès le départ soumis à l’obligation de contributions AVS/AI/APC et AC. C’est la raison pour laquelle ils doivent être enregistrés auprès de la caisse cantonale de compensation. Les employeurs trouveront le formulaire correspondant sur la page internet de la caisse de leur canton. À moins que la nouvelle ou le nouvel employé ne dispose pas encore de numéro AVS, depuis 2016 les employeurs ne doivent plus annoncer leurs nouveaux collaborateurs auprès de leur caisse de compensation d’ici la fin du mois en cours, il leur suffit de les annoncer dans la déclaration de salaires à la fin de l’année. Lorsque le salaire de la nouvelle collaboratrice ou du nouveau collaborateur ne dépasse pas 21’150 francs, les employeurs peuvent bénéficier du processus de décompte simplifié : ils ne paient les contributions sociales qu’une fois par an, et le décompte est effectué en même temps que l’imposition.

Salaire

Pour le paiement du salaire, les employeurs ont le choix entre plusieurs modèles. La rémunération à la fin de chaque mois est la plus habituelle. La part des assurances sociales à la charge de l’employé est déduite du salaire. Pour la caisse de compensation, le décompte des salaires doit être effectué d’ici le 30 janvier de l’année successive. La caisse de compensation fixe les acomptes sur la base des informations fournies dans le formulaire d’inscription.

Assurance accidents

Pour chaque nouvelle personne employée, l’employeur doit souscrire une assurance accidents. Il peut choisir librement l’assureur. Lorsque l’employé ou l’employée travaille plus 8 heures par semaine en moyenne, une assurance contre les accidents non professionnels est en outre nécessaire.

Assurance d’indemnités journalières en cas de maladie (optionnelle)

Le droit des obligations contraint les employeurs à verser le salaire durant un certain temps également en cas de maladie. La durée est fixée de manière cantonale et dépendant également du nombre d’années de service. C’est la raison pour laquelle la souscription d’une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie n’est pas obligatoire mais tout de même courante : les employeurs peuvent ainsi reporter sur une assurance le risque de continuation de paiement, qui peut s’avérer fort onéreux.

Prévoyance professionnelle

Pour les salaires de plus de 21’150 francs, des contributions au deuxième pilier de la prévoyance professionnelle doivent être versés. Cela signifie que, suivant les circonstances, l’employeur doit également s’affilier à une caisse de prévoyance.

Allocations familiales

Les employés ayant des enfants d’un âge allant jusqu’à 16 ans ont normalement droit à des allocations pour enfants, que l’employeur doit réclamer auprès de la caisse d’allocations familiales correspondante (entre 16 et 25 ans il s’agit d’allocations de formation). Généralement, c’est la caisse de compensation AVS de l’employeur qui gère la caisse d’allocations familiales.

Préparatifs au sein de l’entreprise

L’entreprise doit également être préparée aux nouveaux collaborateurs. Cela signifie entre autres que :

  • les collaborateurs actuels soient informés de la nouvelle arrivée, et qu’ils reçoivent les premières informations au sujet de la nouvelle collègue ou du nouveau collègue.
  • l’infrastructure telle que la place de travail, le téléphone, l’ordinateur, les tables, les chaises, les machines etc. doivent être entièrement opérationnels lors de la prise de fonctions.
  • les informations et les documents spécifiques au département doivent être préparés.
  • les premières tâches doivent être préparées.